Asiakirjojen julkisuus yliopistossa

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yliopiston asiakkaille, henkilökunnalle ja opiskelijoille yleiskuvaus siitä, miten yliopiston asiarekisteri ja palveluiden tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjajulkisuuskuvauksessa esitetään tiedot niistä tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja. Asiarekisteri on rekisteri yliopistossa vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja asiaan liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietovarantoja sisältyy asianhallintajärjestelmään, eri operatiivisiin tietojärjestelmiin ja paperiaineistoon. Tampereen yliopiston asiarekisteri sisältää myös 1.1.2019 yhdistyneiden Tampereen teknillisen yliopiston ja Tampereen yliopiston arkistojen tietoaineistot.

Tietovarannot

Johtaminen ja yleishallinto

Asiahallinta

  • Toimielinten ja johdon tekemien päätösten tiedot
  • Tiedot on tallennettu yliopiston asianhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi päätöksen päiväys ja päätöksen otsikko.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Kokousasiat

  • Toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä neuvostojen muistiot.
  • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi toimielin, kokousasian nimi, kokouksen ajankohta.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Sopimukset

  • Tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi sopimuskumppanin nimi tai sopimuksen otsikko.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Henkilöstö

Henkilöstö

  • Henkilöstön tietoja voi hakea Tampereen yliopiston julkisten sivujen henkilöstöhausta.
  • Henkilön työsuhteeseen liittyvät tiedot (mm. työsuhteen muoto, kesto, nimike, yksikkö, palkka- ja palkkiotiedot, lomaoikeutta koskevat tiedot) on tallennettu henkilöstöasioiden ja palkanmaksun järjestelmään, jossa on myös vierailijarekisteri.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja henkilötunnus.
  • Tietoaineistoa ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Rekrytointi

  • Henkilöstön rekrytointiin liittyvät tiedot.
  • Tiedot on tallennettu rekrytointijärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tehtävä, johon rekrytoidaan.
  • Tietoaineistoa ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Talous ja omaisuus

Taloushallinta

  • Tiedot on tallennettu taloushallinnan tietojärjestelmäkokonaisuuteen.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi yksikön nimi, asiakas/toimittajatieto
  • Tietoaineistoa ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Varainhankinta

  • Tiedot on tallennettu varainhankinnan rekisteriin.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi lahjoittajan yhteyshenkilön nimi.
  • Tietoaineistoa ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Matkahallinta

  • Matkasuunnitelman ja -laskun perustiedot (mm. matkustaja, matkan ajankohta, kohde, tarkoitus)
  • Tiedot on tallennettu matkanhallintajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Hankinnat

  • Hankintalain mukaisten kilpailutusten toteutus.
  • Tiedot on tallennettu hankintojen kilpailutusjärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi kilpailutuksen aihe ja -ajankohta.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 

Muu tukipalvelutoiminta

Kirjasto-, julkaisu- ja kustannuspalvelut

Kirjaston aineistot

  • Tiedot on tallennettu kirjastojärjestelmään.
  • Kirjaston aineistojen tietoja voi selata Finnassa. Finnasta teosten metatiedot ovat myös saatavilla avoimen rajapinnan kautta. Theseuksesta löytyy opinnäytetöiden, hankkeiden julkaisujen ja rinnakkaistallennettuja julkaisujen kokotekstejä.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi teoksen tekijä ja teoksen nimi.

Kirjaston asiakastiedot

  • Tiedot on tallennettu kirjastojärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite.
  • Tietoaineisto ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.>

Viestintä

Tapahtuma- ja sidosryhmäyhteistyö

  • Sidosryhmä- ja asiakassuhteiden sekä lahjoittaja- ja alumnisuhteiden hoitamiseen liittyvät tiedot
  • Tiedot on tallennettu asiakkuudenhallintajärjestelmään
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta

Tietohallinto

Käyttövaltuushallinta

  • Tiedot on tallennettu käyttöoikeushallinnan järjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii nimi, käyttäjätunnus
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Kiinteistö- ja tilatoiminta

Tilat ja kiinteistöt

  • Tiloista ja kiinteistöistä on tallennettu: perustiedot, laskutus yms.
  • Tiedot on tallennettu tilahallinnan järjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tilan osoite / nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Avainten hallinta

  • Tiedot on tallennettu avaintenhallinnan järjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi kampus, nimi ja avain yksilöivä tunniste.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Videovalvonta

  • Tiedot on tallennettu videovalvontajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi ajankohta ja paikka.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 
  • Tietovarannon sisältö on salassa pidettävää.

Kulunhallinta

  • Tiedot on tallennettu kulunvalvontajärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi kampus, nimi, henkilö/opiskelijanumero, henkilötunnus.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Vuokraus

  • Tiedot on tallennettu tilahallinnan järjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tilan osoite, henkilön nimi.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 

Koulutus ja opiskelu

Opinnot ja opiskelu

  • Opiskelijoiden opinto-oikeuteen, opiskeluun liittyviin etuuksiin, opintosuorituksiin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot.
  • Tiedot on tallennettu opintotietojärjestelmän palvelukokonaisuuteen.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi, henkilötunnus, opiskelijanumero.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Normaalikoulun oppilaat

  • Tampereen yliopiston normaalikoulun opiskelijahallintojärjestelmä.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi, henkilötunnus, opiskelijanumero.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tutkimus, kehitys ja innovaatiot (TKI)

Keksinnöt, patentit ja immateriaalioikeudet

  • Keksintöilmoitusten käsittely ja ylläpito sekä patenttihakemusten käsittely
  • Tiedot on tallennettu idea- ja keksintöilmoitusjärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi keksijän nimi
  • Tietoaineistoja ei ole saatavilla avoimen rajapinnan kautta.

Tutkimustoiminta

  • Tiedot on tallennettu tutkimustietojärjestelmään.
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tutkijan nimi, tutkimusaktiviteetit
  • Tietoaineitoja ei ole saatavilla avoimen rajapinnan kautta.

Tietoaineistojen saatavuus

Tietoaineistoja ei ole avoimesti saatavilla teknisten rajapintojen kautta.

Tietopalvelut ja tietopyynnöt

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan yliopiston yleiseen asiointiosoitteeseen, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Yliopiston yleinen asiointiosoite tau [at] tuni.fi. Rekisteröinnin jälkeen tietopyynnöt toimitetaan vastattavaksi oikealle taholle.

Tietojen antamisessa noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan pyytää myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.

Henkilötietoja ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoja hänen henkilötietojensa keräämisestä sekä käsittelystä.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi tai postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto.

Tietojen antamisessa noudatetaan tietosuojalakia (1050/2018) ja tietosuoja-asetusta (EU 679/2016).

Perusrekisterit

Perusrekistereitä ovat opiskelijarekisterit (3 kpl), henkilöstörekisterit (2 kpl), vierailijarekisterit (2 kpl) ja Tampereen yliopiston normaalikoulun oppilasrekisteri. Tiedot perusrekistereistä käyttäjätietokantaan saadaan integraatiopalvelun avulla.

Tutustu Tampereen korkeakouluyhteisön yleiseen tietosuojailmoitukseen.