Tampereen korkeakouluyhteisön yleinen tietosuojailmoitus

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi yliopisto ja Tampereen ammattikorkeakoulu muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön.

Tampereen korkeakouluyhteisö käsittelee toiminnassaan muun muassa opiskelijoiden, henkilöstön, vierailijoiden, asiakkaidensa ja sidosryhmien henkilötietoja. Korkeakouluyhteisö on noudattaa henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja on sitoutunut tietosuojakäytäntöihin, jotka takaavat mahdollisimman korkean tietosuojan tason. Tässä tietosuojan yleisselosteessa on kuvattu pääpiirteissään ne käytännöt, joita korkeakouluyhteisö noudattaa suorittamassaan henkilötietojen käsittelyssä.

Huomaathan, että tätä ja muitakin tietosuojaselosteita saatetaan päivittää ajoittain. Ajantasaisen version korkeakouluyhteisön tietojenkäsittelykäytännöistä löydät aina tältä samalta verkkosivulta.

Tätä tietosuojailmoitusta on viimeksi päivitetty 7.5.2019.

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Korkeakouluyhteisö on tietoyhteisö. Korkeakouluyhteisö käsittelee henkilötietoja useisiin eri tarkoituksiin (käsittelyn oikeusperuste huomioiden), kuten:

  • Lakisääteinen velvoite: Korkeakouluyhteisö voi käsitellä henkilötietojasi lakisääteisiä velvoitteita noudattaakseen. Tällä perusteella henkilötietojasi voidaan käsitellä tapauksen mukaan esimerkiksi työnantajavelvoitteiden täyttämiseen, opetuksen ja sen tukitoimintojen järjestämiseen, korkeakouluyhteisön turvallisuuden ja toiminnan jatkuvuuden varmistamiseen, lakisääteisten raportointivelvoitteiden täyttämiseen ja viranomaisvaatimuksiin vastaamiseen.
     
  • Korkeakouluyhteisön oikeutettu etu: Korkeakouluyhteisö voi säilyttää ja käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella, kun se on tarpeen korkeakouluyhteisön intressien toteuttamiseksi. Tällä perusteella voimme muun muassa lähettää sinulle korkeakouluyhteisön toimintaa koskevia tiedotteita ja huolehtia korkeakouluyhteisön toiminnan ja palvelujen analysoinnista, ylläpidosta ja kehittämisestä.
     
  • Yleisen edun mukainen tehtävä tai julkisen vallan käyttö: Korkeakouluyhteisö voi käsitellä henkilötietojasi silloin, kun käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, kuten esimerkiksi tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen, tilastointiin tai arkistointiin, tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
     
  • Suostumus: Korkeakouluyhteisö voi käsitellä henkilötietojasi antamasi nimenomaisen suostumuksen nojalla esimerkiksi markkinointiviestintään. Mikäli tietojasi käsitellään suostumuksen perusteella, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tietojesi käsittely on tällöin lopetettava, ellei korkeakouluyhteisöllä ole muuta laillista perustetta henkilötietojesi käsittelyyn.
     
  • Sopimus: Korkeakouluyhteisö voi käsitellä henkilötietojasi sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa sinä olet osapuolena tai pyynnöstäsi sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Tällä perusteella voimme käsitellä esimerkiksi palvelujemme käyttäjien tai sidosryhmäasiakkaidemme edustajien henkilötietoja, tai esimerkiksi työnhakijoidemme henkilötietoja. Sopimuksen perusteella korkeakouluyhteisö voi käsitellä ainoastaan niitä tietoja, jotka ovat tarpeen sopimuksen tekemistä tai täytäntöön panemista varten.
     
  • Elintärkeä etusi: Poikkeustilanteissa korkeakouluyhteisö voi käsitellä henkilötietojasi tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely mahdollistaa kiireelliseen ongelmaan puuttumisen tai vähentää sinulle mahdollisesti aiheutuvaa vahinkoa. Tällainen käsittely palvelee elintärkeää etuasi.

2 Mitä tietoa keräämme?

Korkeakouluyhteisön keräämät henkilötiedot riippuvat käsittelyn tarkoituksesta ja käsittelyperusteesta (yllä). Korkeakouluyhteisö voi kerätä esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä, mikäli se on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeen:

  • henkilön perus- ja tunnistetiedot, kuten nimitiedot, henkilötunnus, osoite- ja yhteystiedot;
     
  • opiskelijoiden opinto-oikeuteen, opiskeluun liittyviin etuuksiin, opintosuorituksiin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot
     
  • henkilöstön työsuhdetiedot (mm. työsuhteen muoto, kesto, nimike, yksikkö, palkka- ja palkkiotiedot, lomaoikeutta koskevat tiedot)
     
  • korkeakouluyhteisön turvallisuuden ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyvät tiedot (mm. korkeakouluyhteisön jäsenten kulkuoikeudet, kameravalvonta, tilojen varaus- ja käyttötiedot)
     
  • korkeakouluyhteisön palveluiden (mukaan lukien tämä verkkosivu) käytöstä ja havainnoinnista johdetut tiedot, kuten evästetiedot ja korkeakouluyhteisön tilojen varaus- ja käyttötiedot.
     
  • tutkimuksen, tilastoinnin tai arkistoinnin kannalta tarpeelliset tiedot (tiedot tehdään tunnisteettomiksi, eli sinua ei voida niistä tunnistaa, siinä laajuudessa kuin se on käsittelyn tarkoituksen kannalta mahdollista).

3. Julkisten sivujen evästekäytännöt

Korkeakouluyhteisö käyttää julkisilla verkkosivuillaan evästeitä (cookies), joiden käytöstä kerrotaan tarkemmin toisaalla.

4. Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

Korkeakouluyhteisö käsittelee henkilötietoja lähtökohtaisesti ainoastaan korkeakouluyhteisön organisaation sisällä ja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin se tietojen käsittelytarkoituksen kannalta on tarpeen. Korkeakouluyhteisö luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ainoastaan seuraavissa tilanteissa:

  • Suostumuksellasi: Henkilötietojasi voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksellasi esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen.
     
  • Korkeakouluyhteisön järjestelmätoimittajille ja palveluntarjoajille: Korkeakouluyhteisö voi ulkoistaa henkilötietojesi käsittelyä ulkopuoliselle järjestelmätoimittajalle tai palveluntarjoajalle erillisellä toimeksiantosopimuksella. Henkilötietojen käsittely tapahtuu tällöin korkeakouluyhteisön puolesta ja lukuun, ja korkeakouluyhteisön määrittämän tarkoituksen toteuttamiseksi. Korkeakouluyhteisö säilyy henkilötietojesi rekisterinpitäjänä. Korkeakouluyhteisö ja palveluntarjoaja vastaavat yhdessä henkilötietojesi käsittelyn asianmukaisuudesta.

    Henkilötietojasi luovutetaan ainoastaan siinä laajuudessa kuin korkeakouluyhteisöön sopimussuhteessa oleva järjestelmätoimittaja tai palveluntarjoaja tarvitsee voidakseen tarjota palveluita korkeakouluyhteisölle korkeakouluyhteisön määrittämiin tarkoituksiin.

    Mikäli käsittelyä ulkoistetaan, korkeakouluyhteisö käyttää ainoastaan sellaisia käsittelijöitä, jotka kykenevät toteuttamaan lainsäädännön vaatimat ja riittävät organisatoriset ja tekniset toimet henkilötietojesi käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi.
     
  • Yhteistyötahoille: Korkeakouluyhteisö toimii kiinteässä yhteistyössä muun muassa useiden tutkimusorganisaatioiden ja muiden yhteistyötahojen kanssa osallistumalla mm. kotimaisten ja ulkomaisten tutkimus tai opetuskeskusten toimintaan, opetusyhteistyöhön, yhteistyöhön ylioppilaskunnan kanssa tai rekisteröidylle hyödyllisten yhteispalvelujen (kuten liikuntapalvelujen) tarjoamiseen. Yhteistoiminta saattaa edellyttää tiedon vapaata liikkuvuutta yhteistyöorganisaatioiden välillä. Henkilötietojasi luovutetaan ainoastaan siinä laajuudessa kuin se on tarpeen yhteistyön tai yhteispalvelun toteuttamiseksi.
     
  • Tutkimuskäyttöön: Korkeakouluyhteisö voi luovuttaa tietoja tutkimustarkoitukseen tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.
     
  • Oikeudellisista syistä: Korkeakouluyhteisö voi jakaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa, mikäli henkilötietojen käsittely on tarpeen muun muassa soveltuvan lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen täyttämiseksi, tai esimerkiksi väärinkäytöksen, turvallisuusriskin tai teknisen ongelman havaitsemiseksi, estämiseksi tai selvittämiseksi. Korkeakouluyhteisö informoi sinua aina tällaisesta henkilötietojen käytöstä, jos se on mahdollista.
     
  • Julkisuuslain velvoitteiden toteuttamiseksi: Korkeakouluyhteisön toimintaan sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tällöin korkeakouluyhteisön hallussa olevat asiakirjat ja henkilörekistereihin sisältyvät tiedot ovat Suomen perustuslakiin sisältyvän julkisuusperiaatteen ja julkisuuslakiin kirjatun pääsäännön mukaan julkisia, jollei niitä ole julkisuuslaissa tai muualla laissa säädetty salassa pidettäviksi. Tietojen antamisessa julkisuuslain perusteella noudatetaan julkisuuslain säännöksiä ja rajoituksia.

5. Kansainväliset tietojen siirrot

Korkeakouluyhteisö varmistaa oletusarvoisesti, että henkilötietojesi käsittely tapahtuu EU- tai ETA-alueella. Korkeakouluyhteisön palveluita tai toimintoja voidaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia palveluntarjoajia, palveluja ja palvelimia käyttäen. Tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, esimerkiksi Yhdysvaltoihin. Tietosuoja-asetus asettaa tiukat kriteerit henkilötietojen siirrolle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön vaatimuksista. Korkeakouluyhteisö sitoutuu tällöin noudattamaan vaatimuksia henkilötietojen suojan riittävästä tasosta, ja sitouttaa soveltuvin osin käyttämänsä järjestelmätoimittajat ja palveluntarjoajat huolehtimaan vastaavista tietosuojavelvoitteista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

6. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tietosuojatyö on sisällytetty korkeakouluyhteisön toimintaan kiinteänä osana korkeakouluyhteisön tietoturvatyötä ja yleishallintoa. Korkeakouluyhteisön käsittelemät henkilötiedot kerätään ja niitä käsitellään ainoastaan sellaisissa järjestelmissä ja tietokannoissa, jotka noudattavat korkeakouluyhteisön tietoturvakäytäntöjä. Henkilötiedot sijaitsevat tällöin lukituissa ja kulunvalvonnalla rajatuissa tiloissa sekä käyttöoikeudeltaan rajoitetuissa järjestelmissä ja tietokannoissa. Tietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joiden on tarpeen käsitellä tietoja työtehtäviensä toteuttamiseksi tai palvelun tarjoamiseksi. Tietojen urkkiminen tai käyttö muuhun kuin korkeakouluyhteisön määrittämään tarkoitukseen on kielletty.

7. Oikeutesi rekisteröitynä

Siltä osin kuin tietosuojalainsäädännöstä ei muuta johdu, sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

  • Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihisi): Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään tai saada vahvistus, että sinua koskevia tietoja ei käsitellä.
     
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan. Ellei korkeakouluyhteisö hyväksy oikaisupyyntöäsi, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla tiedotamme sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
     
  • Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi): Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakouluyhteisön rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan korkeakouluyhteisön arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
     
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
     
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on joissain tilanteissa oikeus saada korkeakouluyhteisölle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Siirtooikeus ei siis koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
     
  • Vastustamisoikeus: Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakouluyhteisön oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

    Sinulla on oikeus ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
     
  • Oikeus tehdä valitus viranomaiselle: Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuojaasetusta (EU 2016/679) tai muuta tietosuojalainsäädäntöä.

    Tietosuojavaltuutetun toimisto
    Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
    Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
    Sähköposti: tietosuoja@om.fi
    Puhelinvaihde: 02956 66700

    Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja. Sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuojalainsäädäntöä.

8. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Korkeakouluyhteisön tavoite on tehdä korkeakouluyhteisön käsittelemien henkilötietojesi hallinnasta sinulle mahdollisimman helppoa. Korkeakouluyhteisön opiskelijoilla ja henkilöstöllä on mahdollisuus tarkastaa perustietonsa korkeakouluyhteisön itsepalvelujärjestelmien kautta. 

Muut rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvät pyynnöt kuin itsepalvelujärjestelmien kautta toteutettavissa olevat tarkastuspyynnöt ja itsepalveluna tapahtuva omien tietojen korjaaminen, toimitetaan korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (kohta 9).

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan viimeistään tietoja luovutettaessa, jotta korkeakouluyhteisö voi varmistua siitä, että rekisteröidyn henkilötiedot luovutetaan ainoastaan rekisteröidylle itselleen. Henkilöllisyys voidaan varmistaa myös jo pyyntöä esitettäessä.

Henkilöllisyys voidaan todistaa ainakin valokuvalla varustetulla virallisella henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään EU-ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti. Tampereen ylioppilaskunnan tai Tampereen ammattikorkeakoulun opiskelijakunnan myöntämä voimassaolevalla lukukausitarralla varustettu opiskelijakortti, jonka valokuvasta henkilö on tunnistettavissa, voidaan myös hyväksyä.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskeviin pyyntöihisi vastataan kuukauden kuluessa, tai jos perustellusta syystä tämä on mahdotonta, sinulle ilmoitetaan kuukauden kuluessa käsittelyn viivästymisestä ja sinulle kerrotaan viivästymisen syy. Pyyntöihisi vastataan kuitenkin aina viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

9. Miten voin ottaa yhteyttä tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä?

Rekisterinpitäjänä toimii Tampereen korkeakoulusäätiö sr (y-tunnus 2844561-8), käyntiosoite Kalevantie 4, 33014 Tampereen yliopisto (Tampereen yliopisto) tai Tampereen ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus 1015428-1), käyntiosoite Kuntokatu 3, 33520 Tampere (TAMK).

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo@tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan viimeistään tietoja luovutettaessa, jotta korkeakouluyhteisö voi varmistua siitä, että rekisteröidyn henkilötiedot luovutetaan ainoastaan rekisteröidylle itselleen. Henkilöllisyys voidaan varmistaa myös jo pyyntöä esitettäessä.

Mikäli sinulla on muita kysymyksiä korkeakouluyhteisön suorittamasta henkilötietojen käsittelystä, voit olla sähköpostitse yhteydessä korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavaan yllä mainituilla yhteystiedoilla.