Tietosuojailmoitus - tilapalvelut, kulunvalvonta, avainhallinta ja kameravalvonta

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Tampereen korkeakouluyhteisössä tuotetaan erilaisia toimitiloja koskevia palveluita, kuten kiinteistönhoito- ja huoltopalvelu, vartiointipalvelu, tilavaraukset, pysäköintipalvelut, infopalvelut, vahtimestaripalvelut ja esitystekniikka.

Tampereen korkeakouluyhteisössä toteutetaan kulunvalvontaa sekä kameravalvontaa omaisuuden suojaamiseksi, rikollisen toiminnan ja väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, jo tapahtuneiden rikosten ja väärinkäytösten selvittämiseksi sekä henkilökunnan sekä opiskelijoiden työrauhan ja turvallisuuden edistämiseksi.

Tampereen korkeakouluyhteisön kulunvalvontajärjestelmät keräävät ja tallentavat tietoja järjestelmään syötettyjen Tampereen korkeakouluyhteisön kulkutunnisteen haltijoiden ovien avaamisista kulkutunnisteilla. Näin vähennetään ja rajoitetaan asiaankuulumattomien henkilöiden kulkemista yliopiston tiloissa, mahdollistetaan esteetön ja asianmukainen kulku siihen oikeutetuille henkilöille ja ylläpidetään osaltaan turvallisia ja viihtyisiä työskentely- ja opiskelu- ja tutkimustiloja.

Mikä on henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu Tampereen korkeakouluyhteisöä koskevaan lainsäädäntöön sekä oikeutettuun etuun. Tampereen korkeakouluyhteisöllä yliopistolla on yliopisto- ja ammattikorkeakoululain mukainen velvollisuus tarjota opiskelijoilleen turvallinen opiskeluympäristö sekä työturvallisuuslain (738/2002) mukainen velvoite tarjota työntekijöilleen turvallinen työympäristö.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artiklan 1. a) kohdan mukaisesti rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan c) kohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan e) kohdan mukaisesti yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan f) kohdan mukaisesti oikeutetun edun perusteella.

Pääasialliset säädökset:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
Tietosuojalaki (1050/2018)
Turvallisuuslaki (738/2002)
Löytötavaralaki (778/1988)
Yliopistolaki (558/2009)
Ammattikorkeakoululaki (932/2014)

Mitä henkilötietoja käsitellään?

nimi ja yhteystiedot
syntymäaika
henkilötunnus, kun avain myönnetään henkilölle, joka ei ole opiskelija tai jolla ei ole työsuhdetta korkeakouluyhteisöön
henkilökuva
henkilönumero
opiskelijanumero
tehtävänimike
puhelinnumero
tuni-käyttäjätunnus
työhuoneen tilanumero
myönnettyjen kulkutunnisteiden lokitiedot
avainten yksilöintitiedot
auton rekisterinumero
työ- ja resurssisopimuksen voimassaolo
opiskeluoikeuden voimassaolo
digitaaliset videotallenteet, joissa kameran kuvauskentässä oleskelleet henkilöt ovat tunnistettavissa
kampuksella toimivien yritysten työntekijöiden nimi ja yhteystiedot

Miten keräämme tietojasi?

Tila- ja kiinteistöpalveluiden tuottamiseksi henkilötietoja saadaan henkilöiltä itseltään, kampuksella toimivilta yrityksiltä ja korkeakouluyhteisön omista henkilöstö- ja opiskelijatietojärjestelmistä tietojärjestelmistä.

Avainhallinnan osalta henkilötietoja saadaan Tampereen korkeakouluyhteisön henkilöstöpalveluista ja/tai henkilön tai hänen esimiehensä täyttämistä avaintenhakulomakkeista.

Kameravalvonnan osalta tiedot ovat peräisin Tampereen korkeakouluyhteisön tiloihin ja niiden välittömään läheisyyteen sijoitettujen valvontakameroiden tallentamasta digitaalisesta kuvamateriaalista.

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö on niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön sekä korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaan / tiedonohjaissuunnitelmaan.

Kulunvalvonnan osalta henkilötiedot poistetaan, kun henkilö on palauttanut korkeakouluyhteisön tiloihin oikeuttavat avaimet. Kulunvalvontatietoja (lokitiedot) säilytetään järjestelmissä keskimäärin noin yksi vuosi.

Kameravalvontanauhoitteita säilytetään riippuen järjestelmän kapasiteetista. Perusteltu epäilys rikoksesta tai väärinkäytöksestä voi johtaa tilanteeseen, jossa tieto tallennetaan asian selvittämisen ajaksi.

Henkilökuva poistuu automaattisesti ja viimeistään 92 päivän kuluttua työ- tai resurssisopimuksen päättymisestä. Auton rekisterinumero poistuu pysäköintisopimuksen päätyttyä.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti Tampereen korkeakouluyhteisöjen ulkopuolelle. Järjestelmän tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille esimerkiksi rikostutkintaa varten.

Henkilötietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Korkeakouluyhteisön tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa korkeakoulun järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Puhelinvaihde: 029 56 66700

Yhteydenotto tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä

Kirjautuneena käyttäjänä voit useissa korkeakoulun järjestelmissä tarkastella omia tallennettuja tietojasi. Oikaisua virheellisiin tietoihin voit pyytää korkeakouluyhteisön tilapalveluista osoitteesta tila-helpdesk [at] tuni.fi (tila-helpdesk[at]tuni[dot]fi)

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 16.11.2021.