Usein kysytyt kysymykset – Sähköpostilistat

Merkittävimpiä muutoksia Mailman 2:n ja Mailman 3:n välillä

Sähköpostilistajärjestelmä on päivitetty Mailman 2 -versiosta Mailman 3 -versioon 17.6.2025.

Autentikointi on muuttunut

Mailman 3:ssa ei ole erillisiä sähköpostilistakohtaisia salasanoja sen enempää listojen jäsenille kuin niiden ylläpitäjillekään. Korkeakouluyhteisön jäsenet kirjautuvat käyttöliittymään omalla TUNI-tunnuksellaan, ja muut luovat itselleen paikallisen tunnuksen, jolla kirjautuminen tapahtuu. Kirjautumisen jälkeen käyttäjä näkee kaikki listansa, riippumatta hänen rool(e)istaan kyseisillä listoilla. Salasanamuistutukset eivät enää ole käytössä, mutta korkeakouluyhteisön ulkopuolisten käyttäjien on mahdollista tilata osoitteeseensa linkki, jonka avulla oman salasanansa voi vaihtaa.

Uusi listakohtainen rooli, "Non-Members"

Jokaiseen listaan liittyy neljä käyttäjäkategoriaa (Users): jäsenet (Members), moderaattorit (Moderators), omistajat (Owners) ja "ei-jäsenet" (Non-Members). Näistä kolme ensimmäistä ovat tuttuja Mailman 2:sta. Uutena on "ei-jäsenyys", joka syntyy automaattisesti silloin, kun listalle lähetetään viesti, joka tulee muualta kuin listan käyttäjiltä. Lähettäjän osoite ilmestyy listan omistajien "Non-Members" -näkymään, jonka kautta omistaja voi muokata ko. osoitteen listaan liittyviä asetuksia samalla tavalla kuin listan tavallinen käyttäjä voi muokata omia asetuksiaan. Lisäksi omistaja voi halutessaan määrittää osoitteelle moderointiasetuksen, jota sovelletaan jatkossa kaikkiin kyseisen "ei-jäsenen" osoitteesta tuleviin viesteihin.

Yksittäisen jäsenen asetusten ylläpito on muuttunut

Mailman 3:ssa käyttäjien asetusten hallinta muuttuu kahdella tavalla:

1. Yksittäinen käyttäjä pääsee yhden kirjautumisen takaa sekä tekemään muutoksia yleisiin Mailman -asetuksiinsa että asettamaan jokaiselle listalle erikseen haluamiaan asetuksia.
2. Listan omistaja ei enää pääse asettamaan oletusasetuksia oman listansa uusille jäsenille, vaan hänen täytyy tehdä haluamiaan muutoksia listan jokaiselle jäsenelle erikseen. Listan omistaja pääsee säätämään käyttäjäkohtaisesti kaikkia samoja asetuksia kuin listan tavallinen jäsenkin omalla kohdallaan. Lisäksi listan omistajalla on mahdollista valita tavalliselle käyttäjälle haluamansa moderointikohtelu.

Arkistointiominaisuus on poistunut

Uudessa ympäristössä ei ole mahdollisuutta muodostaa listakohtaisia (tai muitakaan) arkistoja.

Moderointia odottavien viestien automaattipoisto on muuttunut

Mailman 3:ssa ei ole enää mahdollista asettaa listakohtaista aikarajaa sille, kuinka kauan moderointia odottavia viestejä säilytetään. Kaikille listoille on voimassa sama järjestelmäkohtainen raja, 14 vuorokautta.

Listan jäsenen / tilaajan usein kysytyt kysymykset

Minulla on TUNI-käyttäjätunnus – kuinka kirjaudun Mailman 3 -selainkäyttöliittymään?

Selainkäytttöliittymään pääset TUNI-käyttäjänä kirjautumaan seuraavasti:

1. Mene selaimella osoitteeseen https://lists.tuni.fi/mailman3.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa näkyvää tekstiä “Login”.
3. Napsauta painiketta “TUNI-login”.
4. Kirjaudu sisään omalla TUNI-sähköpostiosoitteellasi ja TUNI-salasanallasi.

Huom: Mailman 3 -selainkäyttäliittymässäsi käyttäjätunnuksesi (username) näkyy muodossa tunnus [at] tuni.fi.

Minulla ei ole TUNI-käyttäjätunnusta – kuinka kirjaudun Mailman 3 -selainkäyttöliittymään?

Selainkäyttöliittymään pääset myös ilman TUNI-käyttäjätunnusta, kunhan olet ensin luonut itsellesi tunnuksen järjestelmään. Voit luoda itsellesi tunnuksen seuraavasti:

1. Mene selaimella osoitteeseen https://lists.tuni.fi/mailman3.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa näkyvää tekstiä “Sign Up”.
3. Syötä sähköpostiosoitteesi kenttään “Email”.
4. Syötä sähköpostiosoitteesi uudelleen kenttään “Username” (eli sähköpostiosoitteesi on myös käyttäjätunnuksesi).
5. Valitse itsellesi salasana ja syötä se “Password” -kenttiin.
6. Napsauta kenttien alapuolella olevaa “Sign Up” -painiketta.

Jos tunnusta luodessa järjestelmä valittaa, että "A user with that username already exists.", kyseiselle osoitteelle on jo luotu järjestelmään tunnus. Siinä tapauksessa katso alla oleva kysymys "En muista kirjautumissalasanaani, mitä teen?".

Kun tunnus on onnistuneesti luotu, voit kirjautua järjestelmään seuraavasti:

1. Mene selaimella osoitteeseen https://lists.tuni.fi/mailman3.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa näkyvää tekstiä "Login".
3. Syötä tunnuksesi (joka on samalla myös sähköpostiosoitteesi) kenttään "Login".
4. Syötä salasanasi kenttään "Password".
5. Napsauta lopuksi sinistä "Sign In" -painiketta.

En muista salasanaani, mitä teen?

Voit pyytää järjestelmästä salanasi resetointia seuraavasti:

1. Mene selaimella osoitteeseen https://lists.tuni.fi/mailman3.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa näkyvää tekstiä "Login".
3. Napsauta tekstiä "Forgot Password?".
4. Syötä kirjautumiseen käyttämäsi sähköpostiosoite kenttään "Email".
5. Napsauta lopuksi "Reset My Password" -painiketta.

Tämän jälkeen saat järjestelmästä sähköpostiviestin, seuraa sen ohjeita.

Kuinka muokkaan tilini asetuksia?

Kun olet kirjautuneena, voit napsauttaa käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa olevaa käyttäjätunnustasi ja valita sieltä “Account”, tai voit mennä suoraan osoitteeseen https://lists.tuni.fi/user-profile/.

Kuinka muokkaan listoihin liittyviä asetuksiani?

Kun olet kirjautuneena, voit napsauttaa käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa olevaa käyttäjätunnustasi ja valita sieltä “Mailman settings”, tai voit mennä suoraan osoitteeseen https://lists.tuni.fi/mailman3/accounts/subscriptions/. Avautuva oletusnäkymä (Subscriptions) näyttää sinulle kaikki listat, joissa sinulla on jokin rooli, mutta eri välilehdiltä (Global Mailman preferences, Address-based preferences, list-based preferences) pääset näkemään ja muokkaamaan muitakin asetuksia.

Miten näen kaikki listat, joissa olen joko tavallisena jäsenenä tai jossain muussa roolissa?

Ks. edellinen kysymys.

Kuinka tavoitan listan omistajan?

Jokaisen listan omistajan (tai omistajat) tavoitat sähköpostitse. Osoite on muotoa lista-owner [at] lists.tuni.fi, jossa lista on kyseisen listan osoitteen alkuosa ennen “@lists.tuni.fi” -osuutta.

Kuinka selvitän listan omistajan?

Omistajien henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet eivät ole missään julkisesti esillä, mutta voit olla omistajiin yhteydessä listaan liittyvän erityisosoitteen kautta (ks. edellinen kysymys).

Kuinka voin liittyä haluamalleni listalle?

Listoja on kahdenlaisia:

• Joissakin listoissa sähköpostilistajärjestelmä päivittää jäsenyyden automaattisesti kerran päivässä muista järjestelmistä tulevien tietojen perusteella.
• Toisissa listoissa jäsenyyden myöntää listan ylläpitäjä.

Edellisessä tapauksessa voit olla sähköpostitse yhteydessä listan omistajaan, joka sen jälkeen huolehtii pääsystäsi listalle, mikäli katsoo sen tarpeelliseksi.

Jälkimmäisessä tapauksessa voit mennä kyseisen listan sivulle osoitteessa https://lists.tuni.fi/mailman3/lists/lista.lists.tuni.fi/ (jossa lista on kyseisen listan osoitteen alkuosa ennen “@lists.tuni.fi” -osuutta) ja tehdä tilauksen siellä.

Kuinka pääsen pois sähköpostilistalta?

Voit sisäänkirjautuneena mennä kyseisen listan sivulle osoitteessa https://lists.tuni.fi/mailman3/lists/lista.lists.tuni.fi/ (jossa lista on kyseisen listan osoitteen alkuosa ennen “@lists.tuni.fi” -osuutta) ja valita siellä “Unsubscribe”.

Listan ylläpitäjän usein kysytyt kysymykset

Olen listan omistaja (owner) tai moderaattori (moderator), onko näille rooleille oma ylläpitokäyttöliittymänsä?

Roolista riippumatta kaikki kirjautuvat samaan käyttöliittymään samassa osoitteessa (https://lists.tuni.fi/mailman3). Se, mitä kirjatuneena näet tai pystyt tekemään, riippuu siitä, mitä rooleja sinulla on eri listoilla.

Kuinka lisään uusia osoitteita käsin ylläpidetylle listalle?

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Mass operations”.
2. Valitse “Mass subscribe”.
3. Syötä haluamasi osoitteet kenttään “Emails to mass subscribe”,
4. Valitse sen alla mahdolliset listalle liittymisen liittyvät askeleet.
5. Valitse, lähetetäänkö liittymisen yhteydessä tervetuloviesti (“Send welcome message”).
6. Paina lopuksi “Subscribe users” -nappia sivun alalaidassa.

Kuinka poistan osoitteen käsin ylläpidetyltä listalta?

Osoitteita voi poistaa kahdella tavalla:

1. Voit napsauttaa listasi hallintaliittymässä välilehteä “Mass operations” ja valita sieltä “Mass removal”, ja sitten syöttää haluamasi osoitteet kenttään “Emails to unsubscribe”. Kun osoitteet on syötetty, paina “Remove listed users”.
2. Voit vaihtoehtoisesti napsauttaa hallintaliittymän välilehteä “Users” ja valita sieltä “Members”. Avautuvassa näkymässä voit valita poistettavat osoitteet napsauttamalla kyseisen rivin vasemmanpuoleisimman sarakkeen valintaruutua. Kun valinnat on tehty, paina “Remove Selected”.

Kuinka lisään uuden omistajan, moderaattorin tai ei-jäsenen?

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Users” ja valitse sieltä “Non-Members”, “Moderators” tai “Owners”. Tämän jälkeen näet listan osoitteista, joilla on jo ko. rooli.
2. Lisää uusi osoite haluamaasi rooliin täyttämällä listan yläpuolella olevat kentät “Email Address” ja “Display Name”.
3. Tallenna muutos painamalla kenttien oikealla puolella olevaa nappia “Add <rooli>” (jossa <rooli> on nonmember, moderator tai owner).

Kuinka poistan osoitteen omistajan, moderaattorin tai ei-jäsenen roolista?

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Users” ja valitse sieltä “Non-Members”, “Moderators” tai “Owners”. Tämän jälkeen näet listan osoitteista, joilla on jo ko. rooli.
2. Paina osoitteen oikealla puolella olevaa punaista nappia “Delete”.
3. Sinulta kysytään vielä erikseen varmistus, jolloin punaisen napin painaminen uudelleen poistaa osoitteelta ko. roolin, kun taas vihreän napin painallus peruuttaa aikomasi operaation.

Kuinka sallin valikoitujen listan ulkopuolisten osoitteiden lähettää viestejä listalle joutumatta moderoiduksi?

Tähän on kaksi eri tapaa. Suositellumpi tapa on tämä:

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Users” ja valitse sieltä "Non-Members".
2. Jos haluamasi osoite on jo avautuvassa "List Nonmembers" -luettelossa, napsauta ko. osoitetta. 
   Jos haluamaasi osoitetta ei listassa vielä ole, lisää se kuten yllä kohdassa "Kuinka lisään uuden omistajan, moderaattorin tai ei-jäsenen" on neuvottu.
3. Rullaa avautuvan sivun alalaitaan kohtaan "Moderation" ja valitse pudotusvalikosta "Accept immediately (bypass other rules)".
4. Paina lopuksi nappia “Save changes” sivun alalaidassa.

Toinen tapa on tämä:

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Settings”.
2. Valitse vasemmalla olevasta listasta “Message Acceptance”
3. Lisää haluamasi osoitteet kenttään “Accept these non-members”.
4. Paina lopuksi nappia “Save changes” sivun alalaidassa.

Kuinka sallin kaikkien @tuni.fi-päätteisten osoitteiden lähettää viestejä listalle joutumatta moderoiduksi?

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Settings”.
2. Valitse vasemmalla olevasta listasta “Message Acceptance”.
3. Lisää kenttään “Accept these non-members” omalle rivilleen teksti "^.* [at] tuni.fi" (ilman lainausmerkkejä).
4. Paina lopuksi nappia “Save changes” sivun alalaidassa.

Kuinka muutan listan asetuksia niin, että listalle saa lähetettyä viestejä piilokopioina niiden joutumatta moderoiduksi (“Message has implicit destination”)?

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Settings”.
2. Valitse vasemmalla olevasta listasta “Message Acceptance”.
3. Mene kohtaan “Require Explicit Destination” ja valitse “No”.
4. Paina lopuksi nappia “Save changes” sivun alalaidassa.

Kuinka estän viestien joutumisen moderoiduksi liian suuren koon takia?

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Settings”.
2. Valitse vasemmalla olevasta listasta “Message Acceptance”.
3. Mene kohtaan “Maximum message size” ja aseta arvoksi “0”.
4. Paina lopuksi nappia “Save changes” sivun alalaidassa.

Kuinka estän viestien joutumisen moderoiduksi liian monen vastaanottajan takia?

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Settings”.
2. Valitse vasemmalla olevasta listasta “Message Acceptance”.
3. Mene kohtaan “Maximum number of recipients” ja aseta arvoksi “0”.
4. Paina lopuksi nappia “Save changes” sivun alalaidassa.

Kuinka muutan sitä tapaa, miten listan jäsenten lähettämiä viestejä oletuksena käsitellään?

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Settings”.
2. Valitse vasemmalla olevasta listasta “Message Acceptance”.
3. Tarjolla olevat vaihtoehdot selityksineen näet avautuvan näkymän kohdasta “Default action to take when a member posts to the list”. Tee haluamasi valinta.
4. Paina lopuksi nappia “Save changes” sivun alalaidassa.

Kuinka muutan sitä tapaa, miten muiden kuin listan jäsenten lähettämiä viestejä oletuksena käsitellään?

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Settings”.
2. Valitse vasemmalla olevasta listasta “Message Acceptance”.
3. Tarjolla olevat vaihtoehdot näet avautuvan näkymän kohdasta “Default action to take when a non-member posts to the list”. Tee haluamasi valinta.
4. Paina lopuksi nappia “Save changes” sivun alalaidassa.

Kuinka muutan listan asetuksia listalle liittymisen tai siltä eroamisen osalta?

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä “Settings”.
2. Valitse vasemmalla olevasta listasta “Member Policy”.
3. Valitse avautuvassa näkymässä yksi neljästä eri vaihtoehdosta:
   • Open: kuittausta ei vaadita sen enempää listan tilaajalta kuin ylläpitäjältäkään
   • Confirm: tilaaja saa järjestelmästä sähköpostin, jonka kautta hänen pitää vahvistaa listalle liittyminen tai siltä poistuminen
   • Moderate: ylläpitäjä joutuu hyväksymään listalle liittymisen tai siltä poistumisen
   • Confirm then Moderate: ensin tilaaja joutuu vahvistamaan listalle liittymisen tai sieltä poistumisen, ja sitten ylläpitäjän pitää vielä hyväksyä se
4. Paina lopuksi nappia “Save changes” sivun alalaidassa.

Miksi sain viestin otsikolla "Uncaught bounce notification"?

Jokaiseen sähköpostilistaan liittyy joukko apuosoitteita, jotka ovat muotoa listan-nimi-jotain@lists.tuni.fi. Yksi näistä apuosoitteista on listan-nimi-bounces@lists.tuni.fi. Se on tarkoitettu perille menemättömien viestien aiheuttamien virheilmoitusten (engl. bounce) automaattista prosessointia varten. Kyseiseen osoitteeseen lähetetyt viestit ovat määrämuotoisia ja ohjelmallisesti generoituja, ja Mailman osaa käsitellä ne asianmukaisesti. 

Jos kyseiseen osoitteeseen lähetetään jotain muuta kuin sähköpostipalvelimen automaattisesti luoma virheilmoitus, niin Mailman ei tiedä, mitä tehdä sen kanssa, ja lähettää siksi oletuksena asiasta ilmoituksen listan ylläpitäjälle. "Uncaught bounce notification" -viesti on siis (lähes poikkeuksetta) merkki siitä, että joku on vahingossa lähettänyt viestinsä sähköpostilistan varsinaisen osoitteen sijaan tuohon bounces-apuosoitteeseen.

Miksi listani jäsenet saavat "Your subscription has been disabled" -viestejä?

Tähän voi olla useampia syitä. Yksi näistä on listalle viestejä korkeakouluyhteisön ulkopuolelta lähettävän tahon käyttämän sähköpostipalvelun DMARC-politiikka. Oireet ovat tällöin seuraavat:

• Korkeakouluyhteisön sisältä listalle lähetetyt viestit menevät perille listan jäsenille, mutta yhdestä tai useammasta ulkopuolisesta organisaatiosta lähetetyt viestit eivät.
• Useampi listan jäsen saa samanaikaisesti viestin, että heidän tilauksensa on kytketty pois päältä ("disabled"). Kun kyseisten jäsenten osoitteiden tietoja tarkastelee käyttöliittymän kautta, niin osoitteen "Delivery status" on vaihtunut "Disabled by Bounces" -tilaan.

Mikäli edellä esitetyt merkit täyttyvät, ongelman voi korjata seuraavasti:

1. Napsauta listan hallintaliittymässä välilehteä "Settings".
2. Valitse vasemmalla olevasta listasta "DMARC Mitigations".
3. Mene kohtaan "DMARC mitigation action" ja valitse asetus "Replace From: with list address".
4. Paina lopuksi nappia “Save changes” sivun alalaidassa.

Tämän lisäksi päältä pois kytketyt tilaukset olisi hyvä kytkeä takaisin päälle eli "enabled" -tilaan. Tämän voi tehdä joko listan omistaja (kaikille) tai listan jäsen (vain itselleen). Jälkimmäinen edellyttää jäsenen kirjautumista käyttöliittymään (ja tarvittaessa myös tunnuksen luontia, mikäli osoite ei ole TUNI-osoite).

Yritin lisätä tai poistaa suuren määrän jäseniä kerralla, mutta selain antoi "Proxy Error" -virheilmoituksen – mitä pitäisi tehdä?

Jos yrität lisätä ("Mass subscribe") tai poistaa ("Mass removal" tai "Remove ALL members") tuhansia jäseniä kerralla, saattaa operaatio päättyä aikakatkaisuun. Tällöin selain ilmoittaa, että tapahtui "Proxy Error", jonka syynä on "Error reading from remote server". Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että palvelin ehti tehdä osan lisäyksistä tai poistoista, mutta ei kaikkia.

"Proxy Error" -virhetilanne ei ole pysyvä eikä se "riko" mitään. Niinpä voit virheilmoituksen jälkeen tarkistaa, kuinka paljon listalla on jäseniä, ja sen jälkeen toistaa tekemäsi massaoperaation loppujen osoitteiden kanssa. 

Muut asiat

Miten löydän vanhaa TAMKin sähköpostilistaa vastaavan uuden tuni-listan?

Ohjeet ja hakulomake tähän löytyvät sivulta https://peppi-utils.tuni.fi/postituslistahaku.php.

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi