Sähköpostiviestin salaaminen
Jos haluat suojata sähköpostiviestin sisällön, voit salata viestin. Salaaminen tarkoittaa, että viesti muunnetaan luettavaan muotoon vain lähettäjälle ja määritetyille vastaanottajille — ulkopuoliset eivät voi lukea sitä.
Outlookissa viesti voidaan salata automaattisesti asettamalla luottamuksellisuustunnisteeksi 2A Rajoitettu luottamuksellinen.
Koska viesti salataan yksittäisille käyttäjille, salattua viestiä ei voi lähettää palveluosoitteisiin tai ryhmille.
Manuaalinen salaus uuden viestin kirjoittamisen yhteydessä
Uusi Outlook / Outlookin selainversio (Outlook on the web):
- Avaa uusi sähköpostiviesti omaan ikkunaansa
- Valitse yläreunasta Asetukset
- Klikkaa Salaa
Outlook Classic:
- Avaa uusi sähköpostiviesti omaan ikkunaansa
- Valitse yläreunasta Tiedosto (File)
- Valitse Salaus (Encrypt) → Vain salaus (Encrypt Only)
Huomioitavaa:
Organisaation sisällä:
- Jos vastaanottaja on organisaatiossamme ja salausominaisuudet ovat käytössä, viesti avautuu automaattisesti ilman lisätoimia.
- Salatun viestin tunnistaa viestilistassa näkyvästä lukkokuvakkeesta.
- Viestiä avatessa yläreunassa näkyy ilmoitus siitä, että viesti on salattu.
Liitteet:
- PDF-tiedostot säilyvät salattuina myös vastaanottajan päässä
- Muut liitteet ovat suojattuja toimituksen aikana, mutta suojaus ei välttämättä säily pysyvästi
- Jos liite lisätään TUNI M365 -palvelusta, viesti sisältää linkin tiedostoon
→ Muista antaa vastaanottajalle käyttöoikeudet tiedostoon ennen viestin lähettämistä
Organisaation ulkopuoliset vastaanottajat:
- Vastaanottaja saa ilmoituksen saapuneesta salatusta viestistä
- Viesti voi näyttää huijausviestiltä, koska vastaavaa ulkoasua käytetään myös tietojenkalastelussa
→ On suositeltavaa sopia salatun viestin lähettämisestä etukäteen, jotta viesti tunnistetaan luotettavaksi
Viestin avaaminen (ulkopuoliset käyttäjät):
- Vastaanottaja klikkaa viestin “Lue viesti (Read Message)” -painiketta
- Avautuvassa näkymässä hän voi:
- kirjautua Microsoft 365 -tilille, tai
- käyttää muuta tunnistautumista (esim. Google-tunnus), tai
- pyytää kertakäyttöisen salasanan
Kertakäyttöinen salasana:
- Lähetetään vastaanottajan pyynnöstä samaan sähköpostiosoitteeseen
- On voimassa 15 minuuttia
- Jos salasana vanhenee tai ei toimi, uusi voidaan pyytää samasta näkymästä
- Kun koodi syötetään, viesti avautuu
IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi