Asiakirjojen julkisuus TAMKissa

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa ammattikorkeakoulun asiakkaille, henkilökunnalle ja opiskelijoille yleiskuvaus siitä, miten TAMKin asiarekisteri ja palveluiden tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjajulkisuuskuvauksessa esitetään tiedot niistä tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja. Asiarekisteri on rekisteri ammattikorkeakoulun vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietovarantoja sisältyy asianhallintajärjestelmään, eri operatiivisiin tietojärjestelmiin ja paperiaineistoon.

Tietovarannot

Johtaminen ja yleishallinto

Päätökset

  • Toimielinten ja johdon tekemien päätösten tiedot.
  • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi päätöksen päiväys ja päätöksen otsikko.
  • Tietoaineistoa ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Kokousasiat

  •  
  • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi kokousasian nimi.
  • Tietoaineistoa ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Sopimukset

  • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä on esimerkiksi sopimuksen nimi ja sopimusosapuolen nimi.
  • Tietoaineistoa ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Henkilöstö

Henkilöstö

  • Henkilöstön perustietoja (nimi, työtehtävä, puhelinnumero) voi hakea TAMKin julkisten sivujen henkilöhausta ja ovat saatavana avoimen rajapinnan kautta.
  • Työsuhteeseen liittyvät tiedot (mm. työsuhteen muoto, kesto, nimike, yksikkö, palkka- ja palkkiotiedot, lomaoikeutta koskevat tiedot) on tallennettu HR-järjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi ja henkilötunnus.
  • Tietoaineistoa ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Rekrytointi

  • Henkilöstön rekrytointiin liittyvät tiedot: hakijoiden hakemukset.
  • Tiedot on tallennettu rekrytointijärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tehtävä, johon rekrytoidaan.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Talous ja omaisuus

Taloushallinta

  • Tiedot on tallennettu taloushallinnan tietojärjestelmäkokonaisuuteen.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi yksikön nimi, asiakas/toimittajatieto.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Matkahallinta

  • matkasuunnitelman ja -laskun perustiedot (mm. matkustaja, matkan ajankohta, kohde, tarkoitus)
  • Tiedot on tallennettu matkanhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Projektinhallinta

  • Projekteihin liittyvät tiedot (mm. projektien perustamispäätökset, rahoituspäätökset).
  • Tiedot on tallennettu projektinhallinta- ja asianhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi projektin nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Muu tukipalvelutoiminta

Kirjasto- ja julkaisutoiminta

Kirjaston aineistot

  • Tiedot on tallennettu kirjastojärjestelmään.
  • Kirjaston aineistojen tietoja voi selata Finnassa. Finnasta teosten metatiedot ovat myös saatavilla avoimen rajapinnan kautta. Theseuksesta löytyy opinnäytetöiden, hankkeiden julkaisujen ja rinnakkaistallennettuja julkaisujen kokotekstejä.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi teoksen tekijä ja teoksen nimi.

Kirjaston asiakasrekisteri

  • Tiedot on tallennettu kirjastojärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite.
  • Tietoaineistoa ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Viestintä

Sidosryhmäyhteistyö

  • Tiedot on tallennettu asiakkuusjärjestelmään.
  • Hakutekijöinä toimivat esimerkiksi yrityksen/organisaation nimi.
  • Tietoaineistoa ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tapahtumat

  • Tiedot on tallennettu tapahtumanhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä toimivat esimerkiksi tilaisuuden nimi.
  • Tietoaineistoa ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Valokuva, video ja muu audiovisuaalinen aineisto

  • Valokuva-, video- ja muuta audiovisuaalista aineistoa voi selata Mediapankissa.
  • Hakutekijöinä toimivat esimerkiksi nimi tai kuvausaika.
  • Tietoaineistoa on saatavilla osittain avoimen rajapinnan kautta.

Kiinteistö- ja tilatoiminta

Tilat ja kiinteistöt

  • Tiloista ja kiinteistöistä on tallennettu esimerkiksi perustiedot, laskutus.
  • Tiedot on tallennettu tilahallinnan järjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tilan osoite nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Avainten hallinta

  • Tiedot on tallennettu avaintenhallinnan järjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi kampus, nimi ja avain yksilöivä tunniste.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Videovalvonta

  • Tiedot on tallennettu videovalvontajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi ajankohta ja paikka.
  • Tietovarannon sisältö on salassa pidettävää.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 

Kulunhallinta

  • Tiedot on tallennettu kulunvalvontajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi kampus, nimi, henkilö/opiskelijanumero, henkilötunnus.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Vuokraus

  • Tiedot on tallennettu tilahallinnan järjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tilan osoite, henkilön nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tietohallinnon tietovarannot

Käyttövaltuushallinta

  • Tiedot on tallennettu käyttöoikeushallinnan järjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii nimi, käyttäjätunnus.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Koulutus ja opiskelu

Opiskelijat ja opinnot

  • Opiskelijoiden opiskeluoikeuteen, opiskeluun liittyviin etuuksiin, opintosuorituksiin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot, opinnoista valmistumiseen liittyvät tiedot (mm. päätökset ja tutkintotodistukset), hakijoiden oikaisupyynnöt, opintosuorituksiin liittyvät oikaisupyynnöt, opinnäytteeseen liittyvät asiakirjat, yliaikapäätökset
  • Tiedot on tallennettu opiskelijarekisteriin ja asianhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä toimivat esimerkiksi opiskelijanumero ja nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 

Opetuksen järjestämisen tiedot

  • Tietona ovat opintojakson tiedot, opetussuunnitelman tiedot, opintojaksototeutuksen tiedot 
  • Tiedot on tallennettu opetuksen suunnittelun järjestelmään.
  • Hakutekijöinä toimivat esimerkiksi tutkinto-ohjelman nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta

Tutkimus- kehitys ja innovaatiot

Asiakkuudenhallinta

  • Sidosryhmä-, asiakas- ja alumnisuhteiden hoitamiseen liittyvät tiedot.
  • Tiedot on tallennettu asiakkuusjärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tutkimuslupa

  • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä toimivat esimerkiksi tutkimusluvan hakijan nimi tai tutkimuksen nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

TKI-hankkeet

  • TKI-hankkeista on tallennettu seuraavat päätietoryhmät: hankkeen perustamistiedot, hankkeen rahoitustiedot, hankkeen toteutustiedot jne.
  • Tiedot on tallennettu projektinhallinta- ja asianhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä toimivat esimerkiksi hankkeen nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

ESR-hankkeisiin osallistuvien tiedot

  • Tiedot on tallennettu ESR-Henkilöjärjestelmään.
  • Suojaustasoon III kuuluvan asiakirjan käyttöoikeus voidaan antaa vain sille, jolla työtehtävien vuoksi on tarve saada tietoja asiakirjasta tai muutoin käsitellä sitä ja joka tuntee asiakirjojen käsittelyä koskevat velvoitteet.
  • Hakutekijöinä toimii esimerkiksi hankkeen nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tietopalvelut ja tietopyynnöt

Ohjeet tietopalvelupyyntöjen tekemisestä on Tampereen ammattikorkeakoulun sivuilla.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan pyytää myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.

Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi

Mikäli et ole varma etsimäsi tiedon asiakirjajulkisuudesta, voit olla yhteydessä ammattikorkeakoulun asiointiosoitteeseen tamk [at] tuni.fi.

Tietojen antaminen

Tietojen antamisessa noudatetaan julkisuuslakia [Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)].

Tutustu Tampereen korkeakouluyhteisön yleiseen tietosuojailmoitukseen.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).

Perusrekisterit

Perusrekistereitä ovat opiskelijarekisteri Peppi-palvelukokonaisuus liitännäisineen, henkilöstörekisteri sekä yhteistyökumppanirekisteri.