Tietosuojailmoitus - Opiskelijat ja opiskelijapalvelut

Tampereen yliopisto ja Tampereen ammattikorkeakoulu

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön.

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 20.9.2021.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi opetuksen järjestämiseksi ja opetushallinnollisten tehtävien hoitamiseksi seuraavissa tehtävissä: 

  • Opiskelijoiden henkilö- ja yhteystietojen ylläpito
  • Opiskeluoikeuksien ylläpito
  • Opetukseen ja tentteihin ilmoittautuneiden hallinnointi
  • Opetuksen, harjoittelun ja tenttien järjestäminen
  • Opintosuoritusten arviointi ja rekisteröinti
  • Opinnäytetöiden ohjaus ja tarkastus
  • Opintoneuvonta ja -ohjaus, opetuksen ja siihen liittyvien tukipalvelujen tarjoaminen ja kehittäminen
  • Opintosuoritusten ja suoritettujen tutkintojen hallinta ja tilastointi sekä todistusten, otteiden ja tutkintotodistusten myöntäminen
  • Opiskeluun ja opintoihin liittyvä tiedottaminen
  • Tilastointi
  • Opetuksen kehittäminen
  • Oppimisanalytiikka
  • Mahdollinen opintomaksun seuranta ja käsittely
  • Opiskelijoiden ja muiden yliopistoyhteisön jäsenten turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistaminen

Lisäksi yliopisto voi käsitellä henkilötietoja:

  • Tieteelliseen tutkimukseen
  • Opintoihin liittyvään markkinointiviestintään tai muuhun erityiseen tarkoitukseen.

Yliopisto voi opiskelijan suostumuksella käyttää opiskelijan omia henkilötietoja opetustarkoituksessa.

Mikä on henkilötietojesi käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Tampereen korkeakouluyhteisöä sekä yliopistoyhteisössä ja ammattikorkeakouluyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä erityistarkoituksissa opiskelijan antamaan suostumukseen. Korkeakouluyhteisöllä on oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja seuraavin perustein: 

  • lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1. c) -kohta)
  • yleistä etua koskevaan tehtävä tai julkisen vallan käyttäminen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1. e) -kohta)
  • tietyissä tapauksissa sopimus tai suostumus (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1. a ja b -kohdat).
  • Yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä, kun käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla 1. g -kohta) tai rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla 1. a -kohta).

Pääasialliset säädökset

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 
Tietosuojalaki (1050/2018)
Yliopistolaki (558/2009)
Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista (794/2004)
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Tampereen yliopiston johtosääntö
Tampereen yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
Tampereen yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
Tampereen yliopiston tiedekuntien pysyväismääräykset

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Perustiedot:

  • yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus, opiskelijanumero, kansallinen oppijanumero, käyttäjätunnus)
  • taustatiedot (kuten valintatiedot, sukupuoli, kansalaisuus ja kielitiedot)
  • yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)

Opiskelua koskevat tiedot:

  • opiskeluoikeudet tutkintoihin ja opinto-oikeudet yksittäisiin tutkinnon osiin
  • suoritetut tutkinnot
  • lukukausi-ilmoittautumiset
  • ylioppilaskunnan ja sen erityisasemayhdistyksen jäsenyys
  • opintosuoritukset (ml. esimerkiksi opinnäytteet, tenttivastaukset ja muut opintosuoritusten arvioimiseksi suoritetut tehtävät) ja niiden arviointi
  • opinnäytteiden julkaisutiedot
  • tentteihin, kursseille ja opintojaksoille ilmoittautumiset sekä opetukseen osallistumiseen liittyvät tiedot (mk. mahdolliset eritysjärjestelyihin liittyvät tiedot, jotka opiskelija ilmoittaa ilmoittautumisen yhteydessä)
  • sähköisen tenttimisen videovalvonnan tiedot
  • opintosuunnitelmat sekä muut opintojen ohjaamiseen liittyvät tiedot
  • harjoitteluun liittyvät tiedot
  • kansainväliseen opiskelijavaihtoon liittyvät tiedot
  • lukuvuosimaksuvelvollisuuteen liittyvät tiedot
  • maksullisen koulutuksen asiakkuutta ja maksamista koskevat tiedot
  • muut opintoihin liittyvät maksut (esim. liikuntamaksu)
  • yliopiston myöntämiin apurahoihin liittyvät tiedot
  • opiskelijapalautetietoja (opintojen aikana ja valmistumisen yhteydessä järjestettävät kyselyt, opintojen jälkeen järjestettävät kyselyt esim. uraseurantakyselyt)
  • opiskelun ja opetuksen sekä niihin liittyvien tukipalveluiden kehittämiseen liittyvät kyselyt ja palautteet
  • ylioppilaskunnan jäsenyys
  • vilpilliseen toimintaan tai kurinpitoon liittyvät päätöstiedot

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä 

  • tiloja, turvallisuutta ja valvontaa koskevissa yliopiston palveluissa
  • kirjaston palveluissa
  • IT-palveluissa
  • henkilöstö- ja talouspalveluissa
  • jatkuvan oppimisen palveluissa
  • alumni- ja sidosryhmätoiminnan palveluissa
  • tuutortoiminnan eli uusien opiskelijoiden vertaisohjaajatoiminnan järjestämiseksi (tuutorin opiskelijanumero, yhteystiedot, kansallisuus, tuutorpaidan koko, opintosuunta/tutkinto-ohjelma)

Opiskelua koskevat tiedot, joihin voi sisältyä erityisiä henkilötietoryhmiä (arkaluonteisia tietoja):

  • henkilökohtaisiin opintojärjestelyihin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot
  • opiskeluoikeuden lisäaikaa ja palauttamista koskevat tiedot
  • opiskeluun liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset

Miten keräämme tietojasi?

Keräämme sinua koskevia tietoja sinulta itseltäsi ja seuraavista tietolähteistä: 

  • opiskelijan henkilö- ja opinto-oikeustiedot saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä (L884/2017)
  • kansallisista tai korkeakoulun omista haku- ja valintajärjestelmistä
  • kansainvälisistä haku- ja valintajärjestelmistä
  • toisesta kotimaisesta tai ulkomaisesta korkeakoulusta (esim. vaihtojärjestelmän kautta)
  • verkkomaksu- ja ilmoittautumispalveluiden kautta
  • korkeakoulun henkilöstön kautta
  • nimi- ja yhteystietojen oikeellisuuden tarkistaminen ja päivitys väestötietojärjestelmästä 
  • korkeakoulun käyttöösi tarjoamien it-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai käytössä olevien hallinta- ja valvontapalveluiden kautta (esim kameravalvonta)

Tilanteissa, joissa rekisteröity antaa henkilötietonsa käsittelyä varten, henkilötietojen antamisen peruste on rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä.

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Opiskelijoiden henkilötietoja käsittelevät eri opinto- ja opiskelija-asioihin liittyvissä toiminnoissa yksinomaan ne korkeakoulun tai sen kumppaneiden työntekijät, joilla on oikeus opiskelijoiden henkilötietojen käsittelyyn. Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö on niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Henkilötietoja käsittelevät pääasiassa opetus- ja opiskelijapalveluiden henkilökunta ja opetushenkilökunta. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä tietotekniikkapalveluissa, henkilöstöpalveluissa, talouspalveluissa ja viestinnässä. 

Tampereen yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Tampereen yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella. Tällöin kyse ei ole henkilötietojen luovutuksesta, vaan vastuu henkilötietojen käsittelystä säilyy korkeakoululla.

Tampereen yliopisto luovuttaa tarpeellisia opiskelijoiden henkilötietoja seuraaville vastaanottajille, korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta tai suoraan

  • Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle
  • Opetus- ja kulttuuriministeriölle
  • Opetushallituksen kansainvälistymispalveluille
  • Opiskelijavalintarekisterin käyttöön
  • Opetushallituksen opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalveluun
  • Kansaneläkelaitokselle
  • Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran käyttöön
  • Tilastokeskukselle
  • Työvoimaviranomaiselle
  • Koulutusrahastolle
  • Tampereen yliopiston ylioppilaskunnalle
  • Ulkoiselle palveluntuottajalle opiskelijakorttien valmistamista varten
  • Tampereen opiskelija-asuntosäätiö sr (TOAS)

Lisäksi Tampereen yliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden henkilötietoja

  • tieteellistä tutkimusta varten
  • Julkisuuslain tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi
  • muille suomalaisille korkeakouluille opiskeluoikeuden käsittelemiseksi ja suoritustietojen siirtämiseksi mm. opetusyhteistyössä
  • ulkomaalaisille korkeakouluille myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle vaihto-opiskelun ja kaksois- tai yhteistutkintokoulutuksen toteuttamiseksi tai suoritustietojen siirtämiseksi
  • opiskelijan suostumuksella yhteystietoja voidaan luovuttaa yliopiston ulkopuolelle rajattuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, valmistuneiden tiedot opintoalaan liittyville järjestöille, kyselytutkimuksiin ja markkinointiin ja rekrytointitarkoituksiin

Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon siirretään pysyvästi säilytettäviä opiskelijatietoja sekä opiskelijaliikkuvuuden liikkuvuusjaksot.

Henkilötietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön sekä korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaan / tiedonohjaissuunnitelmaan.

Seuraavia opetukseen liittyviä henkilötietoja Tampereen yliopisto säilyttää yliopistoja koskevan lainsäädännön perusteella pysyvästi:

  • oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto
  • tiedot henkilön suorittamista tutkinnoista ja erikoistumiskoulutuksista sekä kaikista opintosuorituksista ja niiden arvosanoista
  • tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa ja erikoistumiskoulutuksissa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta tutkintoon johtavaan koulutukseen ja erikoistumiskoulutukseen.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa hakeutumiseen liittyvässä järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Puhelinvaihde: 02956 66700

Yhteydenotto tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).