TWEB rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Tampereen ammattikorkeakoulu (TAMK)
Kuntokatu 3, 33520 Tampere
Puhelinvaihde 0294 5222
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Susanna Maunula, IT-suunnittelija / Tietohallinto
Kuntokatu 3, 33520 Tampere
050 373 2954
susanna.maunula [at] tuni.fi
Twebin rekisteriasioista vastaava henkilö:
Pia Hakala, Erikoissuunnittelija / Asiakirjahallinto
Kuntokatu 3, 33520 Tampere
040 6485074
pia.hakala [at] tuni.fi
3. Rekisterin nimi
Tweb – asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Järjestelmän käyttötarkoitus on TAMKin hallinnollisten asioiden sähköinen rekisteri (diaari) sekä TAMKin sähköinen asiakirjojen säilytysjärjestelmä. Järjestelmä on TAMKille välttämätön organisaatiossa syntyvän asiakirjallisen tietoaineiston säilytysjärjestelmänä sekä hallinnollisten asioiden käsittelyprosessien dokumentoimisessa toiminnan toteutuksen ja myöhemmän todennettavuuden näkökulmasta. Järjestelmään rekisteröidään vain talletettavien asiakirjojen tai asiankäsittelyprosesseiden kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisterin käyttö perustuu ja siinä noudatetaan asianmukaista lainsäädäntöä, mm.
- Arkistolaki (831/1994)
- Julkisuuslaki (621/1999)
- Julkisuusasetus (1030/1999)
- Hallintolaki (434/2003)
- Hallintolainkäyttölaki (586/1996)
- Laki yksityisyyden suojasta (759/2004)
- Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003)
- GDPR (2016/679)
- Tietosuojalaki (5.12.2018/1050.1.)
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin merkittäviä tietoja voivat olla kaikki luonnollista henkilöä koskevat yksilöintitiedot (mm. nimi, osoite, syntymäaika, opiskelijanumero, sähköpostiosoite, puhelinnumero, koulutusohjelma, pääaine, tutkintonimike), joiden tallentaminen on asian käsittelyn tai asiakirjan tulkinnan vuoksi tarpeellista.
Järjestelmään tallennettavat asiakirjat voivat lisäksi sisältää henkilötietolain tai julkisuuslain perusteella arkaluonteisiksi tai salassapidettäviksi luokiteltavia tietoja.
Tietojen käsittelyssä kiinnitetään huomiota tietojen suojaamiseen ja asianmukaiseen turvaamiseen mm. käyttöoikeuksien ja salassapitotoiminnallisuuksien avulla.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavien tietojen pääasiallisena lähteenä on henkilö itse (esim. kirjattavaksi ja rekisteröitäväksi saapuvien asiakirjojen tai yhteydenottojen muodossa). Opiskelijoihin liittyviä tietoja voidaan lisäksi poimia manuaalisesti TAMKin opiskelijarekisteristä tai automaattisesti TAMKin yliaikahakemusjärjestelmästä.
7.A Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei tehdä. Järjestelmään rekisteröityjä henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa julkisuuslain puitteissa ja TAMKin arkistonmuodostussuunnitelmaan määriteltyjen julkisuusarvojen perusteella organisaation sisällä sekä pyynnöstä organisaation ulkopuolelle henkilötietolain mukaisesti.
7.B Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Ei siirretä.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto:
Toimittajan käyttämät palvelimet ovat asianmukaisesti valvottuja ja vartioituja.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedostot:
Verkko on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Järjestelmään on toteutettu käyttöoikeuksien hallinta. Järjestelmässä olevien asioiden ja asiakirjallisen tietoaineiston käyttöoikeudet on rajattu tapauskohtaisesti erikseen valituille henkilöille ja käyttöoikeusryhmille. Lisäksi järjestelmässä hyödynnetään tarpeen mukaan metatietokenttien salausmahdollisuutta.