Asiakkuus- ja sidosryhmäsuhteet sekä viestintä ja markkinointi

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Tampereen korkeakouluyhteisö käsittelee henkilötietoja korkeakouluyhteisön viestinnän, myynnin ja markkinoinnin, sidosryhmä- ja asiakassuhteiden, maksullisen koulutustoiminnan sekä lahjoittaja- ja alumnisuhteiden hoitamiseksi yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja korkeakoulujen toiminnan vaikuttavuuden sekä maksullisen palvelutoiminnan toteuttamiseksi, laadun varmistamiseksi ja edistämiseksi. Korkeakouluyhteisö käsittelee henkilötietoja myös tapahtumaosallistumisen, maksullisen koulutusliiketoiminnan, varainhankinnan ja tarvekartoituskyselyiden toteuttamiseksi.

Tampereen korkeakouluyhteisön yhteiskuntasuhteiden sidosryhmät sisältävät henkilöitä, joita halutaan käyttää asiantuntijoina, kumppaneina, vierailevina luennoitsijoina, tutkimuskohteina tai muussa vastaavassa yliopiston toiminnassa esim. alumnitoiminta. Sidosryhmiin kuuluvat myös ne henkilöt, jotka ovat tilanneet julkaisun, uutiskirjeen tai muuta viestintää sekä ne, joille lähetetään erilaisissa jakeluissa myynti- ja markkinointiviestintää tai tarvekartoituskyselyitä yhteiskunnan korkeakouluyhteisön tarjoamille palveluille.

Mikä on henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1. a) kohdan mukaisesti, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelylle  
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1. c) mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1. e) mukaisesti yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1. f) kohdan oikeutetun edun mukaisesti

Kysymme suostumuksen kuvamateriaalin käyttämiseen markkinointiin ja markkinointiviestinnän vastaanottamiseen. Sopimus ja siihen perustuva asiakassuhde on henkilötietojen käsittelyn perusteena yliopiston tutkimus- ja koulutuspalveluiden osalta. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on henkilötietojen käsittelyperusteena tilanteissa, joissa toimitetaan markkinointiviestintää tai muuta tietoa yliopiston toiminnasta ja tilaisuuksista aiemman asiakkuuden perusteella. Lahjoittajien tietoja käsitellemme lakisääteisen velvoitteen noudattamisen perusteella. Kumppanien tietoja käsitellemme rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella sekä lakiin perustuvan tehtävän suorittamiseksi. Käsittelemme lakisääteisen perustan mukaisesti työsuhteessa olevien henkilöiden kuvia.

Käsittelemme tapahtumiin osallistumisissa myös ns. arkaluonteisia tietoja (tieto ruokavaliosta voi sisältää arkaluonteista tietoa). Erityisperuste näiden tietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.

Pääasiallinen lainsäädäntö

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Yliopistolaki (558/2009)
  • Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
  • Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
  • Arkistolaki (831/1994)
  • Tekijänoikeuslaki (404/1961)

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

  • Media: nimi, yhteystiedot
  • Alumnit: nimi, yhteystiedot, tutkintotiedot, syntymäaika, tehtävänimike, kiinnostuksen kohteet.
  • Maksullinen koulutusosallistuminen: nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, laskuttamiseen tarvittavat tiedot, palautteen kerääminen ja erityistarpeiden huomioiminen
  • Lahjoittajat: nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti, lahjoituksen summa ja kohde. Henkilötunnus kerätään yksityislahjoittajilta, jotka ovat lahjoittaneet 850 euroa tai enemmän vuodessa.
  • Lahjoitukseen liittyvä tieto (pankkiyhteys, maksutapa, viestikentän tiedot)
  • Alumnien, lahjoittajien ja kumppaneiden kanssa käyty yhteydenpito
  • Uutiskirjeet ja markkinointiviestintä: yhteystiedot
  • Äidinkieli ja asiointikieli
  • Koulutustapahtumatiedot: nimi, yhteystiedot, tapahtumatiedot, laskuttamiseen tarvittavat tiedot, palautteen kerääminen ja vastaavien tapahtumien markkinointi sekä erityistarpeiden huomioiminen
  • Valo- ja videokuvat, kuvausluvat

Kuvaaminen viestintä- ja markkinointityössä

Tampereen korkeakouluyhteisö käyttää kuvia markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Kuvattavilta henkilöiltä pyydetään kuvauslupa.

Tampereen korkeakouluyhteisön tiloissa ja tapahtumissa voidaan ottaa valokuvia ja/tai videokuvaa. Kuvia ja videoita voidaan julkaista Tampereen korkeakouluyhteisön verkkosivuilla, sosiaalisen median tileillä tai muissa yliopistoon liittyvissä julkaisuissa.

Miten keräämme tietojasi?

Osa tarpeellisista henkilötiedoista saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan täydentää oikeellisuuden varmistamiseksi korkeakouluyhteisön sisäisistä tietojärjestelmistä ja maksullisista osoitepalveluista.

Asiakasymmärryksen lisäämiseksi Tampereen korkeakouluyhteisö voi kerätä tietoa myös julkisista lähteistä. Tällaisia tietoja ovat muun muassa:

  • Yhteystietosi
  • Koulutustaustasi ja työurasi
  • Käyttämiämme tietolähteistä ovat muun muassa Väestörekisterikeskus, Tampereen korkeakouluyhteisön opintorekisteri, Tampereen korkeakouluyhteisön tapahtumahallintajärjestelmistä sekä yhteystietopalveluista.

Henkilötietojen säilytysajat

Tampereen yliopistolle tehtyjä lahjoituksia koskevat henkilötiedot säilytetään pysyvästi yliopistoja koskevan lainsäädännön perusteella.

Muut henkilötietojen säilytysajat ovat:

  • Alumnien tiedot: tiedot poistuvat, kun alumni itse pyytää poistamaan ne alumnirekisteristä.
  • Asiakkuusyhteistyötahojen tiedot: tiedot poistetaan asiakkuuden päättymisen jälkeen x
  • Koulutustapahtumaosallistumistiedot: tiedot tallennetaan alumnien, lahjoittajien ja yhteistyökumppaneiden osalta. Halutessasi voit pyytää yliopistoa poistamaan tiedot. Tapahtumaspesifit tiedot poistetaan, kun tietoja ei enää ko. tapahtuman toteuttamiseen tai hoitamiseen. Yhteystietoja voidaan käyttää tulevan saman alan tapahtumatiedotteiden lähettämiseen tapahtuman päättymisen jälkeen, jonka jälkeen kerättyjä tietoja säilytetään tarvittaessa anonyymisti tilastointitarkoituksessa.
  • Kuvat ja videokuva viestintä- ja markkinointitarkoituksessa säilytetään seuraavasti:
    • arkistolain määrittämät säilytysajat
    • kuvaajan kanssa erikseen sovittu käyttöoikeusaika
    • kuvapankissa 20 vuotta, jonka jälkeen siirto arkistoon (kuvapankki toimii kuvien arkistona)

Muiden tietojen säilytysajat löydät Tampereen korkeakouluyhteisön tiedonohjaussuunnitelmasta.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Kuvapalvelu luovuttaa medialle journalistiseen käyttöön haastateltujen yhteisön jäsenten henkilökuvia. Henkilötietoja voidaan käyttää tieteelliseen tutkimukseen.

Henkilötietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Pääsääntöisesti henkilötietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa korkeakoulun järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Puhelinvaihde: 02956 66700

Yhteydenotto henkilötietojesi käsittelyyn kysymyksissä

Oikaisua virheellisiin tietoihin voit pyytää sen liittyvän prosessin yhteydessä, jossa tieto syntyy. Kirjautuneena käyttäjänä voit useissa korkeakoulun järjestelmissä tarkastella omia tallennettuja tietojasi.

Yhteydenotto alumniasioissa alumni [at] tuni.fi

Yhteydenotto varainhankintaan liittyvissä asioissa donations.tau [at] tuni.fi
Yhteydenotto jatkuvan oppimisen asioissa kehityosaajana [at] tuni.fi
Yhteydenotto yliopiston viestintään osoitteella viestinta.tau [at] tuni.fi ja ammattikorkeakoulun viestintään osoitteella viestinta.tamk [at] tuni.fi.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 20.9.2021