Tietosuojailmoitus - Mentorointiohjelmien rekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen korkeakoulusäätiö sr

33014 Tampereen yliopisto
Kalevantie 4, 33100 Tampere

Y-tunnus 2844561-8

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Eveliina Nurmi
Puh. 040 198 1825
Sähköposti: hrd.tau [at] tuni.fi

3. Tietosuojavastaava

dpo [at] tuni.fi

4. Rekisterin nimi

Mentorointiohjelmien rekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus

Yliopisto järjestää mentorointiohjelmia tukemaan opiskelijoiden ja työntekijöiden ammatillista kehittymistä. Ohjelmien aktoreina on joko yliopiston opiskelijoita (perustutkinto-opiskelija, jatko-opiskelija) tai työntekijöitä (myös apurahatutkijat). Mentoreina voi toimia sekä yliopiston työntekijöitä, kuin yliopiston ulkopuolisia henkilöitä. Rekisterin tarkoituksena on kuvata ohjelmiin osallistujien henkilötietojen käsittelyn periaatteet ohjelmien eri vaiheissa (ohjelmiin haku- ja valintavaihe, ohjelman aikana sekä ohjelman jälkeen).

Käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyperusteena on suostumus. Suostumuksen voi peruuttaa olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään tai ohjelman yhteyshenkilöön.

6. Rekisterin tietosisältö

Vaihe ohjelman haun ja ohjelman aikana:

• Kerättävät tiedot (aktorit ja mentorit): ohjelman kannalta olennaiset tiedot esim. nimi, yhteystiedot, koulutus, nykyinen työpaikka, ala, uran kuvaaminen, toiveita ohjelmaan liittyen
• Käyttötarkoitukset: Mentorointiparien muodostaminen annettujen tietojen perusteella, viestintä ohjelman aikana. 

Vaihe ohjelman jälkeen:

• Säilytettävät tiedot: Nimi, yhteystiedot, ala, mentoripari, osallistumisvuosi ja ohjelma 
• Käyttötarkoitukset: Seuraavien ohjelmien ja mentorin roolin markkinointi osallistujille ja mahdolliset seurantakyselyt

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään ohjelmiin hakuvaiheessa hakulomakkeella, jolla kysytään myös suostumus tietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Tietoja ei luovuteta kolmansille tahoille.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu toimeksiantosopimuksella.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden. Tietoja käsittelevät Tampereen yliopistossa työskentelevät, eri mentorointiohjelmien koordinaattorit.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Tietoja säilytetään viisi vuotta ohjelmaan osallistumisen jälkeen.

12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

• Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
  • Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
• Oikeus tietojen poistamiseen
  • Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
• Vastustamisoikeus
  • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki 
tietosuoja [at] om.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvät pyynnöt toimitetaan sähköisenä yliopiston asiointisähköpostiin tau [at] tuni.fi, tai paperipostina osoitteeseen:

Tampereen yliopisto
33014 Tampereen yliopisto