Tietosuojailmoitus - TUNICRIS

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen yliopisto ja Pirkanmaan hyvinvointialue (Tampereen yliopistollinen sairaala)

Tampereen yliopisto
33014 Tampereen yliopisto
Puh. 0294 5211

Y-tunnus 2844561-8

Pirkanmaan hyvinvointialue (Tampereen yliopistollinen sairaala)
PL 272, 33101 Tampere
Puh. 03 311 611

Y-tunnus 3221308-6

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kirjasto
Riikka Heikkonen
Sähköposti: cris.tau [at] tuni.fi

Tampereen yliopisto toimii ensisijaisena yhteyspisteenä rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä.

3. Tietosuojavastaava

Tampereen yliopisto: dpo [at] tuni.fi

Pirkanmaan hyvinvointialue (Tampereen yliopistollinen sairaala): tietosuojavastaava [at] pirha.fi

4. Rekisterin nimi

Tutkimustietojärjestelmä TUNICRIS

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Järjestelmää käytetään Tampereen yliopiston ja Pirkanmaan hyvinvointialueen (Tampereen yliopistollinen sairaala) tutkimustuotosten ja muiden tutkimustietojen rekisteröintiin, raportointiin ja esittämiseen.

Käsittelyperuste:

Lakisääteinen velvoite

Yliopistolain (558/2009) 51 §:n mukaisesti kaikkien yliopistojen on toimitettava opetus- ja kulttuuriministeriölle koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muut seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot. Myös terveydenhuoltolain (1326/2010) 61 §:n mukaan yliopistotasoiseen terveyden tutkimukseen myönnetään valtion rahoitusta sosiaali- ja terveysministeriön neljäksi vuodeksi kerrallaan tekemän päätöksen mukaisesti.

Ministeriön päätös perustuu tutkimustoiminnan painoalueiden ja tavoitteiden toteutumiseen sekä tutkimuksen laatuun, määrään ja tuloksellisuuteen edellisellä nelivuotiskaudella. Julkaisutietojen raportointi opetus- ja kulttuuriministeriölle sekä sosiaali- ja terveysministeriölle edellyttää tutkimusta tekevän henkilöstön henkilötietojen käsittelyä.

Yleistä etua koskeva tehtävä

Tampereen yliopisto käsittelee, tilastoi, analysoi ja julkaisee yliopiston tutkimustoimintaan ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä henkilötietoja yliopistolain (558/2009) 2 §:n mukaisten tehtävien suorittamiseksi. Tutkimustietojärjestelmä TUNICRIS kokoaa tiedot yliopiston tutkimustoiminnasta ja toteuttaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta järjestelmän julkisen portaalin avulla osoitteessa researchportal.tuni.fi.

6. Rekisterin tietosisältö

Tampereen yliopiston opetus- ja tutkimushenkilöstön, jatko-opiskelijoiden tai muulla tavoin Tampereen yliopistoon linkittyvien henkilöiden sekä Pirkanmaan hyvinvointialueen (Tampereen yliopistollinen sairaala) tutkimushenkilöstön henkilö- ja toimintatiedot.

Henkilötietoja ovat henkilön nimi ja nimen eri versiot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilöön liittyvät sisäiset ja ulkoiset tunnisteet, kuva, henkilöön liittyvät yksikkötiedot, henkilön lisäämät tutkimustoimintaa ja koulutusta kuvaavat tekstit, sosiaalisen median linkit ja muut linkit, näkyvyys tutkimusportaalissa, muutoshistoria sekä henkilön julkaisuihin ja akateemisiin aktiviteetteihin liittyvät ulkoiset henkilöt ja näihin henkilöihin liittyvät ulkoisten yksikköjen tiedot.

Toimintatietoja eli henkilöön linkitettyjä tietoja ovat julkaisut, tutkimustuotokset, akateemiset aktiviteetit, medianäkyvyys, palkinnot, projektit, tutkimusinfrastruktuurit, tutkimusaineistot ja vaikuttavuus.

Järjestelmän pääkäyttäjien sekä yksiköiden erikseen määräämien valtuutettujen käyttäjien nimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tampereen yliopiston ja Pirkanmaan hyvinvointialueen (Tampereen yliopistollinen sairaala) taustajärjestelmät
Tampereen yliopiston integraatioalusta
Kansainväliset ja kansalliset julkaisu- ja viitetietokannat ja metatietovarannot
Henkilöiden itsensä ilmoittamat tiedot
Toisen henkilön tallentamat tiedot (yhdessä tehty toiminta)
Valtuutetun käyttäjän tallentamat tiedot (käyttäjä tallentaa henkilön puolesta)

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Tutkimustuotoksia koskevia tietoja (kuten julkaisutietoja) siirretään päivittäin opetus- ja kulttuuriministeriön VIRTA-julkaisutietopalveluun osana ministeriön edellyttämää raportointia (yliopistolaki 558/2009 51 §).

Tietoja siirretään päivittäin yliopiston tietovarastoon sisäistä raportointia ja tilastointia varten.

Julkaisujen kokotekstit ja niihin liittyvät kuvailutiedot siirretään päivittäin yliopiston Trepo-julkaisuarkistoon.

Tietoja luovutetaan Opetus- ja kulttuuriministeriölle tutkimustietovarantoon (Laki tutkimustietovarannosta 1238/2021 3 ja 4 §; julkaisujen ja muiden tutkimustuotosten metatiedot ja tiivistelmät, tutkimusaineistojen metatiedot ja kuvailut, tutkimusinfrastruktuurien tiedot, tutkimustoimijoiden tiedot, tutkimushankkeiden ja tutkimusrahoituksen metatiedot ja tiivistelmät, tutkijoiden tiedot, tutkijoiden muiden tutkimusaktiviteettien tiedot ja meriittitiedot).

Henkilö voi niin halutessaan estää muiden kuin julkaisutietojensa luovutuksen ja näkyvyyden.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella:
Kyllä, lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä:

Järjestelmätoimittaja Elsevier B.V., Amsterdam, Alankomaat vastaa järjestelmän teknisestä ylläpidosta.

9. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle:
Kyllä, mihin:

Julkinen TUNICRIS-portaali on avoimesti luettavissa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Julkinen portaali tuottaa RSS-syötteenä julkaisu- ja henkilöluetteloita, joita voidaan jakaa mille tahansa verkkosivuille.

Henkilön on mahdollista hakea järjestelmän kautta kansainvälistä ORCID-tutkijatunnistetta ja antaa luvan omien julkaisutietojensa automaattiseen siirtoon järjestelmästä ORCID-palveluun. Tällöin ORCID-palveluun siirtyy henkilön nimi, sähköpostiosoite, affiliaatio, muut tutkijatunnisteet (kuten Scopus author ID, ResearcherID), linkki järjestelmän julkisen portaalin profiilisivulle sekä kirjaston validoimat ja julkisesti näkyvät julkaisutiedot.

Tutkija voi itse antaa luvan julkaisujensa metatietojen vientiin kansainväliseen ORCID-rekisteriin. Henkilötietojen käsittelijänä ORCID soveltaa tietosuoja-asetuksen mukaisia mallisopimuslausekkeita (SCC) tiedonsiirtoihin EU/ETA-alueella (tai muutoin GDPR:n alaisina) sijaitsevilta rekisterinpitäjiltä tai käsittelijöiltä EU:n/ETA:n ulkopuolella oleville rekisterinpitäjille tai henkilötietojen käsittelijöille. Rekisteröitymisen yhteydessä ORCID hankkii käyttäjiltään suostumuksen myös henkilötietojen siirtoon EU:sta Yhdysvaltoihin.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A manuaalinen aineisto

Järjestelmään ei liity manuaalista aineistoa.

B sähköisesti käsiteltävät tiedot

Järjestelmä on toimittajan Elsevier B.V., Amsterdam, Alankomaat ylläpidossa, ja palvelimet sijaitsevat EU- tai ETA-alueella. Toimittaja huolehtii tehdyn sopimuksen mukaisesti järjestelmän suojauksesta.

Järjestelmän tietojen ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa Tampereen yliopiston kirjasto.

Henkilötietojen käsittelyoikeudet ovat järjestelmän pääkäyttäjillä sekä yksiköiden erikseen määräämillä valtuutetuilla käyttäjillä. Tiedonsiirroissa henkilötietoja käsittelevät yliopiston ja järjestelmätoimittajan tietotekniikka-asiantuntijat.

Tampereen yliopistolla on käytössä asianmukaiset ja ajantasoiset tekniset, organisatoriset ja hallinnolliset menettelyt järjestelmään tallennettujen henkilötietojen suojelemiseksi.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.

Henkilön julkisen portaalin profiili piilotetaan automaattisesti, kun hänen kytköksensä yliopistoon päättyy. Henkilön nimi, organisaatioyhteys ja tarvittavat tunnisteet säilytetään tietokannassa raportointia ja hallinnollisia tarkoituksia varten. Tampereen yliopiston ja Pirkanmaan hyvinvointialueen (Tampereen yliopistollinen sairaala) julkaisujen tekijätiedot säilytetään pysyvästi.

12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
- Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
Oikeus tietojen poistamiseen
- Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
Vastustamisoikeus
- Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

Yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän tietopyyntöprosessia.

14. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Tampereen yliopisto kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme, että tarkistat tämän ilmoituksen ajoittain.

Merkittävissä muutoksissa, joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa.

Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 27.7.2022.

Muutokset 27.7.2023: Pirkanmaan hyvinvointialue (Tampereen yliopistollinen sairaala), evästeet, ORCID

Muutokset 3.5.2022: yleiset muutokset, yhteisrekisterinpitäjyys, tutkimustietovaranto