Tietosuojailmoitus – Tampereen ammattikorkeakoulun henkilöstöpalvelut

Tampereen ammattikorkeakoulu Oy ja Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön. Kumpikin korkeakoulu toimii henkilöstönsä osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Tampereen ammattikorkeakoulu tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä henkilöstö- ja työsuhdeasioiden, työnhakijatietojen ja resurssisopimusten ja palkkioiden käsittelyyn sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen. Tampereen ammattikorkeakoulu käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Tällaisia tehtäviä ovat:

henkilöstösuunnittelu ja henkilöstömenojen budjetointi
rekrytointi ja siihen liittyvien henkilöarviointien käsittely sekä sisäiset tehtävänjärjestelyt
sisäinen viestintä
perehdyttäminen, työvälineiden ja –tilojen hallinnointi
työajanseuranta ja –kohdentaminen, kokonaistyöajassa olevien työsuunnitelmat
työsuhdetietojen hallinnointi
palkan määrittely sekä tehtävän vaativuuden arviointi ja henkilökohtaisen työstä suoriutumisen arviointi
palkan ja palkkioiden maksaminen
resurssisopimusten hallinta
osaamisen arviointi ja kehittäminen sekä työssäoppimisen edistäminen
kehityskeskustelujen käyminen
työterveyshuollon hoitaminen ja työkyvyn ja työhyvinvoinnin edistäminen
työsuojelutehtävät (tasa-arvo, yhdenvertaisuus, työtapaturmat)
työntekijöiden palkitseminen (ansiomerkit ym.)
matkustamisen ja ulkomaan komennusten hallinnointi, matkalaskutus
työsuhteen elinkaareen liittyvien tehtävien hoitaminen
johtamiseen liittyvät toimenpiteet kuten varhaisen tuen malli ja kuulemistilanteet
tilastointi ja raportointi ja toiminnanohjaus
työnhakijoiden tietojen käsittely
jäsenten valitseminen korkeakouluyhteisön toimielimiin.

Mikä on henkilötietojesi käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Tampereen ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön ja henkilön antamaan suostumukseen. Ammattikorkeakoululla on oikeus käsitellä henkilöstönsä henkilötietoja seuraavin perustein:

Tampereen ammattikorkeakoulun työntekijät:

sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena
rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö: tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi
rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen: rahoittajien edellyttämä raportointi, osaamiskartoitus
rekisteröidyn suostumus.

Muut kuin työsuhteessa olevat, kuten palkkionsaajat:

rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena
rekisteröidyn suostumus.

Arkaluonteiset tiedot: Ammattiliiton jäsenyystietoja käytetään henkilön suostumuksella jäsenmaksujen perintään ja terveystietoja käsitellään Tampereen ammattikorkeakoulun velvoitteiden ja sen työntekijöiden erityisten oikeuksien noudattamiseksi (kuten työterveyshuolto).

Pääasialliset säädökset:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
Tietosuojalaki (1050/2018)
Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
Työsopimuslaki (55/2001)
Työturvallisuuslaki (738/2002)
Työehtosopimus
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Työaikalaki (605/1996)
Vuosilomalaki (162/2005)
Julkisten alojen eläkelaki (81/2016)
Keva-laki (66/2016)
Tilastolaki (280/2004)
Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015)
Laki koulutuksen korvaamisesta (1140/2013)
Tartuntatautilaki (1227/2016)s
Laki yhteistoiminnasta yrityksissä (334/2007)
Työterveyshuoltolaki (jossa säädetään työnantajan velvollisuudesta järjestää työterveyshuolto)

Muut noudatettavat säännökset:

Tampereen ammattikorkeakoulun johtosääntö
Tampereen ammattikorkeakoulun tutkintosääntö

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Rekrytoinnin yhteydessä hakijoilta kerättävät tiedot:

nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asuinpaikkakunta, maa
tutkinto- ja koulutustiedot
aiempi työkokemus
kielitaito
tilastointia varten: sukupuoli, kansalaisuus tasolla Suomi /Muu (jos muu: niin maanosa), mistä sait tiedon avoimesta tehtävästä, oletko työskennellyt meille aiemmin
mahdolliset rekrytointikohtaisesti kysyttävät tiedot ja liitteet kuten CV, videohaastattelutallenne.

Tampereen ammattikorkeakoulun työntekijät:

nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, työpisteen osoite, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero
koulutustiedot
työsuhde- ja palkkaustiedot, verotustiedot, pankkitilitiedot
tehtävien vaativuuden ja henkilökohtaisten työstä suoriutumisten arvioinnit
työajanseuranta- ja poissaolotiedot
järjestelmien käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot.

Palkkionsaajat:

nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, sähköpostiosoite
koulutustiedot
palkkioperuste- ja palkkaustiedot, verotustiedot, pankkitilitiedot
järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot.

Arkaluonteiset henkilötiedot: Henkilöstöjärjestelmissä käsitellään poissaolotietoja (sairauspoissaolon perusteena oleva koodi). Terveystietoja ei käsitellä henkilötietojärjestelmissä.

Miten keräämme tietojasi?

rekisteröidyltä itseltään
viranomaisilta ja vakuutusyhtiöiltä
henkilöstöhallinnollisista päätöksistä
ammattikorkeakoulun rekrytointi- ja henkilöstöjärjestelmistä
Tampereen ammattikorkeakoulun käyttäjähallintajärjestelmästä
sairauspoissaolotodistuksista.

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö ole niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Tietoja voidaan luovuttaa ammattikorkeakoulun yksiköiden käyttöön tarpeen mukaan. Henkilötietoja Tampereen ammattikorkeakoululla pääsevät keräämään ja käsittelemään ne, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, esim. esihenkilöt ja henkilöstöpalvelujen työntekijät ja Tampereen yliopiston tietohallinto.

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti seuraaville tahoille:

viranomaiset, ammattijärjestöt, vakuutusyhtiöt, pankit, Kela, työterveyshuoltopalvelujen ja matkatoimistopalvelujen tuottajat, Opetus- ja kulttuuriministeriö, Tilastokeskus, EK, Sivista, tulostus- ja verkkopalkkapalvelun palveluntarjoajat, henkilöstöetuja tuottavat palveluntarjoajat.

Henkilötietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tampereen korkeakouluyhteisön (Tampereen ammattikorkeakoulu ja Tampereen yliopisto) tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön sekä korkeakoulun tiedonohjaussuunnitelmaan.
Tietojen säilytysajat on määritetty Tampereen ammattikorkeakoulun tiedonohjaussuunnitelmassa.

Säilytysajat perustuvat arkistolakiin ja muuhun lainsäädäntöön sekä Tampereen ammattikorkeakoulun ohjeistukseen ja tiedonohjaussuunnitelmaan. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan.

Yleisimpiä säilytysaikoja: Työntekijöiden työsopimustietoja ja palkka-aineiston tietoja säilytetään 50 vuotta, mutta esimerkiksi työajanseurantatietoja säilytetään vain 3 vuotta.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa korkeakoulun järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Puhelinvaihde: 02956 66700

Yhteydenotto tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan tietosuoja.tamk [at] tuni.fi (tietosuoja[dot]tamk[at]tuni[dot]fi) tai osoitteella Kirjaamo, Tampereen ammattikorkeakoulu, Kuntokatu 3, 33520 Tampere.

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 22.6.2022.