Hyppää pääsisältöön

Zoom-videotapaamiset

Tampereen yliopisto ja TAMK

Zoom on Tampereen korkeakouluyhteisön videotapaamispalvelu, joka tarjoaa mahdollisuudet videokuva- ja ääniyhteyteen, näytön ja materiaalin jakamiseen sekä pienryhmätyöskentelyyn Windows, Mac, Linux, iOS ja Android -laitteilla. Zoomilla voidaan järjestää verkkokokouksia, etäluentoja sekä suurten osallistujamäärien webinaareja.

 Zoom tarjoaa monipuoliset työkalut etäosallistumiseen mm.:

  • Näytön ja materiaalin jako
  • Chat
  • Whiteboard luonnostelutaulu
  • Äänestykset (Polls)
  • Ryhmätyöhuoneet (Breakout Rooms)
  • Videotallennus

Zoom on saanut paljon huomiota viime aikoina kansainvälisessä mediassa korona-kriisin myötä laajasti käytettynä palveluna ja sen tietoturvallisuus on herättänyt kysymyksiä. CSC on julkaissut vastauksia Funet Miitti (Zoom)-palveluun liittyviin usein kysyttyihin kysymyksiin. Sivulle on kerätty tietoa palveluun, sen tietoturvaan ja tietosuojaan liittyviin asioihin. Päivittyvä FAQ löytyy korkeakoulujen ja CSC:n yhteistyöalueelta.

Zoom-palvelun käyttöönotto

Zoom-sovelluksen saat asennettua korkeakouluyhteisön tietokoneille Software Centerin kautta, jos sovellus ei ole jo valmiiksi tietokoneellasi. Henkilökohtaisille laitteillesi, sekä tietokoneille että mobiililaitteillesi, voit asentaa Zoom-sovelluksen Zoom-palvelun kautta. Zoom-tapaamiseen on mahdollista osallistua myös selaimen kautta Zoomin web-käyttöliittymällä, mutta käyttökokemus on silloin rajattu. Työpöytäsovellusta käyttämällä käytössäsi on kaikki tarjotut työkalut ja ominaisuudet.

Kirjautuminen Zoom-palveluun

Zoom vaatii kirjautumiseen TUNI-tunnuksen, jolla on @tuni.fi-sähköpostiosoite ja jolle on sallittu HAKA-kirjautuminen.

Kun haluat kirjautua Zoom-sovellukseen TUNI-tunnuksellasi, valitse aloitusnäkymän "Sign In"

Zoom app startup view

Sen jälkeen käytä Sign In with SSO -vaihtoehtoa (Single Sign-On eli kertakirjautuminen):

Zoom app Sign In screen: Use SSO button

Zoom kysyy seuraavaksi organisaation Zoom-palvelimen osoitetta, kirjoita tarvittaessa domain-kenttään tuni ja jatka painamalla Continue-painiketta:

Zoom Sign in: Use domain tuni.zoom.us

Zoom-sovellus avaa tällöin www-selaimen TUNI-kirjautumissivulle. Kirjautumisen jälkeen salli www-selaimen käynnistää Zoom Meeting -sovellus. 

Zoom-palvelusivulle kirjautuminen

Zoom-palvelusivulle kirjautuminen tapahtuu osoitteessa: https://tuni.fi/zoom. Kirjautumiseen pääsee klikkaamalla Sign In -painikkeesta, joka ohjaa sinut tuni-kirjautumissivulle. Palvelusivulla on mahdollista muuttaa omia henkilökohtaisia asetusmuutoksia omaan Zoom-tiliin liittyen.

Zoom-sovellus

Aloitusnäkymä

Aloitusnäkymä
  1. Avaa uuden kokouksen
  2. Kokoukseen liittyminen
  3. Avaa kokousasetukset, jossa voidaan luoda tai ajastaa kokous
  4. Näytön jako kokoukseen
  5. Sovelluksen kotinäkymä
  6. Chat
  7. Näyttää tulevat ja menneet kokoukset
  8. Yhteystiedot
  9. Profiiliasetukset. Uloskirjautuminen
  10. Sovelluksen asetukset
  11. Näyttää tulevat kokoukset

Kokousnäkymä

Käyttöliittymä
  1. Mykistää tai avaa mikrofonin. Nuolesta avautuu ääniasetukset
  2. Piilottaa tai näyttää videokuvan. Nuolesta avautuu kuva-asetukset
  3. Voidaan lähettää tai kopioida kokouskutsu
  4. Voidaan hallita osallistujia
  5. Näytön/materiaalin jako
  6. Avaa chat-ikkunan
  7. Käynnistää videotallennuksen
  8. Ryhmätyöhuoneet
  9. Lopettaa kokouksen
  10. Osallistujan nimi
  11. Vaihtaa koko näytön tilaan

Uuden Zoom-videotapaamisen luominen

Voit luoda uuden videotapaamisen joko Zoom-sovelluksesta tai Zoomin web-sivuston kautta. Huomioi, että vain kaksi sinun luomistasi Zoom-tapaamisistasi voi olla käynnissä kerrallaan. Jos tarvitset kolme tai useamman rinnakkaista videotapaamista, eri henkilöiden henkilön tulee luoda Zoom-tapaamiset.

 Zoom-sovelluksella:

 Ajastettu videotapaaminen

  1. Käynnistä Zoom-sovellus ja tarvittaessa kirjaudu sisään palveluun
  2. Avaa Schedule-painikkeesta kokousasetukset ja luo uusi videotapaaminen
  3. Kun hyväksyt kokousasetukset sovellus avaa kalenteriohjelmiston (esim. Outlook), jolla kokouskutsu voidaan lähettää osallistujille

Huom. Jos haluat lisätä kokoukseen vaihtoehtoisen kokouksen järjestäjän (Alternative Host), tulee kyseisen henkilön ensin kirjautua ja ottaa Zoom-palvelu käyttöönsä.

 Ajastamaton videotapaaminen

  1. Avaa uusi kokous painamalla oranssia videokamera-painiketta
  2. Lisää kokoukseen osallistujia kokousikkunan Invite-painikkeesta
  3. Valitse haluamasi sähköposti tai yhteystiedot ja lähetä kokouskutsu osallistujille

 Zoom web-sivuston kautta: 

  1. Avaa osoite https://tuni.fi/zoom ja kirjaudu Sign In -painikkeella
  2. Valitse sivuston vasemman reunan navigointipalstasta Meetings
  3. Luo uusi videotapaaminen Schedule a New Meeting-painikkeesta 

Katso Zoom-tapaamisten järjestäjän ohje

 Videotapaamiseen liittyminen

 Linkkiä käyttämällä

 Avaa kokouksen järjestäjän sinulle lähettämä linkki. Esim. https://tuni.zoom.us/j/123456789

  1. Linkki avaa selaimeen sivun, joka käynnistää Zoom-sovelluksen sekä vie kokoukseen
  2. Kokouksen avauduttua voit testata Mikrofonin ja Kaiuttimien toiminnan Test Computer Mic & Speakers -painikkeesta ja/tai voit liittyä suoraan kokoukseen Join With Computer Audio -painikkeesta
  3. Jos haluat liittyä kokoukseen puhelinsoitolla valitse kohta Phone Call. Tämä avaa ikkunan, jossa on kokoukseen yhdistävä puhelinnumero

 Personal Meeting-ID (PMI) numeroa käyttämällä 

  1. Avaa Zoom-sovellus tai osoite https://tuni.fi/zoom ja valitse Join
  2. Kirjoita Meeting ID -ruutuun kokouksen ID-numero ja paina Join-painiketta  

Katso Zoom-tapaamisten osallistujan ohje.

Zoom-tapaamiseen liittyminen videoneuvottelulaitteella

Zoom-videotapaamispalvelu korvaa vanhan videoneuvotteluteknologian kampuksillamme. Vanhat H323/SIP standardia käyttävät erilliset Cisco ja Polycom videoneuvottelulaitteet poistuvat käytöstä kampuksillamme elokuun loppuun mennessä 2022.  Zoomilla on mahdollista soittaa ulkopuolisiin videoneuvottelulaitteisiin IP- tai SIP-osoitteella mikäli sellaiselle on edelleen tarvetta. Myös ulkopuolinen osallistuja voi soittaa Zoom-tapaamiseemme videoneuvottelulaitteella. 

Kapasiteettia videoneuvottelulaitteilla osallistumiseen on rajallisesti, mutta yksittäisillä videoneuvottelulaitteilla (1-2 per tilaisuus) voi edelleen osallistua tilaisuuksiimme. Kapasiteetin rajallisuuden vuoksi ilmoita tarpeesta etukäteen IT Helpdeskiin (it-helpdesk [at] tuni.fi), jos olet itse soittamassa videoneuvotteluna järjestettävään tilaisuuteen, tai tiedät että joku järjestämäsi tilaisuuden osallistujista soittaa videoneuvottelulaitteella Zoom-tapaamiseesi.

Tallennus

Zoomilla voidaan tehdä paikallinen videotallennus. Videotallennuksen avulla käyttäjät voivat tallentaa kokousvideon ja -äänen paikallisesti tietokoneelle. Videotallennus käynnistetään kokousikkunan alalaidassa sijaitsevasta Record-painikkeesta. Käynnistämisen yhteydessä sovellus lisää kokousikkunaan tallennuksen kontrollit, joista videotallennus voidaan keskeyttää tai pysäyttää. Breakout rooms -toiminnon käynnistäminen eli  päätapaamisen jakaminen pienryhmiin pysäyttää tallennuksen ja jokaisessa Breakout room:issa tallennus pitää tehdä erikseen, jos niistä halutaan tallenteet.

Videotapaamisen päätyttyä Zoom muuntaa tapaamisen tallenteen videotiedostoksi, jonka voit julkaista Panopto-videopalvelussa.

Löydät videotallenteen tietokoneesi Documents\Zoom -kansiosta. Zoom tekee sinne videotapaamiselle oman alikansion ja tunnistat oikean kansion päiväyksen ja tapaamisen nimen perusteella. Tallennekansiossa on yleensä kolme tiedostoa, joista tarvitset vain suurikokoisimman MP4-videotiedoston (zoom_0.mp4). Kaksi muuta tiedostoa ovat tapaamisen ääniraita (M4A) ja pieni soittolistatiedosto. Jos olet pysäyttänyt ja käynnistänyt tallennuksen uudelleen Zoom-tapaamisen aikana, MP4-videotiedostoja syntyy useampia.

Huom! Kokouksen järjestäjän on tallennettava kokous tai myönnettävä jollekin toiselle osallistujalle oikeus nauhoittaa.

Rajoitukset

  • Voit olla kirjautuneena vain yhdessä tietokoneelle asennettavassa Zoom-sovelluksessa
  • Henkilökohtaiseen Zoom-tiliin luotuja Zoom-sessiota voi olla ainoastaan kaksi käynnissä
  • Yhtäaikaisia käyttäjiä samassa Zoom-tapaamisessa voi olla maksimissaan 300 henkilöä (määrä nostettavissa henkilökohtaisella Large Meeting -lisenssillä 500 osallistujaan, ota yhteyttä IT-helpdeskiin)

Suuria webinaareja varten on mahdollista nostaa henkilömäärärajoitusta 1000 yhtäaikaiseen henkilöön. Ota yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen it-helpdesk [at] tuni.fi, jos tarvitset laajemman henkilömäärän lisenssiä.

Virtuaalitaustakuvat

Zoom-tapaamisissa on suositeltavaa käyttää kamerakuvassa virtuaalitaustaa (virtual background). Tämä asetus löytyy Zoom-sovelluksen asetuksista kohdasta "Background and Filters" sekä Zoom-tapaamisen aikana kamera-valikosta. Kun olet kirjautunut TUNI-tunnuksellasi Zoom-sovellukseen (Win/Mac), Zoomin oletuskuvissa on mukana Tampereen korkeakouluyhteisön omia taustakuvia. Taustakuvat löydät myös kuvapankista www.tuni.fi/kuvapankki kategoriasta Teams/Zoom -kuvat.

 

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi
helpdesk.tuni.fi

Julkaistu: 10.5.2019
Päivitetty: 23.6.2022