Jobiilin tietosuoja- ja rekisteriseloste

GDPR (2016/679)
Tietosuojalaki (5.12.2018/1050.1.)

Rekisterin pitäjä

Tampereen ammattikorkeakoulu Oy (TAMK) 
Kuntokatu 3, 33520 Tampere
puhelinvaihde 0294 5222

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

TAMK
Susanna Maunula, susanna.maunula@tuni.fi 050-3732954

Jobiili rekisteristä vastaa
Tarja Elomaa tarja.elomaa@tuni.fi 050 302 8575

Työnantajaorganisaatioiden (esim. sairaalat ja terveyskeskukset) ylläpitäjät nimetään oman organisaatioiden osalta.

Jobiilin järjestelmän teknisestä toteutuksesta vastaa:
W3 Group Finland Oy
Kumitehtaankatu 5
04260 Kerava info@w3.fi

Rekisterin nimi

Jobiili

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on harjoittelupaikkojen välitys ammattikorkeakoulujen sosiaali- ja terveysalan opiskelijoille. Henkilötietoja käsittelevät harjoittelupaikat, ammattikorkeakoulun ko. opiskelijan vastuuopettaja, ylläpitäjä, pääkäyttäjä ja ko. opiskelija itse. Henkilötietojen käsittely perustuu opiskelijan suostumukseen sekä rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta (harjoittelupaikkojen tarjoaminen/välitys), valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 2 § 3 kohta. Henkilötietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Rekisterin tietosisältö

Opiskelijarekisteri:

Opiskelijoista tallennetaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, CV-tiedot, tutkintonimike, suoritettu opintopistemäärä, harjoittelupaikkoihin liittyviä tietoja (kuten harjoittelupaikat, harjoittelun tavoitteet, harjoittelujen ajankohdat). Rekisteri ei sisällä harjoittelijaan liittyvää arviointitietoa. Profiilikuva on vapaaehtoinen.

Työnantajarekisteri:

Työnantajayrityksen palveluksessa olevista niistä työntekijöistä, jotka käyttävät Jobiilia, tallennetaan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja työnimike. Profiilikuva on vapaaehtoinen.

Oppilaitosrekisteri:

Oppilaitoksista tallennetaan nimi (pakollinen tieto) ja lyhenne (suomeksi ja ruotsiksi), y-tunnus, käynti-, laskutus- ja postiosoitteet, verkkolaskutusosoite/välittäjätunnus, www-osoite, puhelinnumero, toimipaikkojen nimet, opiskelijaryhmätunnukset ja logo. Lisäksi Hakafederaatiokirjautumiseen vaadittavat tiedot.

Organisaatiorekisteri:

Harjoitteluorganisaatioiden nimi (pakollinen tieto) ja lyhenne (suomeksi ja ruotsiksi), käynti- ja postitusosoitetiedot, www-osoite, puhelinnumero, yksiköt, ryhmät sekä organisaation kuvaus ja asiakasammattikorkeakoulu

Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijoiden, opettajien ja ammattikorkeakoulujen ylläpitäjien nimi, sähköpostiosoite, tutkintonimike, syntymäaika, puhelinnumero ja oletuskieli tulevat Suomen korkeakoulujen HAKAfederaatiokirjautumisen kautta oppilaitosten omista opiskelija- ja henkilökuntarekistereistä.

Muut tiedot rekisteröidyt syöttävät itse suoraan järjestelmään

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Harjoitteluorganisaatiot ja heidän lukuun toimivat ICT-palvelutuottajat voivat hakea Jobiilista teknisen rajapinnan kautta organisaatioon harjoitteluun hakeneiden opiskelijoiden tiedot ja harjoitteluun liittyvät tiedot. Korkeakoulu päättää rekisterinpitäjänä muusta tietojen luovuttamisesta ja vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta.

Teknisen rajapinnan kautta saatavissa olevat tiedot:

Yksikköryhmät

Yksikön id, mikäli harjoittelupaikka yksikön alla Yksikön nimi, mikäli harjoittelupaikka yksikön alla Harjoittelun vahvistamispäivä Vahvistanut opettaja Vahvistaneen opettajan sähköpostiosoite Vahvistaneen opettajan puhelin Harjoittelupaikan yhteyshenkilöt Opiskelijan harjoittelun yhteyshenkilö Harjoittelun yhteyshenkilön sähköpostiosoite Harjoittelun yhteyshenkilön puhelinnumero Yksikön/organisaation kustannuspaikka Harjoittelupaikkavaraus tehty Opiskelijan HAKA-käyttäjätunnus (eduPersonPrincipalName) Opiskelijan sähköposti Harjoittelujakson viimeinen päivä Opiskelijan etunimi Opiskelijan id-numero Jobiilissa Opiskelijan valitsema harjoitteluun liittyvä luokittelu Harjoittelupaikkailmoituksen id-numero Jobiilissa
Harjoittelupaikkailmoituksen tila (published, passive, removed) Harjoitteluviikkojen määrä, jotka opiskelija on harjoittelussa Opiskelijan sukunimi Opiskelijan oppija-ID Pääorganisaation id Pääorganisaation nimi Harjoittelupaikan ilmoittamat muut yhteyshenkilöt (ei-Jobiili-käyttäjät) Opiskelijan puhelinnumero Koulun nimen lyhenne Koulun laskutusosoite (katu) Koulun laskutusosoite (kaupunki) Koulun laskutusosoite (postinumero) Koulun nimi Harjoittelujakson alkamispäivä Harjoittelupaikkavarauksen tila (confrmed / pending) Opiskelijan opiskelijaryhmä, joka valittu tähän harjoitteluun Opiskelijan tutkintonimike Varauksen tarkat viikot, jotka opiskelija on harjoittelussa paikalla

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaaliset tiedot:  Ei maunuaalista aineistoa

Atk:lla tallennetut tiedot:

Henkilötiedot suojataan salasanalla, käyttöoikeuksilla ja suojatulla tietoliikenneyhteyksillä asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Käyttöoikeudet on rajattu siten, että jokainen käyttäjä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään tai harjoittelupaikkaa hakiessaan.

Käyttöoikeudet ovat rajattu organisaatiokohtaisesti tarvittavaan laajuuteen (poislukien Jobiilin pääkäyttäjä) siten, että käyttäjä näkee vain ne tiedot, joita työtehtävänsä täyttämiseen tarvitsee. Käyttöoikeudet myöntää organisaation ylläpitäjä, joka on velvoitettu poistamaan tarpeettomat käyttöoikeudet. Opiskelijoiden kirjautuminen on suojattu HAKA-federaatiokirjautumisen avulla, muut käyttäjät kirjautuvat suoraan järjestelmään käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Kokonaisvastuu palvelinalustan tietoturvasta, ylläpidosta ja valvonnasta on kotimaisen Planeetta Internet Oy:n vaativiin palvelintoteutuksiin erikoistuneella OpsHost-tiimillä. Kaikki palvelimet sijaitsevat Digita Oy:n palvelinkeskuksessa Helsingin Pasilassa. Palvelinkeskus täyttää Viestintäviraston määrityksen 54 B/2014 M tärkeysluokan yksi (1) vaatimukset sekä Valtiohallinnon tietoteknisten laitetilojen turvallisuussuosituksen VAHTI 2/2013 3-tason vaatimukset.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisterin tiedot. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyyntö osoitetaan oppilaitoksen ylläpitäjälle tai työnantajaorganisaation ylläpitäjälle. Tarvittaessa oppilaitoksen ylläpitäjä pyytää tukea järjestelmän pääkäyttäjältä. Pyynnöstä tiedoista annetaan kopiot rekisteröidylle.

Oikeus vaatia tietojen korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, korjaa, poistaa tai täydentää ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Rekisteröity itse voi kuitenkin aina itse korjata syöttämänsä tiedot ja rekisteröity vastaa syöttämiensä tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Korjauspyyntö osoitetaan oppilaitoksen ylläpitäjälle, joka päättää asiasta. Korjauksen voi tehdä joko organisaation ylläpitäjä tai järjestelmän pääkäyttäjä. Tiedon korjaamisesta voidaan kieltäytyä. Tällöin rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Osoite on Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki http://www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietojen säilytysaika: Käyttäjien henkilötiedot poistetaan järjestelmästä 2 vuotta käyttäjätilin passivoinnin jälkeen. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn Jobiilissa.