Tutkimusdatan hallinta ja tallennus

Vaiheet, joilla tallennat datasi turvallisesti:

1. 1

   Määritä tutkimusaineistojen tietoluokat

   Selvitä minkälaisia tietoja tutkimuksen aineistoissa käsitellään ja määritä sen perusteella aineistojen tietoluokat ohjeistuksen Tiedon tunnistaminen ja luokittelu mukaan. Aineiston tietoluokka vaikuttaa sen suojausvaatimuksiin. Suojausvaatimukset vaikuttavat siihen, missä ja miten tietoja saa käsitellä.

   Tieteellisen tutkimuksen suunnitelma ja perusaineisto sekä teknologisen tai muun kehittämistyön tiedot ovat salassa pidettäviä, jos ne ovat yliopiston tietoja tai yliopiston toteuttaman tilaustutkimuksen tietoja ja sivullisten pääsy tietoihin voisi aiheuttaa haittaa tutkimuksen tai kehittämistyön suorittamiselle tai hyödyntämiselle, sen arvioinnille, sen tutkijalle, tai haittaa sen toimeksiantajalle. Tiedot voivat olla salassa pidettäviä myös muista syistä.

   Jos aineistosi sisältää henkilötietoja, niitä tulee käsitellä ja suojata henkilötietosääntelyn edellyttämällä tavalla. Jos tiedostosi sisältävät tietoa ihmisiltä tai ihmisistä, käsittelet todennäköisesti henkilötietoja. Henkilötietojen anonymisointi on vaikeaa ja pseudonymisoitu henkilötieto on yhä henkilötietoa.

   Jos tutkimusaineisto sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 9 tarkoittamia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai sen artiklan 10 tarkoittamia rikoksiin tai rikkomuksiin liittyviä tietoja, tulee käytettävien palveluiden ja tallennuspaikkojen olla tietoturvatasoltaan niihin soveltuvat. Ohjeita löydät esimerkiksi sivuilta Tietosuoja, Tutkimuksen tietosuoja, Henkilötietojen käsittely ja Tallennustilan valinta. 

   •  ⚠️ Jos aineistosi sisältää henkilötietoja, sinun pitää tehdä käsittelystä tietosuojan riskien arviointi. Ohjeita siihen löydät sivuilta Tutkimuksen tietosuoja – yleisohje ja Tietosuojan vaikutustenarviointi.
   • ⚠️ Jos aineistosi sisältää erityisiä henkilötietoja tai muuta aineistoa, jonka vuotaminen vääriin käsiin voisi johtaa vähäistä suurempaan vahinkoon, sinun pitää tehdä käsittelystä perusteellinen tietosuojan vaikutustenarviointi DPIA. Ohjeita siihen löydät esimerkiksi sivulta Tietosuojan vaikutustenarviointi.
2. 2

   Valitse tallennustila

   Ohjeet tallennuspaikan valintaan ja luottamuksellisuudesta löydät sivulta Tallennuspaikan valinta. Yliopiston vastuulla olevia salassa pidettäviä tutkimusaineistoja saa käsitellä vain yliopiston laitteilla ja yliopiston tallennuspaikoissa. 

   Jos aineistosi sisältää erityisiä henkilötietoja:

   • Aineistoa saa käsitellä vain tietohallinnon keskitetysti ylläpitämällä tietokoneella
   • Jos opiskelijan pitää käsitellä erityisiä henkilötietoja, tiedekunnan pitää tehdä opiskelijalle laaja resurssisopimus ja pyytää IT Helpdeskin kautta hänelle käyttöön samanlainen keskitetysti ylläpidetty tietokone kuin henkilökunnallakin on. 
3. 3

   Salaa data

   Salaa data ainakin silloin, kun luottamuksellisuus sitä vaatii. Jos aineistosi sisältää erityisiä henkilötietoja, tiedostot pitää aina tallentaa erillisellä ohjelmalla salattuina.

   Paras ratkaisu datan salaamiseen ja käsittelemiseen Tampereen korkeakouluyhteisön omissa tallennuspaikoissa on ohjelma Cryptomator, katso sen lisätiedot sivulta Cryptomator-salausohjelmisto.

   Tiedostojen lähettämiseen salattuna on kuitenkin parempi käyttää joko VeraCrypt- tai 7-Zip-ohjelmaa, koska ne tallentavat joukon tiedostoja yhteen isoon salattuun tiedostoon. VeraCryptin käyttöohje on sivulla VeraCrypt-salausohjelmisto ja 7-Zip:n ohjeet ovat sivulla Liitetiedostojen salaaminen.

   Kaikkien mainittujen ohjelmien suoja on vahva ja riittävä kaikenlaisten henkilötietojen tallentamiseen, myös erityisille henkilötietoryhmille (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 9). Ohjelmat löytyvät TUNI-Windows-tietokoneen Software Centeristä. Jos et löydä ohjelmaa Mac- tai Linux-koneelle, ota yhteyttä IT Helpdeskiin. Ohjelmat ovat ilmaisia ja vapaasti käytettäviä, ja oman kotitietokoneen käyttäjä tai korkeakouluyhteisömme ulkopuolinen voi asentaa ne julkisista lähteistä. 

   Lisäohjeita:

   • Salattujen tiedostojen käsittely: Käsittele (katsele, muokkaa) salausohjelmalla salattuja tiedostoja siten, että avaat tiedostot aina suoraan salausohjelman tuottamasta virtuaalilevyasemasta ja tallennat käsittelyn aikana mahdollisesti syntyneet tulokset suoraan siihen virtuaalilevyasemaan. Älä siis kopioi (pura) tiedostoja virtuaalilevyasemasta mihinkään muualle käsittelyä varten, koska silloin tiedostoista jää helposti epähuomiossa käsittelyn jälkeen kopio lojumaan salaamattomaan paikkaan. Tästä on periaatteesta voi jossain erityisessä käsittelytilanteessa joutua joustamaan, mutta silloin ne salaamattomissa paikoissa olevat ylimääräiset kopiot pitää poistaa mahdollisimman pian ja huolella.
   • Salaaminen USB-levylle tai -tikulle:
     • Jos tavalliselle USB-levylle tai -tikulle halutaan tallentaa erityisiä henkilötietoja, USB-levy pitää ensin salata tiedostojärjestelmätasolla. Windows-koneella se tarkoittaa salaamista BitLockerilla, jonka ohjeet alla. Mac-koneiden vastaava ohje Applen sivulla. Vasta sitten USB-levylle saa tallentaa tietoja salattuna jollakin yllä mainituista salausohjelmista. Huomaa, että Windows-koneella tiedostojärjestelmätasolla salattu USB-levy tai -tikku toimii vain Windows-koneissa. Mac-koneilla on vastaava tilanne.
     • Voit myös pyytää IT Helpdeskistä sellaisen USB-levyn, joka salaa automaattisesti sisällön ja toimii kaikilla käyttöjärjestelmillä. Erityiset henkilötiedot pitää salata salausohjelmalla myös tällaiselle levylle tallennettaessa.
     • Jos levy pitää toimittaa toisen henkilön käyttöön, toimita levyn avaamiseen tarvittava salasana tai -koodi vastaanottajalle eri tavalla kuin salausohjelmistossa käyttämäsi salasana: esimerkiksi toinen tekstiviestillä ja toinen salatulla sähköpostiviestillä. Kerro vastaanottajalle, mistä hän voi asentaa käyttämäsi salausohjelmiston, tai tallenna levylle salausohjelmiston asennustiedostot ja portable-versio kaikille tarvittaville käyttöjärjestelmille. 

   LataaMiten suojata USB-asema tai muistitikku BitLockerilla (PDF, 125.52 KB)

   • Salattavan datan siirto: Salassa pidettäviä tietoja, myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, voit siirtää turvallisesti paketoimalla ja salaamalla ne VeraCrypt- tai 7-Zip-ohjelmalla yhdeksi tiedostoksi ja lähettämällä se tiedosto Funet FileSender -palvelulla. Lähetä salauksessa käyttämäsi salasana tekstiviestillä vastaanottajan henkilökohtaiseen puhelinnumeroon. Tällä lailla tiedostoja voi lähettää jollekin korkeakoulumme ulkopuolelle tai siirtää vaikka Windows-koneesta Mac:iin tai päinvastoin.