Opiskelijahallintojärjestelmän (perusrekisteri) rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen ammattikorkeakoulu Oy (myöhemmin TAMK)
Kuntokatu 3 33520 Tampere
Puhelinvaihde 0294 5222

2. Rekisteriasioita vastaava henkilö

Susanna Maunula, IT-suunnittelija, Tietohallinto
050 373 2954, susanna.maunula@tuni.fi

Opiskelijatietojärjestelmän rekisteriasioista vastaava henkilö:
Tarja Kalliomäki-Linnas, Opintopalveluiden päällikkö
050 505 1747, tarja.kalliomaki-linnas@tuni.fi

Opiskelijatietojärjestelmän rekisteriasioista vastaava henkilö toimii järjestelmän omistajana ja antaa rekisteristä tarkempia tietoja rekisteröidylle. Rekisteriasioista vastaavalle osoitetaan esimerkiksi virheenoikaisu- ja tarkastusoikeuspyynnöt.

3. Rekisterin nimi

Opiskelijatietojärjestelmä

4. Rekisterin pitämisen perusteet

Opiskelijatietojärjestelmän tarkoitus on

  • opiskelijoiden ja heidän opinto- ja suoritustietojen ylläpito
  • erilaisten opintoihin liittyvien todistusten ja raporttien tuottaminen sekä
  • tiedonsiirrot viranomaisille.

Opiskelijatietojärjestelmä on korkeakoululle välttämätön toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Järjestelmään rekisteröidään vain opetushallinnon tehtävän hoitamisen, toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisterin tietoja ylläpidetään opiskelijan oikeuksien ja etujen turvaamiseksi. Rekisterin käyttö perustuu ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön ja muuhun sovellettavaan lainsäädäntöön.
 
Laki ammattikorkeakouluopinnoista (L351/2003)
Asetus ammattikorkeakouluopinnoista (A352/2003)
Laki opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä (L1058/1998) 
Asetus ammattikorkeakoulujen yhteishakujärjestelmästä (A1191/1998)

GDPR (2016/679)
Tietosuojalaki (5.12.2018/1050.1.)
Hallintolaki (L434/2003)
Hallintolainkäyttölaki (L1996 ja L1999)
Henkilötietolaki (L523/1999)
Julkisuuslaki (L621/1999)
Julkisuusasetus (A1030/1999)
TAMKin tutkintosääntö

5. Rekisterin tietosisältö

Opiskelijan perustiedot
 
opiskelijan tiedot

  • sukunimi, etunimet, aikaisemmat nimet
  • henkilötunnus, syntymäpäivä, sukupuoli
  • opiskelijanumero ja oppijan kansallinen tunniste (OID)
  • kansalaisuus
  • äidinkieli, asiointikieli, koulusivistyskieli
  • yhteystiedot
  • kotikunta, asuinkunta, maa
  • ulkomaalaisen passinumero
  • tietojen luovuttamista koskevat luvat

opiskelu- ja tutkintotiedot

  • aiempi koulutus
  • henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS)
  • kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihdot
  • koulutusluokitus, koulutusohjelma, suuntautuminen, saapumisryhmä
  • koulutusmuoto
  • lähtöorganisaatio
  • läsnäolo-, valmistumis-, erotiedot
  • opetuskieli
  • opetussuunnitelmat
  • opinnot (opintokokonaisuudet ja -jaksot, opintojakson osat)
  • opintojen edistyminen
  • opinto-oikeusaika, kausimaksimi, käytetyt kaudet
  • opintosuoritukset ja arviointi
  • opintotarjonta, opintototeutukset
  • opiskelijaan liittyvät lisätiedot
  • organisaatio, toimipiste
  • rahoitus
  • todistusmerkinnät
  • tutkinto, tutkintonimike, tutkinnon laajuus, suoritettava laajuus

Opintosuoritustiedot

  • suoritetut opinnot ja suorituspäivämäärät
  • opintojen arvioinnit ja arvioijat
  • opintojen edistyminen
  • valmistumistilanne

Edellä mainittujen tietojen arkistot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

 Opetushallituksen ylläpitämä valtakunnallinen hakijarekisteri, Opintopolku  Opetushallituksen ylläpitämä läsnäoloilmoittautumisen rekisteri, OILI  opiskelijan toimittamat asiakirjat  opiskelijan päivittämät tietojen muutokset ja tietojen luovutusluvat  opiskelijan henkilökohtaiseen opintosuunnitelmaan opiskelijan/opettajan tallentamat tiedot  opintosuoritusten tiedot koulutuksista

Väestörekisterikeskus (ei toistaiseksi tiedonsiirtoa)

7. Tietojen luovutukset

  • Tilastokeskukselle (TilastoL 280/2004) (Valtion säädöstietopankki)
  • Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41§) (Valtion säädöstietopankki)
  • Opetus- ja kulttuuriministeriölle Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon Virtaan
  • työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle (TyöttömyysturvaL 1290/2002, L julkisesta työvoimapalvelusta 1295/2002)
  • ulkomaalaisviranomaiselle ja poliisiviranomaiselle pyynnöstä
  • tieteellistä tutkimusta varten (JulkiL 621/1999 ja HetiL 523/1999). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava vastuullinen tutkija
  • opiskelijaterveydenhuoltoa järjestävälle kunnalle ja muulle opiskelijaterveydenhuollon järjestäjälle (KansanterveysL 66/1972)
  • opiskelijalle itselleen
  • Tampereen ammattikorkeakoulun
    • käyttäjähallintajärjestelmään
    • kulkulupajärjestelmään
    • kirjastojärjestelmään
    • intranetjärjestelmään
    • Uusinta- ja korotustenttejä varten
  • korkeakoulujen väliseen opiskelijaliikkuvuuteen
  • ammattikorkeakoulujen ura- ja rekrytointijärjestelmään
  • opiskelijakunnalle
  • kansainvälisen opiskelija- ja henkilöstövaihdon järjestelmään
  • terveyspalveluiden opiskelijat: kaksi kertaa vuodessa Nurseus-järjestelmään
  • musiikin koulutusohjelman opiskelijat, joiden opettajana toimii Tampereen konservatorion opettaja: Tampereen konservatorion oppilashallintojärjestelmään

Opiskelija voi opiskelijaliittymän kautta hallita tietojenluovutuslupia koulutusmarkkinointiin, suoramarkkinointiin ja Internetiin. Vaikka opiskelija olisi antanut luvan suoramarkkinointiin, tietojen luovutus ei koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti arvioiden. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta. Rekisteriin voidaan myös tallentaa maistraatin myöntämä virallinen turvakielto.

TAMK noudattaa hyvää rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja pyydetään. Henkilörekisterilain mukaan tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on luovutettu. Nimi- ja osoitetietojen käyttäjän tulee ilmoittaa, mistä tiedot on saatu.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Opiskelijatietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei opiskelijoiden yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.

Sähköinen aineisto

  • käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana
  • käyttäjillä on oikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassaolevan työsuhteensa aikana
  • käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin
  • tietojen käsittely ja yhteydet teknisten osajärjestelmien välillä on suojattu asianmukaisella tavalla.

Manuaalinen aineisto

  • säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä
  • työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee
  • tutkintotodistusten jäljennökset säilytetään pysyvästi
  • henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään tietosuojajätteenä

10. Tarkastusoikeus

Rekisteriseloste on nähtävillä TUNIn julkisilla web-sivuilla.

  • opiskelijalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä
  • opiskelija voi tarkastaa tiedot myös opiskelijaliittymän kautta.
  • opiskelijalla on oikeus saada opintotoimistosta virallinen opiskelutodistus ja opintosuoritusote

11. Virheen oikaisu

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteriasioista vastaavan henkilön on välittömästi virheen huomattuaan korjattava virhe tai ilmoitettava siitä henkilölle, jolla on riittävät oikeudet virheen korjaamiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Puhelinneuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777