Tietosuojailmoitus - Tassu-järjestelmä

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen korkeakoulusäätiö sr

33014 Tampereen yliopisto

Kalevantie 4, 33100 Tampere

Y-tunnus 2844561-8

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kirsi Viitanen

0503009394

kirsi.viitanen [at] tuni.fi (kirsi[dot]viitanen[at]tuni[dot]fi) / tassu.tau [at] tuni.fi (tassu[dot]tau[at]tuni[dot]fi)

3. Tietosuojavastaava

dpo [at] tuni.fi (dpo[at]tuni[dot]fi)

4. Rekisterin nimi

Tassu-järjestelmä

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus:

Projekteja ja yliopiston taloutta suunnitellaan ja ennakoidaan resursoimalla henkilöitä projekteille. Rekisteriä käytetään myös, jotta voidaan myöntää järjestelmään käyttöoikeuksia. Käsittelyperusteina rekisterissä ovat

Sopimus
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän oikeutetulla edulla tarkoitetaan Yliopistolain 51 §:n (558/2009) mukaista tehtävää, jonka mukaan korkeakoulujen tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muut seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot ministeriön päättämällä tavalla.

Henkilötietojen siirtäminen hallinnollisista syistä organisaation sisällä. Rekisterinpitäjän velvollisuus on sekä ennakoida ja raportoida organisaation talouden kehittymistä luotettavasti.

6. Rekisterin tietosisältö

Henkilön työsopimuksiin liittyvät tiedot: henkilön nimi, henkilönumero, sähköpostiosoite, tulosyksikön koodi ja nimi, nimike, kustannuspaikan koodi ja nimi, sopimuksen alkamis- ja päättymispäivä, esimiestieto, vaatitaso. Henkilökohtaista suoritustasoa ei käytetä.

Henkilön projektitoimintaan liittyvät tiedot: osallisuus ja rooli projekteissa, työn ja palkanosuuden kohdentuminen projektien ennusteille.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään (työsopimus).

Henkilö-, palvelussuhde- sekä esimiestiedot tulevat Mepco-järjestelmästä.

Organisaatio- ja projektien toteumatiedot tulevat SAP-kirjanpidosta.

Kaikki tiedot tulevat yliopiston integraatiopalveluiden kautta järjestelmän toimittajalle.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Säännönmukaiset luovutukset kolmansille tahoille:

Järjestelmästä ei tehdä tietojen luovutuksia henkilötietoihin liittyen. Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa tilintarkastajille tarkastuksia varten.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella. Tietojärjestelmä on hankittu Saas-palveluna Keto Software Oy:ltä. Toimittajan kanssa on solmittu erillinen henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritietoja ei säilytetä muussa kuin sähköisessä muodossa. Verkon yli siirrettäessä tiedot suojataan. Aineistoja ei kerätä mihinkään. Henkilötietoja tarvitaan vain resursointien tekemiseen käynnissä oleville projekteille sekä oikeuksien myöntämistä varten.

Rekisterin palvelinlaitteistot sijaitsevat varmistetuissa konesalitiloissa, joissa on kulunvalvonta ja vartiointi.

Pääsy rekisteritietoja sisältävään tietokantaan on rajoitettu minimiin sekä verkkotekniikan keinoin että käyttäjätunnuksien ja salasanojen avulla. Rekisteriä ei ylläpidetä Tassu-järjestelmässä, eikä arkistointiversiota ylläpidetä. Muita henkilöitä koskevien henkilötietojen näkyvyys rajataan käyttäjän roolitietojen perusteella.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Säilytetään rekisterissä tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
- Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

Oikeus tietojen poistamiseen
- Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Vastustamisoikeus
- Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.
- Yhteystiedot:
  Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
  
  tietosuoja [at] om.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvät pyynnöt toimitetaan sähköisenä yliopiston asiointisähköpostiin tau [at] tuni.fi (tau[at]tuni[dot]fi), tai

paperipostina osoitteeseen

Tampereen yliopisto

33014 Tampereen yliopisto

Tietosuojailmoitus on päivitty 17.11.2023