Opintojaksopalautejärjestelmä

Tampereen yliopiston opintotietojärjestelmien uudistuessa kesällä 2020 vanhat kurssipalautejärjestelmät poistuivat käytöstä. Lukuvuoden 2020-2021 alussa otettiin käyttöön uusi yhteinen opintojaksopalautejärjestelmä OJP.

Yliopiston yhteiset kysymykset ja yleiset periaatteet | Opintojaksopalautejärjestelmän käyttöohjeet | Opintojaksopalautejärjestelmän keskeisimmät toiminnot

 

Yliopiston yhteiset kysymykset ja yleiset periaatteet

Opintojaksopalautejärjestelmässä käytetään yliopiston yhteisiä kysymyksiä ja sovelletaan yleisiä periaatteita.

Opintojaksopalautejärjestelmän yhteiset kysymykset

1. Mikä sujui opintojaksolla hyvin oppimisesi näkökulmasta?
2. Miten kehittäisit opintojaksoa?
3. Kuinka hyvin saavutit mielestäsi opintojakson osaamistavoitteet?
4. Arvioi opintojakson työmäärää suhteutettuna opintopisteisiin (n. 27 h/op).
5. Anna opintojaksolle yleisarvio.

Keskeisimmät yleiset periaatteet

• palaute on anonyymiä
• palautteen antaminen ei ole pakollista OJP-järjestelmän näkökulmasta
• mikäli palautteen antaminen on edellytys opintojakson suorittamiselle, se tulee olla kuvattuna opetussuunnitelmassa
• palautelomake muodostuu automaattisesti jokaiselle Sisuun luodulle toteutukselle (huom. ei tenteille), kun toteutukselle on määritelty alkamis- ja päättymispäivä Sisussa sekä vähintään vastuuopettaja
• palautelomake aukeaa opiskelijan vastattavaksi kaksi viikkoa ennen toteutuksen päättymistä ja päättyy kaksi viikkoa toteutuksen päättymisen jälkeen (toteutuksen päättymispäivämäärä määritellään Sisussa)
• palautelomakkeeseen tulee aina yliopiston yhteiset kysymykset eikä niitä voi poistaa
• vain Sisussa toteutukselle ilmoittautuneet opiskelijat saavat OJP:n automaattiviestit ja pääsevät palautelomakkeelle antamaan palautetta

Koulutuksen vararehtorin päätös liitteineen löytyy johdon päätöksistä wiki-sivulta (suorat linkit päätökseen ja liitteisiin alla)

Koulutuksen vararehtorin päätös 23.6.2020 TAU/1436/501/2019 (pdf.)
Liite 1 (Opintojaksopalautejärjestelmän yhteiset kysymykset, pdf.)
Liite 2 (Opintojaksopalautejärjestelmän käyttöönottoon liittyvät yleiset periaatteet, pdf.)

Opintojaksopalaute on osa koulutuksen palautekokonaisuutta ja tiedekunnat ovat omissa palautejärjestelmissään kuvanneet, miten ja milloin opintojaksopalautetta käsitellään tiedekunnissa.

 

Opintojaksopalautejärjestelmän käyttöohjeet

Opintojaksopalautejärjestelmän (OJP) avulla kerätään palautetta opintojaksojen toteutuksilta. Vain Sisussa toteutukselle ilmoittautunut ja hyväksytty opiskelija pystyy antamaan palautetta. Huomaathan, että Sisussa yhdellä opintojaksolla voi olla useampia toteutuksia, joille kaikille muodostuu oma palautelomakkeensa OJP-järjestelmään.

Opettajan pikaohje

• Oletusarvoisesti palautekysely aktivoituu automaattisesti kaikille muille, paitsi tentti-tyyppisille toteutuksille. Mikäli kyseessä on toteutus, jolta ei ole perusteltua kerätä palautetta, tee tarvittava passivointi Sisussa tai OJP:ssä.
• Mikäli haluat, tee OJP:ssä tarvittavat muutokset palautteenkeruuaikoihin.
• Mikäli haluat lisätä toteutuksellesi omia kysymyksiä, tee se OJP:n kysymyspankin kautta. Jos et löydä kysymyspankista sopivaa kysymystä / kysymyspatteristoa, lähetä kysymyksesi (suomeksi ja englanniksi) opintotietojarjestelmat.tau [at] tuni.fi
• Kun palautekysely on auennut, OJP-järjestelmä alkaa muodostamaan automaattisesti raportointidataa sitä mukaa, kun palautteita on saapunut vähintään kolme. Raportilta voit tarkastella grafiikoita ja nähdä avoimet palautteet. Halutessaan palautteen saa ajettua OJP:stä exceliin.
• Palautteenkeruuajan päätyttyä voit antaa opiskelijoille vastapalautteen OJP:n palautteen palaute -toiminnolla.
• Haluatko kerätä opiskelijoilta välipalautetta kesken toteutuksen? Myös välipalautteen kerääminen onnistuu OJP:ssä.

Toistaiseksi opettaja ei voi itse lisätä järjestelmään omia kysymyksiään, vaan kysymykset lisätään järjestelmään pääkäyttäjien toimesta. Mikäli haluat lisätä kysymyspankkiin omat kysymyksesi, otathan yhteyttä: opintotietojarjestelmat.tau [at] tuni.fi

 

Opintojaksopalautejärjestelmän keskeisimmät toiminnot

• Palautelomakkeen saaminen omalle kurssille/toteutukselle
• Missä opettaja voi muokata ja tarkastella omien toteutustensa palautelomakkeita?
• Milloin palautelomake julkaistaan opettajan muokattavaksi?
• Tarvitseeko käyttöoikeuksia anoa?
• Miltä osin opettaja voi muokata palautelomakkeita?
• Miten omat kysymykset lisätään palautelomakkeelle?
• Voinko olla keräämättä palautetta OJP-järjestelmällä?
• Kyselyn passivointi/aktivointi Sisu-järjestelmässä
• Palautelinkin jakaminen opiskelijoille
• Välipalaute
• Palautetiedon raportti
• Vastapalaute
• Palautetietojen näkyvyys muille kuin toteutuksen opettajille

 

Palautelomakkeen saaminen omalle kurssille/toteutukselle

Jokaiselle Sisuun luodulle toteutukselle (eli kurssille, sisältää myös itsenäisesti suoritettavat kurssit, esseesuoritukset yms. mutta ei tentit) muodostuu palautelomake OJP-järjestelmään automaattisesti, jos toteutus päättyy seuraavan kahdentoista kuukauden sisällä. Palautelomakkeen muodostuminen edellyttää, että toteutus on luotu ja sille on määritelty alkamis- ja päättymispäivä Sisun kentässä Toteutus käynnissä sekä vähintään vastuuopettaja. Opettajalta edellytetään toimenpiteitä vain, jos perustellusti ei aio kerätä palautetta OJP-järjestelmällä. Lue lisää palautelomakkeen passivoimisesta ja lomakkeen asetusten muuttamisesta.

 

Missä opettaja voi muokata ja tarkastella omien toteutustensa palautelomakkeita?

Palautelomakkeet muodostuvat OJP-järjestelmän opettajan näkymään. Opettaja pääsee käsiksi yksittäisen toteutuksen tarkempaan muokkausnäkymään valitsemalla toteutuksen joko Lista tai Kurssit -välilehdeltä.

Kuva 1. Opettajan näkymä OJP:ssa.

 

Milloin palautelomake julkaistaan opettajan muokattavaksi?

Lomake muodostuu OJP-järjestelmään kaksitoista (12) kuukautta ennen toteutuksen päättymistä. Opettaja voi käydä tarvittaessa muokkaamassa palautteenkeruun alkamis- ja päätymisaikaa ja lisätä omat kysymyksensä OJP:n kysymyspankista. Palautelomakkeen sulkeutumisaikaa voi muokata vielä palautteenkeruun aikana, muut muokkaukset täytyy tehdä ennen palautelomakkeen aukeamista. Palautelomake aukeaa opiskelijan vastattavaksi kaksi viikkoa ennen toteutuksen päättymistä ja päättyy kaksi viikkoa toteutuksen päättymisen jälkeen.

 

Tarvitseeko käyttöoikeuksia anoa?

Käyttöoikeus opettajan omille toteutuksille muodostuu automaattisesti. Riittää, kun opettaja on merkitty Sisun toteutuksella opettajaksi tai vastuuopettajaksi.

Jos opettajalla tai hallintohenkilöllä on laajempi palautteiden raportointivastuu (pitää olla sovittuna tiedekunnassa/yksikössä), tulee anoa raportoijan oikeuksia id.tuni.fi osoitteessa. Raportoijan käyttöoikeus on nimeltään Yliopiston opintojaksopalautejärjestelmän (TAU OJP) raportoija.

 

Miltä osin opettaja voi muokata palautelomakkeita?

Opettaja voi muokata kyselyä valitsemalla halutun toteutuksen Kurssit-välilehdellä avautuvasta listasta, minne toteutus ilmestyy kaksitoista (12) kuukautta ennen kyseisen toteutuksen päättymistä.

Kuva 2. Kurssit -näkymä OJP:ssä.

Opettaja voi

• muokata palauteaikaa seuraavasti:
  • Alkamisaikaa voi muokata siihen asti, kunnes palaute aukeaa opiskelijoille (kaksi viikkoa ennen toteutuksen päättymistä).
  • Palauteajan päättymisajankohtaa voi muokata siihen asti, kunnes palauteaika päättyy (kaksi viikkoa toteutuksen päättymisen jälkeen).
  • Palautteen sulkeuduttua palautteenkeruuaikaa ei enää voi jatkaa eikä palautelomaketta avata uudelleen.
     
• lisätä kysymyksiä kysymyspankista kohdasta Omat kysymykset kyseisen toteutuksen lomakkeelle. Palautelomakkeeseen tulee aina yliopiston yhteiset kysymykset eikä niitä voi poistaa. (Katso myös ohjeen kohta välipalaute, johon opettaja voi valita kysymyspankista mitä vain, eikä siihen tule yliopiston yhteisiä kysymyksiä oletuksena mukaan).

Kuva 3. Palautelomakkeen muokkausnäkymä.

 

Miten omat kysymykset lisätään palautelomakkeelle?

Opettaja voi lisätä toteutuksensa palautelomakkeelle kysymyksiä OJP:n kysymyspankista kohdasta Omat kysymykset. Kurssit -välilehdellä opettaja näkee listan toteutuksista, joissa hän on vastuuhenkilönä. Klikkaa sen toteutuksen nimeä, jonka lomaketta haluat muokata. Toteutuksen sivun alaosassa on lista omista kysymyksistä. Jos se on tyhjä, lomakkeelle ei ole lisätty kysymyksiä. Omia kysymyksiä saa lisättyä muokkaa-painikkeella. Mikäli et löydä kysymyspankista omaan toteutukseesi sopivia kysymyksiä, voit pyytää lisäämää ne kysymyspankkiin: opintotietojarjestelmat.tau [at] tuni.fi

Kuva 4. Opettajan omien kysymysten lisääminen palautelomakkeelle.

 

Voiko opettaja olla keräämättä palautetta OJP-järjestelmällä?

Lähtökohtana on mahdollistaa palautteen antaminen kaikentyyppisiltä toteutuksilta. On kuitenkin olemassa sellaisia toteutuksia, joilta ei ole perusteltua kerätä palautetta OJP-järjestelmän avulla. Tällaisia tapauksia voivat olla esimerkiksi:

• Opintojaksolla voi olla useita arviointikohteita, jolloin on perusteltua kerätä palaute koko opintojaksolta yhden arviointiohjeen lomakkeella. Tällöin muiden arviointikohteiden palautekyselyt tulee passivoida.
• Opinnäytetyön kypsyysnäyte on osasuorituksena osana opinnäytetyön opintojaksoa ja täten omana toteutuksenaan, jolloin kypsyysnäytteestä ei ole perusteltua pyytää palautetta erikseen.
• Muu arviointikohde, jolle on luotu toteutus, joka on hyvin teknisluonteinen tai sellainen osasuoritus, josta ei ole perusteltua kysyä palautetta erikseen (kuten edellä mainittu kypsyysnäte-esimerkki). 

 

Kyselyn passivointi/aktivointi Sisu-järjestelmässä

Mikäli joltakin toteutukselta ei perustellusti kerätä palautetta OJP-järjestelmän avulla, voi Sisun toteutuksen tiedoissa Luokittelutekijät -välilehdellä käydä merkitsemässä, ettei kyseisellä toteutuksella käytetä palautteen keräämiseen OJP-järjestelmää (ks. kuva 5 alla). 

Huom. Sisu-järjestelmässä tehtävä passivointi tulee tehdä ennen kuin toteutus siirtyy OJP-järjestelmään eli kaksitoista (12) kuukkautta ennen toteutuksen päättymistä. Tämän jälkeen passivointi on mahdollista vain OJP-järjestelmän kautta (ohjeet tuonnempana).

Kuva 5. Palautelomakkeen käytön passivointi Sisun toteutustiedoista.

Kun Sisun toteutus on siirtynyt OJP-järjestelmään, voi vielä OJP-järjestelmässäkin merkitä, ettei kerätä palautetta. Tämä toiminto on mahdollinen niin pitkään kunnes palaute avautuu opiskelijoiden vastattavaksi (kaksi viikkoa ennen toteutuksen päättymistä).

Kuva 6. Palautelomakkeen käytön passivointi OJP-järjestelmässä.

 

Palautelinkin jakaminen opiskelijoille

Opiskelijat saavat sähköpostiinsa automaattiviestin, jossa kerrotaan palauteajan alkamisesta. Opiskelijoille lähetetään vielä muistutus palautteen antamisesta viisi päivää ennen palauteajan sulkeutumista. 

Opettaja voi välittää palautelinkkiä opiskelijoille omissa kanavissaan (esim. Moodle tmv.). Opettaja saa linkin automaattisähköpostissa, jossa kerrotaan palauteajan alkamisesta (viestissä on kaksi linkkiä: linkki tuloksiin ja linkki kyselyyn!). Linkin voi kopioida myös palautekyselyn esikatselunäkymässä.

Kuva 7. Palautelinkin jakaminen opiskelijoille.

Välipalaute

OJP-järjestelmässä on helppo toteuttaa välipalautekysely. Huomaathan, että välipalautteeseen ei tule yliopiston yhteisiä kysymyksiä oletuksena mukaan, vaan opettaja valitsee välipalautteen kysymykset itse OJP:n kysymyspankista.

• Valitse OJP-järjestelmässä toteutus, jolle haluat avata välipalautekyselyn.
• Valitse vasemmalta valikosta Välipalaute ja sitten paina Uusi välipalaute. Anna kyselylle nimi ja halutessasi kuvaus ja aseta haluamasi palauteaika.
• Nimeämäsi kysely ilmestyy Välipalautteet-valikon alle.
• Välipalautelomake on oletuksena tyhjä, eli luotuasi kyselyn, muista käydä lisäämässä sille haluamasi kysymykset kysymyspankista!

Kuva 8. Välipalautekyselyn tekeminen OJP:ssä.

Palautetiedon raportti

Opintojaksopalautejärjestelmä alkaa muodostamaan automaattisesti raporttia toteutuksen palautenäkymään sitä mukaa, kun vastauksia on saapunut vähintään kolme. Raportilta voi tarkastella graafikoita ja avata avointen palautteiden koosteen.

Kuva 9. OJP-järjestelmän grafiikkanäkymä

Vapaan sanan palautekysymysten vastaukset koostuvat Vapaat palautteet -valikon alle ja niitä voi tarkastella avaamalla ne Näytä-painikkeesta alla olevan kuvan mukaisesti.

 Kuva 10. OJP-järjestelmän vapaat palautteet.

 

Vastapalaute

Opettaja voi halutessaan antaa opiskelijoille vastapalautetta OJP:n palautteen palaute -toiminnolla. Mikäli toteutuksella on useampi opettaja, voivat opettajat muokata vastapalautetta yhdessä ja tallentaa sen välillä luonnoksena. Palaute näkyy opiskelijoille kurssi- eikä opettajakohtaisesti. Huomaathan, että kun palautteen palaute on julkaistu, sitä ei voi enää muokata. Palautteen tiedot -näkymän ylälaidasta löytyy myös Anna palautteen palaute toiminnallisuus, jossa opettaja voi halutessaan antaa opiskelijaryhmälle vastapalautteen.

Kuva 11. Vastapalautteen antaminen OJP:ssä.

 

Palautetietojen näkyvyys muille kuin toteutuksen opettajille

Raporttinäkymä on näkyvillä kaikille kyseiselle toteutukselle merkityille opettajille ja vastuuopettajille. OJP-järjestelmästä ei vielä toistaiseksi muodosteta yliopistotason raportteja ulkoiseen raportointijärjestelmään, mutta tätä suunnitellaan.

Kun palauteaika on päättynyt, ilmestyy koostegrafiikat myös opiskelijan näkymään kohtaan Sulkeutuneet palautteet. Opiskelija voi siis tarkastella yhteenvetoja kaikkien sellaisten kysymysten osalta, joilta mudostuu graafinen näkymä. Vapaat palautteet ovat vain opettajan nähtävillä.

Sulkeutuneet palautteet -näkymään ilmestyy myös opettajan antama vastapalaute (palautteen palaute).