Tietosuojailmoitus - kirjasto

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Tampereen yliopiston kirjaston kirjastojärjestelmän asiakasrekisterin tietoja käytetään asiakastietojen hallinnoimiseen. Kirjasto käyttää asiakasrekisterin tietoja lainaukseen, painettujen aineistojen lainaamiseen (myös kaukopalvelu), lainausoikeuden valvontaan, yhteydenpitoon asiakkaan kanssa ja tilastointiin. Tilastointi ei sisällä henkilötason tietoja. Lainauksenvalvontaan kuuluu myös virhetilanteiden selvittely. Henkilötietoja käsitellään myös kirjaston toiminnan kehittämiseksi ja laadun varmistamiseksi.

Mikä on henkilötietojesi käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan b) sopimuksen täytäntöönpano (jossa rekisteröity on osapuolena). Asiakas tekee kirjaston kanssa sopimuksen ottaessaan kirjastokortin. Sopimusta vastaan asiakas saa kirjaston aineistoon määräaikaisen käyttöoikeuden.
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan e) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Pääasialliset säädökset:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Yliopistolaki (558/2009)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

• nimi
• henkilötunnus (suomalaiset asiakkaat)
• syntymäaika (ulkomaiset asiakkaat)
• kotiosoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero (puhelinnumeron ilmoittaminen on vapaaehtoista)
• asiakastunnus
• tunnusluku eli PIN-koodi
• asiointikieli
• asiakasryhmä (esim. opiskelija, henkilökunta, kv-vieras, ulkopuolinen)
• erityispalvelut
• transaktiotiedot eli lainat ja maksut

Miten keräämme tietojasi?

Henkilötietojen lähteinä ovat:

• asiakkaan antamat tiedot
• Tampereen korkeakouluyhteisön opiskelijarekisteri
• julkiset osoite- ja puhelinnumeropalvelut, Väestörekisterikeskus ja maistraatti

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö ole niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Kirjaston asiakasrekisteri on tarkoitettu ainoastaan kirjaston käyttöön. Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle.

Henkilötietojen siirto EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin henkilö on kirjaston asiakas. Asiakastiedot poistuvat rekisteristä, mikäli asiakas ei ole ollut aktiivinen kolmeen vuoteen.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Korkeakoulu toimittaa pyynnöstäsi tietosi sinulle mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on esimerkiksi monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Tietosi toimitetaan sinulle lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli pyydät useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai jos esität tietopyyntöjä toistuvasti, korkeakoulu voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa korkeakoulu perustelee tekemänsä ratkaisun.

Mikäli korkeakoulu ei toimita tietoja, asiasta ilmoitetaan sinulle kirjallisesti. Samassa yhteydessä kerromme oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudestasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Ellei korkeakoulu hyväksy oikaisupyyntöäsi, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla tiedotamme sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Sinulla on oikeus ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Puhelinvaihde: 02956 66700

Yhteydenotto henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä

Kirjautuneena käyttäjänä voit useissa korkeakoulun järjestelmissä tarkastella omia tallennettuja tietojasi. Oikaisua virheellisiin tietoihin voit pyytää sen liittyvän prosessin yhteydessä, jossa tieto syntyy. Ota yhteys henkilötietoihin liittyvissä tiedusteluissa kirjaston asiakaspalvelupisteeseen.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 8.10.2021