Tietosuojailmoitus – Tampereen yliopiston uraseurannat
Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön. Kumpikin korkeakoulu toimii henkilöstönsä osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi
Käsitellemme henkilötietojasi uraseurantakyselyjen tekemiseksi. Uraseurantakyselyjen tarkoituksena on seurata yliopistosta valmistuneiden työuran alkuvaiheita ja työmarkkinatilannetta (ylemmän korkeakoulututkinnon tai alemman ns. päättyvän korkeakoulututkinnon, esimerkiksi lastentarhanopettaja tai farmaseutti, suorittaneiden osalta viisi vuotta valmistumisesta ja tohtorien osalta kolme vuotta) ja hyödyntää seurannassa saatua tietoa akateemisesti koulutettujen työuran alkua valottavissa tutkimuksissa, korkeakoulutuksen kehittämisessä ja opintojen ohjauksessa sekä tarjota opintoja suunnitteleville, opiskelijoille ja valmistuneille tietoa omien opintojen ja uran suunnittelua varten. Uraseurantakyselyssä näitä tietoja tuotetaan ja käytetään ilman vastaajien yksilöintitietoja yliopistokohtaisesti, yliopistojen välisessä yhteistyössä, yhteistyökumppanien (esim. ammattijärjestöjen, kuten AKAVA ja Suomen Ekonomit) kanssa sekä yleisesti tutkimuskäytössä Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston kautta.
Uraseurantakyselyiden rekisteri Tampereen yliopistossa ylemmän korkeakoulututkinnon tai ns. päättyvän alemman korkeakoulututkinnon suorittaneille sekä tohtorin tutkinnon suorittaneille.
Mikä on henkilötietojesi käsittelyn lainmukainen peruste?
Käsittelyperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e) yleisen edun mukaiset tehtävät (yliopistokoulutuksen arviointi ja kehittäminen; yliopistolain 2009/558, 2 ja 87 §:t ja niihin liittyvien tilastojen tuottaminen). Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus yliopistojen perusrahoituksen laskentakriteereistä 119/2019.
Mitä henkilötietoja käsittelemme ja miten keräämme tietojasi?
Uranseurantakyselyt toteutetaan sekä paperilomakkeella että sähköisellä vastauslomakkeella. Sähköinen vastauslomake toteutetaan opetushallinnon tietopalvelussa Arvo-palvelulla, jota ylläpitää ja kehittää CSC (Tieteen tietotekniikan keskus). Tutkimusaineiston keräämistä paperilomakkeella ja aineiston kokoamista koordinoi TUPA (Tampereen yliopiston tilastollinen tutkimuspalvelu).
Rekisteri sisältää tunniste- ja taustatiedot sekä kyselyvastaukset, jotka CSC ja TUPA kokoavat Tampereen yliopiston puolesta. Tiedot sisältävät:
- lomakkeen tunnus/nettivastauksen nro, vastausaika
- tunnistetiedot, joita ei tallenneta vastausten kanssa ja joita käytetään yksinomaan kohderyhmän ja postitusten hallinnointiin sekä taustatietojen kokoamiseen
- etunimi, sukunimi, henkilötunnus, mahdollinen kuolinpäivä
- postiosoite, postinumero, puhelinnumero
- opiskelijanumero/opiskelijatunnus
- taustatietoa, joka tallennetaan yhdessä kyselyvastausten kanssa
- sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli
- asuinkuntakoodi, asuinkunta, postinumero, valtio, kotikunnan koodi, osoitteen äidinkieli
- tutkinnon taso, (VIRTA tietokannan mukaan), pääaine, opiskelupaikkakunta, opiskelupaikkakuntakoodi, arvosana (hyväksytty-hylätty)
- yliopisto, opintojen alkuvuosi, kotikunta, valmistumiskuukausi, kirjoillaolon kesto, läsnäolon kesto, koulutusala (taso 1,2,3)
- lisätietoja Tampereen yliopiston opintorekisteristä: pääaine, tutkinto-ohjelma, tiedekunta
Vastaajat, jotka haluavat lisätietoja siitä, missä kyselyn tulokset julkaistaan, voivat ilmoittaa sähköpostiosoitteensa kyselyyn vastatessaan. Sähköpostiosoite on tallennettu kyselyvastauksesta erillään Tampereen yliopiston rekisteriin.
Vastaajajoukon tausta- ja yksilöintitiedot poimitaan keskitetysti valtakunnallisesta VIRTA-opintotietopalvelusta sekä täydentäviltä osin yliopistojen opiskelijatietojärjestelmistä. (oppiaine, tiedekunta). Osoitetiedot: Väestötietojärjestelmästä/ Digi- ja Väestövirasto. Puhelinnumerot: Suomen Asiakastieto Oy:n Palvelutietokannan kuluttajatiedot. Sähköpostiosoitteet: Tampereen yliopiston opiskelija- ja/tai alumnirekisteristä sekä vastaajien antamat sähköpostiosoitteet. Vastaustiedot saadaan kyselyyn vastanneiden vastauksista. Vastaajilla on mahdollisuus vastata paperisella kyselylomakkeella tai sähköisellä e-lomakkeella. Paperilomakkeiden tiedot tallennetaan sähköiseen järjestelmään TUPAlla Tampereen yliopiston toimeksiannosta.
Kyselyyn vastanneiden paperiversioina palauttamat vastauslomakkeet postitetaan suoraan TUPAan rekisteröitymistä varten. Rekisteröinnin jälkeen ne lähetetään Tampereen yliopistoon, joka säilyttää paperilomakkeita 10 vuotta. Tallennuksen tarkoituksena on mahdollistaa digitoidun version tarkistaminen, mikäli tallentamisessa epäillään virheitä. Paperilomakkeet tuhotaan 10 vuoden kuluttua niiden digitaalisesta rekisteröinnistä.
Miten käsittelemme tietojasi?
Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö ole niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden
Kenelle luovutamme tietojasi?
Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella:
Rekisteriä käsittelevät Tampereen yliopiston toimeksiannosta Tampereen yliopiston tilastollinen tutkimuspalvelu TUPA sekä CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy.
Tieteen tietotekniikan keskus CSC Oy. tekee kohdejoukon poiminnan, yhteystietojen rikastamisen, vastauslinkkien luonnin ja sähköisten vastausten keruun sekä yhdistetyn aineiston raportoinnin. CSC käsittelee suoria henkilötietoja tiedonkeruun ajan ja kyselyaineistoa ilman suoria tietoja tulosten raportoinnissa. CSC luovuttaa henkilötiedot (yhteystiedot, taustatiedot ja vastaustunnukset) TUPAlle kyselyn lähetystä, muistutuksia ja aineiston analyysiä varten.
Tampereen yliopiston tilastollinen tutkimuspalvelu TUPA koordinoi uraseurannan toteutuksen ja käsittelee henkilötietoja kyselyn lähetystä, analyysiä ja raportointia varten. TUPA luovuttaa kullekin yliopistolle heidän oman aineistonsa sekä yliopistojen työelämä- ja urapalveluiden verkosto Aarresaarelle ja CSC:lle valtakunnallisen aineiston kyselyn valtakunnallista raportointia varten. Aineistoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille (kuten ammattijärjestöille) tutkimuskäyttöön ilman sellaisia henkilötietoja, joista henkilö on suoraan tunnistettavissa.
Aineistot luovutetaan lisäksi ilman tunnistettavia henkilötietoja Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon (FSD) arkistoitavaksi ja tarkemmin anonymisoitavaksi myöhempää tutkimuskäyttöä varten. Aineiston julkinen raportointi tehdään siten, ettei yksittäinen henkilö ole tuloksista tunnistettavissa.
Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?
Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön sekä korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaan / tiedonohjaissuunnitelmaan.
Vastaajan yksilöinnin mahdollistavaa tunnistetietoa säilytetään rekisterissä vain aineiston yhdistämiseen saakka ja tieto tuhotaan aineiston käsittelyn jälkeen.
- TUPA säilyttää eri vuosien aineistoja ilman suoria tunnistetietoja aikasarjojen laatimista varten 10 vuoden ajan.
- Tampereen yliopisto säilyttää eri vuosien aineistoja ilman suoria tunnistetietoja oman aineistonsa osalta aikasarjojen laatimista varten 10 vuoden ajan.
Yliopisto säilyttää lisäksi aineistoja tunnisteellisina oman osarekisterinsä osalta enintään viisi vuotta. Yhteiskuntatieteellisen tietoarkistoon (FSD) tiedot tallennetaan anonymisoituina, joten niitä ei ole mahdollista yhdistää tiettyyn henkilöön.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.
Oikeutesi rekisteröitynä
Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)
Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa hakeutumiseen liittyvässä järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.
Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)
Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.
Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)
Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)
Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)
Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.
Vastustamisoikeus (artikla 21)
Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Puhelinvaihde: 029 56 66700
Yhteydenotto henkilötietosuojaan liittyvissä kysymyksissä
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Hanna-Leena Hietaranta-Luoma, Koulutus ja oppiminen, koulutuksen johtamisen tuki, 33014 Tampereen yliopisto, tyoelamapalvelut.tau [at] tuni.fi (opintopalaute[dot]tau[at]tuni[dot]fi).
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen yliopiston tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).
Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 26.8.2022.