Tietosuojailmoitus – Juniversity

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Tampereen yliopiston Juniversity on lasten ja nuorten oma yliopisto ja tiedekasvatuksen asiantuntija. Käsittelemme henkilötietoja opetussuunnitelmaan nivotun toiminnan ja tiedeaktiviteettien kehittämiseksi, koordinoimiseksi ja toteuttamiseksi lapsille ja nuorille sekä tuen tarjoamiseksi opettajille ja kasvattajille.

Tapahtumien, kerhojen, leirien ja kurssien järjestäminen

Tapahtumailmoittautumisiin ja tapahtumien järjestämiseen liittyviä tietoja käsittelemme tapahtuman käytännön järjestelyiden toteuttamiseksi. Käsittelyperuste tapahtumien osalta on sopimus.

Stipendien myöntäminen

Juniversity koordinoi Tampereen Teknillisen Seuran myöntämiä stipendejä. Stipendit myönnetään peruskouluikäisille lapsille ja nuorille oppilaitosten ehdotusten mukaan. Juniversity kerää oppilaitoksilta stipendien saajien ja huoltajien yhteystiedot sekä pankkiyhteystiedot stipendien maksatusta varten. Tiedot luovutetaan edelleen Tampereen Teknilliselle Seuralle, joka maksaa stipendit suoraan joko saajalle tai hänen huoltajalleen. Stipendien myöntämiseen käsiteltävien henkilötietojen osalta käsittelyperuste on rekisterinpitäjän tai kolmannen tahon oikeutettu etu.

Luovuttamalla yhteystietonsa ja pankkiyhteystietonsa stipendin saaja tai hänen huoltajansa mahdollistaa stipendin maksun. Tiedot keräämällä ja luovuttamalla edelleen Tampereen Teknilliselle Seuralle Juniversity mahdollistaa oppilaiden kannustamisen opinnoissaan yhdessä Tampereen Teknillisen seuran kanssa.

Yhteistyöverkoston rakentamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen

Yhteistyöverkostoon kuuluvien henkilöiden ja henkilöiden edustamien organisaatioiden tietojen kerääminen on välttämätöntä verkoston toiminnan ylläpitämiseksi, kilpailupalkintojen toimittamista varten sekä tiedottamistarkoitukseen. Käsittelyperuste on tältä osin rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Toimintaan liittyvään viestintään

Juniversity tiedottaa säännönmukaisesti toiminnastaan ja tulevista tapahtumistaan. Toimintaan liittyvään viestintään tarvittavia tietoja käsittelemme pääsääntöisesti rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Luovuttamalla yhteystietonsa rekisteröity vastaanottaa ajantasaista tietoa toiminnasta.

Mikäli yhteystietoja käytetään suoraan rekisteröidylle kohdistettuun suoramarkkinointiin, kuten maksullisten palveluiden tai tapahtumien markkinointiin, suoramarkkinointi toteutetaan aina rekisteröidyn etukäteen antaman suostumuksen perusteella. Rekisteröidyllä on tässä tapauksessa koska tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen juniversity [at] tuni.fi. Uutiskirjeen peruutuksen voi tehdä uutiskirjeessä olevalla erillisellä painikkeella.

Tilastointitarkoituksiin

Juniversity kerää toimintansa tavoitteiden toteutumisen ja vaikuttavuuden seuraamiseen liittyvää tilastotietoa. Käsittelyperuste on tältä osin yleisen edun mukainen tilastotarkoitus. Juniversityn toiminnasta kerätty tieto tehdään mahdollisuuksien mukaan tunnisteettomaksi niin, ettei yksittäinen rekisteröity ole aineistosta tunnistettavissa.

Mikä on henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste?

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artiklan 1. a) kohdan mukaisesti rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artiklan 1. b) kohdan mukaisesti käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn puolesta.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan c) kohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan e) kohdan mukaisesti yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan f) kohdan mukaisesti oikeutetun edun perusteella.

Pääasialliset säädökset:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Yliopistolaki (558/2009)

Mitä henkilötietoja käsitellään?

Tapahtuma-, kerho-, leiri- ja kurssi-ilmoittautumiset:

1) osallistujat

• nimi- ja yhteystiedot (osoite, sähköposti ja puhelinnumero)
• syntymäaika ja ikä
• oppilaitos ja luokka-aste
• erityisruokavaliot ja allergiat,
• tieto kuvausluvan antamisesta

2) huoltajat

• huollettavien (osallistujien) tiedot
• huoltajan nimi- ja yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero)
• lupa huollettavan osallistumiseen
• tieto kuvausluvan antamisesta

Stipendien myöntäminen:

• stipendin saajan nimi, oppilaitos, luokka-aste
• stipendin myöntämiseen liittyvät arvosanat
• maksatustiedot (kuten tilinumero)

Sidosryhmät:

• ryhmävierailujen järjestäjät (opettajat): opettajan nimi, sähköposti ja puhelinnumero, oppilaitos, ryhmäkoko, ryhmän luokka-aste
• muut yhteistyöverkostojen ja oppilaitosten yhteyshenkilöt: nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, organisaatio ja tehtävänimike
• kerhojen, leirien ja kurssien ohjaajat:  Työsuhteisilta: nimi, puhelinnumero, sähköposti, rikostaustaote (päivämäärä jolloin nähty), työnantajan henkilönumero, kurssisuoritustiedot, pankkiyhteystiedot, palkkio-, vero- ja tilinumerotieto. Ei-työsuhteisilta: nimi, osoite, henkilötunnus, kansalaisuus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkiyhteystiedot, palkkio-, vero- ja tilinumerotieto
• uutiskirjeen tilaajat: nimi, sähköpostiosoite

Välineiden lainauspalvelu: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio, lainauksen tiedot (kuten laina-aika ja lainatut välineet

Kuvapankki: annetut kuvausluvat Tampereen yliopiston viestinnän hallinnoimassa arkistossa; valokuvakansiot, josta käy ilmi tapahtuman nimi ja päivämäärä (kuvissa esiintyviä henkilöitä ei yksilöidä)

Miten keräämme tietojasi?

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai hänen huoltajaltaan. Oppilaitosten henkilöstötiedot kerätään julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä. LUMA2020-hankkeen https://2020.luma.fi/ sekä StarT-ohjelman ilmoittautumistiedot saadaan Helsingin yliopiston hallinnoimasta yhteisrekisteristä.

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö on niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Toimintaan ja tapahtumiin liittyviä henkilötietoja säilytetään vain välttämättömän ajan, kuitenkin enintään kaksi vuotta.

Viestintään liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin viestintään liittyvien tietojen säilyttäminen on asiakkuusyhteistyön kannalta tarpeellista. Rekistereissä olevaa tietoa käydään läpi aktiivisesti ja tarpeettomaksi käyneet tiedot poistetaan tai mikäli rekisteröity vaatii tietojensa poistamista.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Henkilötietoja ei luovuteta.

LUMA-keskus Suomi- verkosto on 11 yliopiston johdettu verkosto, jota hallinnoi Helsingin yliopisto. Verkoston kotisivut: https://www.luma.fi/

Tampereen yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Tampereen yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella. Tällöin kyse ei ole henkilötietojen luovutuksesta, vaan vastuu henkilötietojen käsittelystä säilyy korkeakoululla.

Henkilötietojen siirto EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Korkeakouluyhteisön tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen ja oikeuskäytännön vaatimusten mukaisesti.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa hakeutumiseen liittyvässä järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Puhelinvaihde: 02956 66700

Yhteydenotto tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä

Kirjautuneena käyttäjänä voit useissa korkeakoulun järjestelmissä tarkastella omia tallennettuja tietojasi. Oikaisua virheellisiin tietoihin voit pyytää osoitteesta juniversity [at] tuni.fi 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 8.12.2021