Teams-työtila työskentelyalustana

Teams-työtilan soveltuvuus
Työtilan nimi ja sähköpostiosoite
Työtilan käyttäjäroolit
Muistutusviesti Teams-työtilan omistajille ryhmän jäsenen työsopimuksen päättymisestä
Työtilan avoimuus
Työtilojen elinkaari
Työtilasta eroaminen ja työtilan poistaminen
Työtilan sovellukset
Työtilan sisäiset keskustelut ja videotapaamiset
Työtilan yhteiset videot (Stream)

Teams on työtila korkeakouluyhteisön ryhmien käyttöön. Se on tarkoitettu yhteisten dokumenttien työstämiseen ja säilyttämiseen. Se ei kuitenkaan ole pelkkä dokumenttikirjasto, vaan se sisältää myös keskustelualustan ryhmäkeskustelujen tarpeisiin. Keskustelualusta sisältää sekä pikaviestimen että verkkokokousominaisuudet.  

Teams-työtila koostuu tutuista Microsoft 365 -sovelluksista ja niiden erilaisista yhdistelmistä mm. SharePoint, Teams ja Planner. Ryhmien omistajat hallinnoivat ryhmän käyttäjäoikeuksia ja asetuksia.

Palveluja suositellaan käytettäväksi tietokoneelle asennettavilla sovelluksilta, mutta ne ovat käytettävissä myös selaimella tai mobiililaitteisiin ladattavilla sovelluksilla. Henkilöstö ja opiskelijat voivat ladata Office 365 -ohjelmapaketin Microsoft 365 -portaalista henkilökohtaiselle tietokoneelle ja käyttää Office-ohjelmia ryhmien yhteisten Office-tiedostojen työstämiseen.

Tutustu erilaisten tallennuspaikkojen vertailuun sivulla Tallennustilan valinta.

Teams-työtilan soveltuvuus

Soveltuvuus	Rajaukset	Kustannus
Soveltuu ns. tavanomaisten henkilötietojen käsittelyyn (henkilötietokategoria 3Y + lisäksi myös 2A on mahdollinen, kun tiedot erikseen salattu).   Suositellaan erityisesti ryhmässä työstettävien työdokumenttien/tiedostojen tallennuspaikaksi.  Palvelu tuotetaan ja siinä oleva data sijaitsee ETA-alueella. Pääsy tietoihin varmistetaan kaksivaiheisella tunnistautumisella ja käyttö on lokivalvottua. Henkilötietokategoriat	Jakaminen: soveltuu parhaiten organisaation dokumenttien jakamiseen ja työstämiseen yhdessä.   Mahdollistaa myös oman organisaation ulkopuolisten osallistujien lisäämisen työskentelyalueelle (Huom – määriteltävä aluetta tilatessa).	Sisältyy TUNI-tunnuksen käyttöoikeuteen.

Työtilan nimi ja sähköpostiosoite 

Työtilan nimen eteen tulee aina automaattisesti TG- etuliite, jotta työtilat ovat tunnistettavissa mm. osoitekirjassa. Nimi voi olla maksimissaan 60 merkkiä. Teams-työtilan nimessä ei saa luontihetkellä käyttää ääkkösiä tai erikoismerkkejä. Jos työtilan nimessä on ääkkösiä tai erikoismerkkejä, ne poistetaan automaattisesti sekä ryhmän sähköpostiosoitteesta että url-osoitteesta. Työtilan nimeä pääsee luonnin jälkeen itse muuttamaan, mutta sähköposti- ja url-osoitteen muutos tehdään IT Helpdeskin kautta.

Työtilalle luodaan sähköpostiosoite, jota voi käyttää korkeakouluyhteisön ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Sähköpostiosoite muodostuu TG-etuliitteestä, työtilan nimestä ja @groups.tuni.fi -loppuosasta eli sähköpostiosoite on muotoa 'TG-xxxxxxx [at] groups.tuni.fi'. Työtilan omistajan tulee aktivoida sähköpostin vastaanottaminen ulkopuolelta työtilan asetuksista Outlook Onlinessa (ks. tarkemmat ohjeet alla). Samasta paikasta omistaja voi määritellä, että kaikki tapahtumat lähetetään jäsenten Saapuneet-kansioihin.

Työtilan käyttäjäroolit 

Työtilassä on kolme eri käyttäjäroolia: omistaja (Owner), jäsen (Member) ja vieras (Guest). 

Jokaisella työtilalla tulee olla vähintään kaksi omistajaa, jotka hallinnoivat työtilan käyttäjäoikeuksia ja asetuksia. Työtilan luoja asetetaan automaattisesti omistajaksi. Työtilan luojan tulee antaa omistajaoikeus myös jollekin työtilansä jäsenistä. Työtilojen jäsenet voivat muokata ja poistaa työtilan sisältöä, mutta he eivät voi hallita työtilan asetuksia tai jäseniä. Jos annat työtilan omistajana toiselle henkilölle omistajan roolin, on hänellä täysin samanlaiset oikeudet työtilaan kuin sinullakin. 

Uusien jäsenten lisääminen ja omistajamuutokset on mahdollista työtilan luonnin jälkeen. Omistajan tehtävänä on huolehtia, että työtiloihin ei jää ylimääräisiä käyttäjiä esimerkiksi tilanteessa, jossa henkilön työsopimus päättyy ja hän jatkaa korkeakouluyhteisössä toisessa roolissa. Jäsentä ei poisteta automaattisesti työtilasta, vaan se on aina tehtävä omistajan toimesta. Muistutamme automaattisella sähköpostiviestillä Teams-työtilan omistajaa, kun työtilan jäsenen työsopimus päättyy. Lisätietoa muistutusviestistä. 

Työtiloihin voi kutsua myös korkeakouluyhteisön ulkopuolisia henkilöitä, jos omistajat ovat sallineet ulkopuolisten lisäämisen työtilaa tilattaessa. Ulkopuoliset henkilöt lisätään aina Guest-roolissa. Guest-roolissa olevilla henkilöillä on aina rajatummat pääsyt työtilan sovelluksiin ja sisältöihin, eikä heille voi antaa omistajan roolia. Työtilaan kutsuttavien ulkopuolisten henkilöiden tulee ottaa kaksivaiheinen tunnistus käyttöön. Voit lukea Guest-roolin rajoituksista Microsoftin ohjesivuilta.

Sekä omistajan että jäsenien oikeudet päivittyvät pienellä viiveellä työtilan luontivaiheessa, joten kannattaa odottaa muutama tunti ja tilanne yleensä ratkeaa itsekseen.

Muistutusviesti Teams-työtilan omistajille ryhmän jäsenen työsopimuksen päättymisestä

Työtilan omistajille lähetetään automaattinen muistutusviesti, kun työtilan jäsenen työsopimus päättyy eikä uutta työsopimusta ole alkamassa seitsemän vuorokauden sisällä. Muistutus lähetetään, vaikka käyttäjällä olisi voimassa oleva resurssisopimus tai opiskeluoikeus. Muistutus lähetetään vain yhden kerran. Omistajan tehtävänä on tässä tilanteessa arvioida jäsenyyden tarve ja poistaa hänet tarvittaessa ryhmästä. 

Automaattisten sähköpostimuistutusten avulla omistajat pystyvät paremmin huolehtimaan, että ryhmiin ei jää ylimääräisiä käyttäjiä esimerkiksi tilanteessa, jossa henkilön työsopimus päättyy ja hän jatkaa korkeakouluyhteisössä toisessa roolissa. Jäsentä ei poisteta automaattisesti ryhmästä, vaan se on aina tehtävä omistajan toimesta.  

Jos työsopimuksen päättyminen koskee ryhmän omistajaa, lähetetään muistutus tässä tapauksessa ryhmän muille omistajille.  

Työtilan avoimuus 

Työtila voi olla joko yksityinen (Private) tai julkinen (Public). Kaikki yksityiset ja julkiset työtilat ovat löydettävissä ja haettavissa käytössä olevien sovellusten kautta.

• Yksityisen työtilan materiaalia ja sisältöä pääsee lukemaan ja muokkaamaan ainoastaan työtilaan lisätyt tai hyväksytyt henkilöt.
• Yksityiseen työtilaan voivat hakeutua jäseniksi korkeakouluyhteisöön kuuluvat henkilöt ja työtilan jäsenet voivat kutsua muita henkilöitä yksityiseen työtilaan, mutta ainoastaan omistajat voivat hyväksyä henkilöt työtilan jäseniksi. 
• Julkiseen työtilaan voi kuka tahansa korkeakouluyhteisössä liittyä jäseneksi ilman omistajan hyväksyntää.

Huomaathan, että julkisen työtilan materiaalit ovat koko korkeakouluyhteisön käytettävissä eli kaikkien niiden, joilla on TUNI-tunnus.

Työtilojen elinkaari

Työtilojen elinkaaritoiminto ei ole tällä hetkellä käytössä, mutta se on tulossa.

Työtilasta eroaminen ja työtilan poistaminen

Mikäli työtila on sinulle tarpeeton, mutta muille jäsenille todennäköisesti tarpeellinen, pystyt itse poistumaan työtilasta klikkaamalla Teams-näkymässä työtilan nimen vierestä kolmea pistettä ja valitsemalla avautuvasta valikosta Poistu tiimistä (Leave team).

Mikäli työtila on käynyt tarpeettomaksi ja sen voi poistaa, tämän voi tehdä työtilan omistaja klikkaamalla Teams-näkymässä työtilan nimen vierestä kolmea pistettä ja valitsemalla avautuvasta valikosta Poista tiimi (Delete team).

Työtilan sovellukset 

Teams-työtilat saavat käyttöönsä useita sovelluksia, jotka soveltuvat erityyppiseen työskentelyyn, opetukseen ja oppimistapahtumiin, mm. SharePointin yhteisille tiedostoille, Teams-tiimitilan keskusteluille ja videotapaamisille, Plannerin tehtävien hallinnalle ja Streamin (SharePoint) yhteisille videoille. Työtilan sovellukset ovat monessa tapauksessa yhteydessä toisiinsa; esimerkiksi Teams-tiimitilan kanavien tiedostot tallentuvat SharePoint-sivuston tiedostokirjastoon ja Teams-tiimitilan videotallenteet tallentuvat joko työtilan tiedostoihin tai tallentajan OneDriveen asetuksista riippuen.

Työtilan sisäiset keskustelut ja videotapaamiset 

Työtilan jäsenet voivat luoda keskustelukanavia yhteisten aiheiden ympärille Teams-tiimitilassa. Kanavissa voi lähetellä viestejä ryhmän sisäisesti ja pitää videotapaamisia ryhmässä olevien henkilöiden kanssa. Kanavia voi oletuksena luoda työtilan jäsenet ja omistajat klikkaamalla nimen vierestä kolmea pistettä ja valitsemalla avautuvasta valikosta Lisää kanava (Add channel). Työtilan omistajat voivat luoda myös yksityisiä kanavia (maksimi 30), jossa vain ryhmän tietyt henkilöt voivat keskustella. Kanava voidaan laittaa automaattisesti kaikille työtilan jäsenille suosikkeihin, jotta kanava tulisi näkyviin kanavalistaukseen. Työtilan omistaja voi lisätä 10 kanavaa suosikkeihin muiden puolesta.

Jokainen voi piilottaa kanavia kanavalistauksessa klikkaamalla kanavan nimeä hiiren oikealla ja valitsemalla Piilota (Hide). Kanavan saa näkyviin valitsemalla Piilotetut tiimit ja klikkaamalla piilotetun kanavan kohdalla Näytä (Show).

Tiimitilassa voi työstää yhteisiä tiedostoja, jotka tallentuvat ryhmän SharePoint-tiedostokirjastoon. Teams-tiimitilaan voi liittää ryhmän muita sovelluksia omiksi välilehdiksi mm. Planner-tehtävät ja Stream-videot. 

Teams-tiimitilojen käyttöä varten kannattaa ladata ja asentaa tietokoneelle ja puhelimeen Microsoft Teams, jotta saat parhaan mahdollisen käyttökokemuksen.

Työtilan sähköposti ja kalenteri (Outlook)  

Työtilat voivat viestiä ryhmän ulkopuolisille henkilöille käyttäen Outlook-sähköpostin selainnäkymää. Jokainen ryhmään kuuluva näkee ryhmälle saapuneet viestit ja voi myös tilata ne reitittymään henkilökohtaiseen TUNI-sähköpostiosoitteeseensa muuttamalla ryhmän SharePoint-näkymässä tähdestä asetukseksi Seurataan/Followed. Sähköpostin vastaanottaminen ulkoapäin vaatii omistajan tekemän asetuksen muutosta (ohje alla). 

Kaikki ryhmässä olevat henkilöt voivat lähettää sähköpostia ryhmän Outlook-sähköpostinäkymässä. Lähettäessä sähköpostia ryhmän sähköpostinäkymässä, lähettäjänä näkyy lähettäjän oma henkilökohtainen sähköpostiosoite.

Ryhmän yhteisiin tapaamisiin on mahdollista hyödyntää yhteistä kalenteria. 

Ryhmäsähköpostin vastaanottamisen aktivointi korkeakouluyhteisön ulkopuolisilta henkilöiltä sekä ryhmän käyttäminen sähköpostilistana

1. Avaa Outlook-sähköposti selaimessa 
2. Kirjaudu tarvittaessa sisään käyttämällä tuni-sähköpostiosoitetta ja salasanaa 
3. Avaa Ryhmä-valikko ja valitse oikea ryhmä 
4. Klikkaa oikeassa yläreunassa olevaa rataspainiketta 
5. Klikkaa Edit group -painiketta 
6. Sähköpostien vastaanottamisen aktivointi korkeakoulunyhteisön ulkopuolisilta: valinta Let people outside the organization email this group -valintakenttään 
7. Ryhmän käyttäminen sähköpostilistana:
   Laita valinta Send all group conversations and events to members’ inboxes. They can stop following this group later if they want to. -valintakenttään 
8. Lopuksi klikkaa lopuksi Save-painiketta 

Työtilan tiedostot ja sisällöt (SharePoint-sivusto ja tiedostokirjasto) 

Ryhmän jäsenet voivat jakaa ja työstää yhteisiä tiedostoja työtilan tiedostokirjastossa. Työtilan sivustoon voi luoda myös listoja ja sivustossa voi jakaa ajankohtaista sisältöä käyttämällä sivuston uutisia. Työtilan omistajat voivat laajentaa sivustoa tarjolla olevilla sivuston sovelluksilla. 

1. Tutustu SharePoint-sivuston käyttöön 

2. Lataa ja jaa tiedostoja SharePoint-tiedostokirjastossa 

3. Synkronoi tiedostot ja kansiot tietokoneelle 

Poistetut tiedostot menevät sivuston roskakoriin, josta ne ovat palautettavissa 90 päivän sisällä. Tiedostot voi palauttaa Microsoftin ohjeiden mukaisesti. 

Työtilan tehtävien organisointi (Planner)  

Planner helpottaa työtilan jäsenten tehtävien jakamista, seuraamista ja järjestelyä. Plannerissa voi määritellä ryhmän jäsenille tehtäviä ja lajitella niitä omiksi kokonaisuuksiksi. Tehtävät voidaan esittää usealla eri tavalla helpottamaan tehtävien toteutusta ja seuraamista. Tehtävien lisääminen ja muokkaaminen onnistuu joko selaimessa Planner-sovelluksella tai ryhmän Teams-tiimitilassa.

Video: Planner-sovelluksen käyttö Teamsissä

Tehtävien hallinta selaimessa Planner-sovelluksella

1. Avaa Planner-sovellus
2. Valitse ryhmän Planner
3. Aloita tehtävien lisääminen
4. Määritä tehtäviä jäsenille
5. Järjestä tehtävät säiliöihin
6. Seuraa tehtävien edistymistä

Työtilan yhteiset videot (Stream)

Streamistä on olemassa vielä kaksi eri versiota. Vanhat ennen 14.6.2021 luodut tallenteet löytyvät Stream (klassinen) -sovelluksesta ja sen jälkeen luodut talleenteet löytyvät Stream (SharePoint) -sovelluksesta. Stream (klassinen) tallenteet ovat vain organisaation sisäisessä käytössä, mutta Stream (SharePoint) tallenteita voi jakaa myös organisaation ulkopuolelle. Ryhmien jäsenet voivat jakaa ja katsoa videoita Stream -sovelluksessa.

Stream (klassinen) on poistumassa ja tarpeelliset tallenteet pitää siirtää välittömästi OneDriven tai TG-ryhmän tiedostoihin - intra-uutinen.

 

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi