Teams-videotapaamiset

Microsoft Teams on palvelu, joka mahdollistaa  yksittäisten henkilöiden ja ryhmien väliset videotapaamiset. Videotapaamisessa voidaan jakaa videokameran kuvaa, käytössä olevan äänilaitteen mikrofonia sekä tietokoneen näyttöä. Yhdessä Teams-videotapaamisessa voi olla maksimissaan 1000 osallistujaa.

Teams on tarkoitettu Tampereen korkeakouluyhteisön tilaisuuksien toteuttamiseen. Ulkopuolista yritys- tai yhdistystoimintaa, jossa korkeakouluyhteisö ei ole järjestäjänä mukana, ei ole sallittua järjestää Tampereen korkeakouluyhteisön käytössä olevalla M365 Teams -pilvipalvelulla.

Microsoft Teamsin kautta on mahdollista toteuttaa isojen osallistujamäärien Teams-suoratoistoja. Osallistujat voivat seurata Teams-suoratoistoja, mutta eivät voi käyttää omaa mikrofonia tai videokameraa. Osallistujat voivat lähettää Q&A-toiminnon kautta kysymyksiä, jos Teams-suoratoiston järjestäjä on aktivoinut Q&A-toiminnon. Teams-suoratoistoa voi kestää maksimissaan 16 tuntia ja suoratoisto voi seurata maksimissaan 20 000 seuraajaa.
HUOM. Teams-suoratoisto on eri asia kuin tavallinen Teams-videotapaaminen. Lue lisää Teams-suoratoistosta.

Microsoft Teams toimii myös TUNI Groups -ryhmätyöpalvelun kanssa. Kun luot ryhmälle TUNI Groups -ryhmän, saat ryhmän jäsenten käyttöön yhteisen Teams-tiimitilan. Teams-tiimitilassa voi viestiä keskustelukanavilla, pitää ryhmän kesken videotapaamisia, työstää yhteisiä tiedostoja, jakaa projektitehtäviä sekä yhteisiä videoita. Lue lisää TUNI Groups -palvelusta.

Microsoft Teams asennus

Teams työtietokoneella

Microsoft Teams on valmiina asennettuna työtietokoneelle.

1. Avaa Windowsin hakukenttä
2. Hae Teams hakusanalla ja avaa Teams

Teams henkilökohtaisessa laitteessa

Voit ladata Microsoft Teams –ohjelman omalle laitteelle osoitteesta: https://products.office.com/fi-fi/microsoft-teams/download-app. Microsoft Teamsille löytyy myös oma sovellus Applen ja Android -laitteille laitteen sovelluskaupasta.

Teams selaimessa

Teams-kokoukseen voi osallistua käyttämällä uusinta Microsoft Edge tai Google Chrome -selainversiota. Suositus on kuitenkin käyttää tietokoneelle asennettua ohjelmaa, jotta kaikki omainaisuudet olisivat käytettävissä.

Teams Audio Conference -toiminto

Microsoft Teams -kokoukseen osallistujat voivat myös osallistua kokouksiin yleisen Teams-puhelinnumeron ja neuvottelutunnuksen avulla. Soittamalla Teams-numeroon, käyttäjä voi liittyä ääniyhteydellä Teams-kokoukseen, vaikka hänellä ei olisi Internet-yhteyttä tai Teams-sovellusta. Mikäli kutsussa oleva puhelinnumero ei ole paikallinen, niin hän valitsee Paikalliset numerot ja etsii itselle sopivan maakohtaisen puhelinnumeron. Puhelinnumero ja neuvottelutunnus lisätään kokousvaraukseen automaattisesti.

Lisätietoja soittonumeropalvelusta:

• Teams-kokousten soittonumeropalvelu
• Kokoukseen liittyminen Teamsissa

Microsoft Teams kirjautuminen

Microsoft Teams -ohjelmaan ja sovellukseen kirjaudutaan käyttäen omaa tuni-sähköpostiosoitetta ja salasanaa. Vierailijat voivat osallistua kokoukseen ilman kirjautumista, jos heillä ei ole käytettävissä Microsoft 365 tai henkilökohtaisia Microsoft -tunnuksia. Kokouksen voi aloittaa oletuksena kokouksen järjestäjä tai joku muu korkeakouluyhteisön sisältä oleva henkilö.

Ääni- ja videolaiteasetukset

On suositeltavaa tarkistaa oman ääni- ja videolaitteen toiminta ennen kokouksen siirtymistä. 

1. Avaa Teams-valikko klikkaamalla omaa profiilikuvaa tai nimimerkkiä
2. Valitse Asetukset (Settings)
3. Valitse Laitteet (Devices)
4. Tarkista, että käytössä oleva laite on valittu
5. Tarvittessa muuta kaiutin ja mikrofoni asetuksia
6. Tarkista että oikea kamera on käytössä
7. Tee testisoitto

Teams-kokouksen luonti

Ajoitetun Teams-kokouksen voit luoda Outlook ja Teams -ohjelmissa tai selaimessa Outlook ja Teams -kalenterinäkymissä. Voit kopioida kokousvarauksesta Teams-linkin ja lisätä linkin esimerkiksi Moodle-kurssille.

Kokouksen luonti Outlook-ohjelman kautta

1. Avaa Outlook ja Kalenteri (Calendar) -näkymä
2. Klikkaa Uusi Teams kokous (New Teams meeting) –painiketta
3. Anna kokoukselle nimi
4. Lisää kaikki osallistujat (voit lisätä itsesi, jos et ole varma ketä on tulossa kokoukseen)
5. Määritä ajankohta
6. Kirjoita tarkemmat kokoustiedot lisätietokenttään
7. Kopio linkki leikepöydälle klikkaamalla linkkiä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Kopio linkki (Copy hyperlink)
8. Voit tarvittaessa muokata kokouksen liittyviä asetuksia (esittäjän roolit ja odotustilan asetukset)
9. Klikkaa lopuksi Lähetä (Send) -painiketta
10. Lisää kopiotu linkki esimerkiksi Moodle-kurssille

Kokouksen luonti Teams-ohjelman kautta

1. Avaa Teams ja Kalenteri (Calendar) -näkymä
2. Klikkaa Uusi kokous (New meeting) –painiketta
3. Anna kokoukselle nimi
4. Lisää kaikki osallistujat (vähintään yksi vaaditaan Teams-kokousta varten)
5. Määritä kokouksen ajankohta
6. Teams-kokouksen voi järjestää myös TUNI Groups –ryhmän Teams-tiimitilan kanavalla (ryhmän jäsenet saavat kutsun tiimitilan kanvalle)
7. Lisää tarkemmat kokoustiedot
8. Klikkaa lopuksi Tallenna (Save) -painiketta

Teams-kokouksen asetukset

Oletuksena kokouslinkin kautta pääsevät korkeakouluyhteisön jäsenet suoraan kokoustilaan kirjautumisen jälkeen. Myös oletuksena kaikki kokoukseen osallistujat saavat esittäjän (Presenter) roolin eli kaikki voivat esittää omaa näyttöä tai PowerPoint-esitystä kokouksessa. Ulkopuoliset vierailijat täytyy hyväksyä yksitellen kokoukseen. Jos haluat järjestää kokouksen niin, että ulkopuoliset henkilöt pääsevät myös suoraan ilman hyväksymistä kokoustilaan tai, että ainoastaan sinä tai tietyt henkilöt voivat jakaa sisältöä kokouksessa, tulee kokouksen asetuksia muuttaa.

1. Avaa kokousvaraus Outlookissa tai Teamsissä
2. Klikkaa kokouslinkin alapuolella olevaa Meeting options -linkkiä
3. Kokousasetukset avautuvat selaimeen
4. Valitse Who can bypass the lobby -alasvetovalikosta Everyone, jos haluat ulkopuolisten pääsevän myös suoraan kokoustilaan ilman hyväksyntää. Huom. oletuksena kokouksessa tulee olla kokouksen järjestäjä tai joku muu henkilö korkeakouluyhteisöstä ennen kuin ulkopuolinen pääse Teams-kokoukseen.
5. Valitse Always let callers bypass the lobby -kohdassa, sallitko Teams-puhelinnumerolla soittavan osallistujien ohittaa odotustilan.
6. Valitse Announce when callers join or leave -kohdassa, haluatko ilmoituksen aina kun puhelinnumerolla soittava osallistuja tulee kokoustilaan tai poistuu sieltä.
7. Valitse Who can present? -alasvetovalikosta Only me, jos haluat rajoittaa esitysoikeuden itsellesi
8. Valitse Who can present? -alasvetovalikosta Spefic people, jos haluat rajoittaa esittäjän roolin tietyille korkeakouluyhteisön henkilöille. Henkilöt täytyy olla lisättynä kokousvarauksessa, ulkopuolisia ei voi lisätä. Muut henkilöt saavat kokoukseen seuraajan (Attendee) roolin, roolien eroavaisuudet kuvattu alla.

Teams-kokouksen roolit

* oletuksena ladattuja PP-esityksiä voi katsoa itsenäisesti kokouksena aikana, mutta PP-esittäjä voi lukita itsenäisen katselun klikkaamalla silmäkuvaketta

** Esittäjät ja kokouksen järjestäjä voi muuttaa tarvittaessa osallistujien roolia avaamalla osallistuja-näkymän, klikkaamalla osallistujan nimen oikeassa reunassa olevaa lisäsetukset painiketta (kolme pistettä) ja valitsemalla Make an Attende / Make a presenter.

*** Tallennuksen aloittaja saa tiedon sähköpostiin, kun tallenne on katseltavissa. Tallenne linkki tulee saataville kokouksen viestiketjuun ja se on kokoukseen osallistujien katseltavissa. Jos tallennusta ei lopeteta, tallennus lopetataan automaattisesti, kun kaikki ovat poistuneet tai viimeistään 4 tuntia kokouksen aloituksesta.

Kokouksen asetukset kokouksen aikana

Voit muuttaa tarvittaessa kokouksen asetuksia kokouksen aikana.

1. Avaa asetukset (kolme pistettä)
2. Valitse Näytä kokousasetukset (Show Meeting details)
3. Valitse Kokousasetukset (Meeting options)

Ulkopuoliset henkilöt Teams-kokouksessa

Korkeakouluyhteisön ulkopuoliset henkilöt voivat liittyä Teams-kokoukseen, jos kokouksessa oleva Esittäjän (Presenter) roolissa oleva henkilö päästää ulkopuolisen kokoustilaan. Ulkopuolinen henkilö voi kirjautua kokoukseen omalla Office 365 -tilillä tai käyttämällä nimimerkkiä.

Kokouksen järjestäjä voi muuttaa kokouksen asetuksista niin, että ulkopuoliset henkilöt ja vierailijat pääsevät suoraan Teams-kokoustilaan ilman hyväksyntää (lue yllä olevaTeams-kokouksen asetukset)

Ulkopuolisiin ja vierailijoihin liittyvät huomiot:

• Ulkopuolinen voi käyttää kokouksessa mikrofonia ja web-kameraa
• Ulkopuolinen voi esittää sisältöä kokouksessa
• Ulkopuolinen ei voi aloittaa tai lopettaa tallennusta
• Ulkopuolinen ei pääse oletuksena Teams-kokoukseen, jos tilassa ei ole kokouksen järjestäjä tai joku muu korkeakouluyhteisön sisältä

Teams-kokoukseen liittyminen

Tietokoneella Teamsin kautta

1. Avaa Teams ja Kalenteri-näkymä
2. Klikkaa kokouksen varauksessa Liity (Join) -painiketta

Outlookin kautta

1. Avaa Outlook ja Kalenteri-näkymä
2. Valitse kokousvaraus kalenterista ja klikkaa Join Teams Meeting -painiketta

Ääni- ja videolaitteiden tarkistus

1. Laita kamera päälle
2. Tarkista, että käytössä on oikea kamera
3. Vaihda tarvittaessa kamera, jos valittuna on väärä kamera
4. Laita halutessasi taustan sumennustoiminto päälle
5. Laita mikrofoni päälle
6. Avaa äänilaitteen asetukset
7. Tarkista, että valittuna on oikea äänilaite
8. Tarvittaessa muuta äänilaiteasetukset
9. Tee testisoitto
10. Liity kokoukseen klikkaamalla Liity nyt (Join now) -painiketta

Sisällön jakaminen Teams-kokouksessa

1. Klikkaa Jaa-painiketta ja valitse esitettävä materiaali
2. Aloita tietokoneen valitun näytön jakaminen
3. Aloita avoimena olevan ohjelman jakaminen
4. Valitse / lataa ja aloita PowerPoint-esitys
5. Aloita piirtäminen Whiteboardilla

Sisällön jaon aikana

1. Anna etähallinta osallistujalle
2. Jaa myös tietokoneen ääni kokoukseen esimerkiksi videoiden esitystä varten
3. Lopeta sisällön jakaminen
4. Kiinnitä Teams-jakotoiminto yläreunaan
5. Piilota / avaa oma videokuva
6. Mykistä / avaa oma mikrofoni
7. Lopeta sisällön jakaminen
8. Poistu kokouksesta
9. Palaa Teams-kokousnäkymään
10. Pienennä Teams-ikkuna

Chat ja osallistuja-näkymä 

1. Klikkaa pikaviesti-ikkuna auki
2. Aloita keskustelu osallistujien kesken
3. Näet kaikki kokoukseen osallistujat avaamalla Osallistujat-näkymän
4. Avaa osallistujan kohdalla toiminnot (kolme pistettä)
5. Mykistä osallistuja
6. Kiinnitä osallistujan video
7. Poista osallistuja
8. Muuta roolia seuraaja / esittäjä seuraaja (attendee) ei voi jakaa sisältöä kokouksessa
9. Mykistä kaikki muut paitsi itsesi
10. Kutsu kokoukseen osallistujia
11. Kopio kokouksen tiedot leikepöydälle lähettääksesi tiedot osallistujille esimerkiksi sähköpostilla

Teams-kokouksessa: Muut toiminnot 

1. Piilota / avaa oma videokuva
2. Mykistä / avaa oma mikrofoni
3. Lisäasetukset
4. Ääni- ja videolaiteasetukset
5. Kokouksen muistiinpanot
6. Kokouksen tiedot
7. Kokoruututila
8. Videokuvan taustan sumennus
9. Tekstitys
10. Aloita tallennus (tallenne tallentuu Microsoft OneDrive –palveluun)
11. Sulje itseltäsi muiden videokuvat
12. Poistu kokouksesta

Lisätietoa

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi
helpdesk.tuni.fi