Tietojen luovuttamista koskeva tietopyyntö ja tutkimusluvan hakeminen Tampereen yliopistossa

Tampereen yliopisto luovuttaa tietojaan tutkimuskäyttöön tietopyynnön ja siihen annettavan päätöksen perusteella. On otettava huomioon, että kyseessä ovat Tampereen yliopiston hallussa olevat tietoaineistot; rekisterit ja salassa pidettävät asiakirjat. Päätös tietojen luovuttamisesta tietopyynnön perusteella tarvitaan seuraavissa tapauksissa, kun haluat:

• tutkia yliopiston salassa pidettäviä asiakirjoja,
• tutkimusta varten tietoja yliopiston henkilötietoja sisältävistä tietoaineistoista tai rekistereistä.

Edellä mainittu koskee sekä yliopistoyhteisön henkilökuntaa että opiskelijoita.

Tutkimuslupaa edellytetään Tampereen yliopiston ulkopuolisilta henkilöiltä seuraavissa tilanteissa:

• kun käytetään Tampereen yliopiston henkilökunnan työaikaa tutkimusmateriaalin keruuseen, esimerkiksi työajalla toteutettaviin haastatteluihin, havainnointeihin tai kyselylomakkeiden täyttämiseen
• kun yliopiston opiskelijoita havainnoidaan tai haastatellaan tai heitä pyydetään täyttämään kyselylomakkeita opetustilanteissa tai siihen rinnastettavissa tilanteissa
• kun tutkimuskohteena ovat yliopiston laitteet tai suljetut tilat, mikäli esim. tutkimuskumppanien kanssa tehdystä sopimuksesta tai hankeasiakirjoista  ei ilmene se, miten hyvää tieteellistä käytäntöä noudatetaan (aineistonhallinta, tietosuoja, eettiset periaatteet tapauskohtaisesti, soveltuvin osin kussakin tilanteessa)
• kun tutkimusaineistoa kerätään yliopiston sähköpostilistoilla ja mahdollisilla muilla kanavilla
• kun tutkimusluvan myöntämiseen liittyy jokin muu erityinen syy (esimerkiksi  tutkimuksen rahoittajan vaatimus).
   

Mikäli tutkimus koskee koko yliopiston henkilökuntaa tai opiskelijoita, tutkimusluvan myöntää yliopiston tutkimusvararehtori Tapio Visakorpi. Jos taas kyseessä on tutkimus, joka käsittelee yksittäistä tiedekuntaa, luvan myöntää kyseisen tiedekunnan dekaani. Myös 2–6 tiedekuntaa koskevaan tutkimukseen luvan myöntää yhden tiedekunnan dekaani (ks. tarkemmin alta kohdasta Yhteystiedot).

Mikäli tutkit esimerkiksi yliopistollista sairaalaa organisaationa tai sen potilaita, luvan myöntäminen kuuluu yliopistolliselle sairaalalle. Tällöin voit olla yhteydessä yliopistollisen sairaalan tutkimus- ja opetuskoordinaattoreihin. Jos tutkimuksesi koskee myös TAMKia, kysy tutkimusluvista sähköpostitse (tutkimusluvat.tamk [at] tuni.fi).

Huomioithan, että Tampereen yliopisto voi myöntää tutkimusluvan ainoastaan tutkimuksen tekemistä varten. Päätös tutkimukseen osallistumisesta on kunkin henkilökohtainen asia.

Yliopiston henkilöstöltä tai opiskelijoilta ei vaadita tutkimuslupaa. Mikäli yliopiston henkilökunta tai opiskelijat haluavat tutkia yliopistoyhteisön jäseniä, he voivat itse sopia asianomaisen tahon kanssa vapaamuotoisesti asiasta. On hyvä huomata, että vaikka yliopiston omilta opiskelijoilta ja henkilökunnalta ei vaadita enää tutkimuslupaa, on henkilötietojen käsittelystä joka tapauksessa laadittava tietosuojailmoitus ja arvioitava millaisen riskin henkilötietojen käsittely aiheuttaa tutkittaville. Lue lisää riskien arvioinnista alta kohdassa Hakeminen ja liitteet.

Päätökseen tietojen luovuttamisesta tietopyynnön perusteella tutkimuskäyttöä varten koskevat samat periaatteet kuin tutkimusluvan myöntämistä. Koska tietopyynnöt koskevat pääsääntöisesti rekisteritutkimusta, ei tutkittavilta vaadita suostumusta osallistua tutkimukseen. Heitä on kuitenkin informoitava tutkimuksesta. 

Nämä ohjeet koskevat molempia lupia.

Päätös tietojen luovuttamisesta tutkimuskäyttöä varten myönnetään tietopyynnön perusteella. Tietopyyntö tehdään täyttämällä A-lomake. Tutkimuslupaa haetaan tutkimuslupalomakkeella (B-lomake). Löydät lomakkeet kohdasta Linkit ja lomakkeet.

Liitä sekä tutkimuslupahakemukseen että tietopyyntöön tutkimussuunnitelma, jossa on selkeästi kuvattu tutkimuksen tavoite, tutkimusmetodit ja aineistonhallintasuunnitelma (ks. linkkejä ohjeisiin alta kohdasta Linkit ja lomakkeet).

Mikäli tutkimuksessasi käsitellään henkilötietoja, toimitetaan liitteenä myös täytetty ennakkoarvio-asiakirja tai vaikutusten arviointi (DPIA) ja tietosuojailmoitus (ks. kohta Linkit ja lomakkeet). Ennakkoarvio-asiakirja ja tietosuojailmoitus tarvitaan liitteeksi sekä tutkimuslupahakemukseen että tietopyyntöön.

Arvioi henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ennakkoarvio tietosuojaa koskevan vaikutusten arvioinnin tarpeesta -ohjeen avulla (ks. alla kohta Linkit ja lomakkeet). Mikäli arviointi osoittaa, että henkilötietojen käsittelyyn liittyvät korkean riskin kriteerit täyttyvät ja vaikutusten arviointi (DPIA) tarvitaan, ota yhteyttä tietosuojavastaavaan (dpo [at] tuni.fi) silloin, kun arvio on valmisteilla, jolloin siis alat täyttämään ennakkoarvio-ohjetta (template-muotoinen ennakkoarvio-ohje). Mikäli korkean riskin kriteerit eivät ohjeen mukaisesti täyty eikä vaikutusten arviointia näin ollen tarvita, tällöin edellä mainittu täytetty ennakkoarvio-ohje riittää tietosuoja-asetuksen edellyttämäksi suppeaksi riskien arvioinniksi eikä erillistä vaikutusten arviointia tästä tarvitse laatia. Mikäli tarvitset apua riskien arvioinnin laatimisessa, ota yhteys yliopiston datanhallinnan asiantuntijapalveluun (researchdata [at] tuni.fi). 

Tutkijan tulee sitoutua noudattamaan tietosuojalainsäädännön määräyksiä tietojen käsittelyssä ja suojaamisessa, ja tutkimuksessa mahdollisesti syntyvät yksittäisten henkilöiden tietoja koskevat rekisterit tulee hävittää tai arkistoida lain edellyttämällä tavalla.

Päätös tietojen luovuttamisesta tietopyynnön perusteella ja tutkimuslupa voidaan peruuttaa, mikäli lupapäätöksen ehtoja rikotaan. Luvansaajan on tällöin palautettava tutkimusta varten saamansa tiedot ja aineisto.

Jos ulkopuolinen toimija tarvitsisi tutkimustaan varten sekä tutkimusluvan että päätöksen tietojen luovuttamisesta tietopyynnön perusteella tutkimuskäyttöä varten, hän tekee vain tietopyynnön. Tietopyyntölomakkeeseen (lomake A) sisällytetään tieto siitä, mitä muuta tutkimusmateriaalia kerätään Tampereen yliopistosta (esim. haastattelut ja kyselylomakkeet opiskelijoille tai työntekijöille).

Tutkimusluvan ja tietojen luovuttamista koskevan päätöksen lisäksi tutkimusasetelma voi olla sellainen, että on aiheellista pyytää eettinen ennakkoarviointi Tampereen alueen ihmistieteiden eettiseltä toimikunnalta. Ks. Milloin tulee pyytää eettinen ennakkoarviointi?
 

Koko yliopiston henkilöstöä ja opiskelijoita sekä yliopistotasoisia asiakirjoja ja rekistereitä koskevat tutkimuslupahakemukset ja tietopyynnöt käsittelee erityisasiantuntija, vastuuhenkilö Heikki Eilo (heikki.eilo [at] tuni.fi).

Jos kyseessä on yksittäistä tai useampaa tiedekuntaa koskeva tutkimus joko henkilöstön, opiskelijoiden, salassa pidettävien asiakirjojen tai rekisterin osalta, tutkimusluvan ja päätöksen tietojen luovuttamisesta tietopyynnön perusteella myöntää dekaani tai henkilö, jolle hän on tehtävän delegoinut. Lisätietoja kunkin tiedekunnan tutkimusluvista antavat tiedekuntien tutkimusasiantuntijat:

• Informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunta: tutkimusasiantuntija Maija Belliard, maija.belliard [at] tuni.fi
• Johtamisen ja talouden tiedekunta: tutkimusasiantuntija Hanna Salminen, hanna.salminen [at] tuni.fi
• Kasvatustieteiden ja kulttuurin tiedekunta: tutkimusasiantuntija Anneli Lehtisalo, anneli.lehtisalo [at] tuni.fi
• Lääketieteen ja terveysteknologian tiedekunta: tutkimusasiantuntija Mariaana Savia, mariaana.savia [at] tuni.fi
• Rakennetun ympäristön tiedekunta: tutkimusasiantuntija Anne Tuhkunen, anne.tuhkunen [at] tuni.fi
• Tekniikan ja luonnontieteiden tiedekunta: tutkimusasiantuntija Heli Lehtivuori, heli.lehtivuori [at] tuni.fi
• Yhteiskuntatieteiden tiedekunta: tutkimusasiantuntija Maija Ojala-Fulwood, maija.ojala-fulwood [at] tuni.fi

Riskiarvio ja vaikutustenarvio (DPIA)

Ihmistieteiden eettisestä ennakkoarvioinnista tarkemmin

Tampereen yliopiston datapalvelu

Tutkimuksen tietosuoja

Aineistonhallinnan käsikirja