Outlook-kalenteri ja kokousmerkinnät

• Outlook-kalenterin käyttö
• Oman kalenterin hallinta
• Oletusasetukset 45 minuutin kokousvarausten tekemiseen
• Kokouskutsun luominen
• Aikatauluavustajan käyttö
• Kokouskutsun hyväksyminen

Microsoft 365:n kaikkiin selainkäyttöisiin toimintoihin pääset osoitteessa: https://m365.cloud.microsoft . Kirjaudu TUNI-sähköpostiosoitteella.

Henkilökohtainen sähköposti, kalenteri, tehtävät ja yhteystiedot ovat osa korkeakouluyhteisön käytössä olevaa Microsoft 365 -palvelukokonaisuutta. Sähköposti, kalenteri, tehtävät ja yhteystiedot löytyvät Microsoft 365 -palvelun Outlook-viestintäpalvelusta. Outlook-palvelu on yksi tärkeimmistä henkilökohtaisen työskentelyn ja opiskelun työvälineistä.

Outlook-kalenterin käyttö

Voit käyttää kalenteria selaimen sekä tietokoneelle tai mobiililaitteeseen asennettavan Outlook-ohjelman kautta. Kalenterin kautta voit lähettää kokouskutsuja ja liittää tapahtumiin muistiinpanoja tai linkin verkkokokoukseen.

Oman kalenterin hallinta

Jotta kalenterikutsun tekijä näkee osallistujien vapaat ajat, varmista, että oma kalenterisi on ajan tasalla ja merkinnät ovat asianmukaisia. Tämä mahdollistaa esimerkiksi Ajoitusavustajan (Scheduling Assistant) toimivuuden ja estää päällekkäiset varaukset.

• Varmista, että Vapaa, Alustava, Varattu, Poissa (Free, Tentative, Busy, Out of office) on merkitty kalenterivarauksiin oikein.
• Voit myös merkitä tärkeät palaverit erillisellä Tärkeä-merkinnällä (High importance). Huom! Ominaisuus ei ole käytössä uudessa Outlookissa.
• Kalenterisi vapaa/varattu-tilanne on koko korkeakouluyhteisön nähtävissä. Muut käyttäjät eivät kuitenkaan näe tarkempaa tietoa kalenteritapahtumistasi, ellet anna heille laajempia oikeuksia. Jos yksikössäsi on käytäntönä jakaa kalenteritiedot, niin noudata niitä.

Laita kalenterimerkintä "Yksityinen"-tilaan, jos kyseessä on henkilökohtaisia tietoja sisältävä tapahtuma.

Oletusasetukset 45 minuutin kokousvarausten tekemiseen

Kokousta tehdessäsi voit määritellä Outlookin lyhentämään automaattisesti esimerkiksi tunnin kokoukset 15 minuuttia lyhemmäksi. Voit tehdä muutoksen myös selainversiossa.

Lopeta kokoukset ajoissa tai aloita myöhässä - Microsoft-tuki

Kokouskutsun luominen

• Luo kutsu Outlookissa tai Teamsissa.
• Merkitse, vaaditko vastausta valintanauhan kohdasta Vastausasetukset (Response options).
• Lisää ne osallistujat, jotka ovat pakollisia Pakollinen-kenttään (Required).
• Lisää ne osallistujat, joiden läsnäolo ei ole välttämätön Vapaaehtoinen-kenttään (Optional). Tämä auttaa osallistujia priorisoimaan ja aikatauluavustajaa löytämään sopivan ajan.
• Lisää agenda ja tarvittavat materiaalit liitteinä (voit myös lisätä/päivittää ne myöhemmin).

Kokouksen tai tapahtuman ajoittaminen Outlookissa (Microsoft-ohje)

Aikatauluavustajan (Scheduling Assistant) käyttö

Hyödynnä Outlookin kalenterinäkymän ylänauhan ajastustoimintoa (Scheduling Assistant), kun haluat tarkastella osallistujien kalenteritilannetta: 

• Valitse osallistujat, niin näet heidän vapaat ja varatut aikansa.
• Voit valita parhaan ajankohdan kaikille pakollisille osallistujille.

Aikataulukyselyn luominen (Microsoft-ohje)

Kokouskutsuun vastaaminen

On tärkeää, että kokouskutsuun, johon on pyydetty vastausta, myös vastataan. Tämä auttaa kokouksen järjestäjää tietämään, kuka kokoukseen on todella osallistumassa ja siten mitoittamaan esim. kokouksen tilat ja muut resurssit oikein. Huom! Jos hyväksyt kokouksen ja valitset “Älä lähetä vastausta”, kokouksen järjestäjä ei näe oletko hyväksynyt/hylännyt kokouksen.

Jokaisen osallistujan tulee valita joku seuraavista vaihtoehdoista:

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi