Tietosuojailmoitus – Tutkimusinfrastruktuurien hallinnolliset henkilötiedot

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen yliopisto

33014 Tampereen yliopisto

Puh. 0294 5211

Y-tunnus 2844561-8

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Laboratoriopalveluiden koordinointipäällikkö

Petteri Malkavaara

Puh. +358 294 5211 (Tampereen yliopiston puhelinvaihde)

Sähköposti: petteri.malkavaara [at] tuni.fi

3. Tietosuojavastaava

Tampereen yliopisto: dpo(at)tuni.fi

4. Rekisterin nimi

Tutkimusinfrastruktuurien hallinnolliset henkilötiedot

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Tietoja käytetään tutkimusinfrastruktuurien varaamiseen, käyttöoikeuksien hallinnointiin ja niiden käytön laskutukseen sekä tutkimusinfrastruktuurien käyttäjien tilastointiin, hallinnointiin ja raportointiin. Näihin tietoihin kuuluvat myös käyttäjille annettujen perehdytyksien sekä koulutuksien dokumentointi. Henkilötietoja käsitellään tutkimusinfrastruktuurien toiminnan mahdollistamiseksi. Tarkemmat käyttötarkoitukset on määritelty kussakin tutkimusinfrastruktuurissa erikseen.

Tampereen yliopisto tarjoaa tutkimusinfrastruktuureja käyttöön myös palveluna sopimukseen perustuen, jolloin henkilötietoja käytetään sopimuksessa mukaisen palvelun toteuttamiseen.

Käsittelyperuste

Yliopistolain (558/2009) 2 §:n mukaisesti yliopiston tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta ja tieteellistä sivistystä. Tampereen yliopisto käsittelee, tilastoi, analysoi ja julkaisee yliopiston tutkimustoimintaan ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä henkilötietoja lain mukaisten tehtävien suorittamiseksi. Lain 51 §:n mukaisesti kaikkien yliopistojen on toimitettava opetus- ja kulttuuriministeriölle koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muut seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 artikla 6(1)(c) ja (e)).

Kun tutkimusinfrastruktuureja käytetään henkilökohtaiseen sopimukseen perustuen, henkilötietojen käsittelyperuste on käyttäjän kanssa tehty sopimus (artikla 6 (1)(b)) tai, kun organisaatio on sopimuskumppani, rekisterinpitäjän tai sopimuskumppanin oikeutettujen etujen toteuttaminen (artikla 6(1)(e)). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on valvoa tutkimusinfrastruktuuriensa käyttöä. Molempien osapuolten etu on valvoa sopimuksessa sovittua. Yliopiston oikeutetut edut syrjäyttävät rekisteröityjen oikeudet ja edut, kun otetaan huomioon, että yliopistolla on oikeus hallinnoida ja suojata tutkimusinfrastruktuureitaan.

Työsopimuslain (55/2001) 2 luvun 3 §:n mukaan yliopiston on huolehdittava työturvallisuudesta työntekijän suojelemiseksi tapaturmilta ja terveydellisiltä vaaroilta niin kuin työturvallisuuslaissa (738/2002) säädetään. Tietoja käytetään perehdytyksien ja koulutuksien toteuttamiseen. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(c)).

6. Rekisterin tietosisältö

Hallinnolliset henkilötiedot:

Nimi
Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tehtävänimike, organisaatio ja henkilöön liittyvät yksikkötiedot)
Tunnisteet (tuni-käyttäjätunnus)
Myönnetyt käyttöoikeudet, kuten tilat ja niiden sijaintitieto

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjän itsensä ilmoittamat tiedot
Erilaiset IT-järjestelmät (esimerkiksi varausjärjestelmä)
Toisen henkilön tai organisaation tallentamat tai ilmoittamat tiedot (yhdessä tehty toiminta)
Valtuutetun käyttäjän tallentamat tiedot (käyttäjä tallentaa henkilön tai organisaation puolesta)

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät ja luovutukset

Yliopiston sisällä tutkimusinfrastruktuurien hallinnollisiin henkilötietoihin on pääsy niiden hallinnoinnissa työskentelevillä sekä niillä, jotka käyttävät tietoja laskutukseen, tilastointiin ja raportointiin.

Osassa tutkimusinfrastruktuureja käytämme ulkoistettuja palveluntarjoajia, joiden kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä.

Yliopiston tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muut seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot ministeriön päättämällä tavalla (yliopistolaki (558/2009) 51 §). Yliopistojen tulee arvioida koulutustaan, tutkimustaan sekä taiteellista toimintaansa ja niiden vaikuttavuutta (yliopistolaki 558/2019) 87 §).

9. Tietojen siirto EU/ETA alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle. Jos kuitenkin palvelun toimittamiseen liittyy henkilötietojen siirtoa EU/ETA alueen ulkopuolelle, siihen pyydetään suostumus.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Tampereen yliopiston henkilötietojen säilytysajat määritellään tiedonohjaussuunnitelmassa. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on perusteltua käyttötarkoituksen takia. Säilytysajan päätyttyä tiedot joko tuhotaan tai muutetaan muotoon, josta yksittäistä henkilöä ei ole tunnistettavissa. Asiakastietojen käsittelyssä on varmistettu riittävä tietoturvan taso.

Laskutusta varten tietoja säilytetään kirjanpitojärjestelmässä kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
- Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
Oikeus tietojen poistamiseen
- Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
Vastustamisoikeus
- Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.
- Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvät pyynnöt toimitetaan sähköisenä yliopiston asiointisähköpostiin tau [at] tuni.fi, tai paperipostina osoitteeseen:

Tampereen yliopisto
33014 Tampereen yliopisto

12. Tutkimusinfrastruktuurin oma tietosuojailmoitus

Jos tämä tietosuojailmoitus ei sovellu Tampereen yliopiston tutkimusinfrastruktuurin hallinnollisten henkilötietojen käsittelyyn, niin sen tulee tehdä oma ilmoitus. Nämä ilmoitukset on julkaistu Tampereen korkeakouluyhteisön verkkosivuilla https://www.tuni.fi/fi/tutustu-meihin/tietosuoja.

13. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Tampereen yliopisto kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme, että tarkistat tämän ilmoituksen ajoittain.

Tietosuojailmoitus on voimassa 9.2.2024 alkaen. Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 6.3.2024.