Tiedostojen turvallinen tallennus
Näillä ohjeilla tallennat datasi eli tiedostosi turvallisesti, onpa kyse minkälaisesta tiedosta vain. Näissä ohjeissa on mukana joitain erityisiä ohjeita tutkimustyötä varten, mutta osaat varmasti soveltaa näitä omiin tarpeisiisi. Aineisto tarkoittaa käsiteltäviä tietoja, ovatpa ne missä muodossa tahansa.
Vaiheet, joilla tallennat tiedostosi turvallisesti:
- 1
Määritä tietoluokat
Selvitä minkälaisia dokumentteja käsittelet sekä millaisia tietoja aineistosi sisältävät ja määritä sen perusteella kunkin tiedoston tietoluokka. Ohjeistusta on monilla sivuilla, esimerkiksi: Tampereen yliopiston tiedonohjaussuunnitelma, TAMKin tiedonohjaussuunnitelma, Asiakirjojen julkisuus ja salassapito, Tiedon tunnistaminen ja luokittelu. TOS:ssa esimerkiksi määritellään, että rahoituksen saaneen tutkimushankkeen täsmentynyt tutkimussuunnitelma on julkisuuslain mukaan salassa pidettävä. Tiedot voivat olla salassa pidettäviä myös muista syistä.
Jos aineistosi sisältää henkilötietoja, niitä tulee käsitellä ja suojata henkilötietosääntelyn edellyttämällä tavalla. Jos tiedostosi sisältävät tietoa ihmisiltä tai ihmisistä, käsittelet todennäköisesti henkilötietoja. Henkilötietojen poistaminen datasta on vaikeaa ja anonymisoitua dataa on turvallisinta käsitellä kuin se yhä sisältäisi henkilötietoja. Pseudonymisoitu henkilötieto on yhä henkilötietoa.
Jos tutkimusaineisto sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 9 tarkoittamia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai sen artiklan 10 tarkoittamia rikoksiin tai rikkomuksiin liittyviä tietoja, tulee käytettävien palveluiden ja tallennuspaikkojen olla tietoturvatasoltaan niihin soveltuvat. Ohjeita henkilötietojen suhteen löydät esimerkiksi sivuilta Tietosuoja, Tutkimuksen tietosuoja, Henkilötietojen käsittely ja Tallennuspaikan valinta.
- ⚠️ Jos aineistosi sisältää henkilötietoja, sinun pitää tehdä käsittelystä tietosuojan riskien arviointi. Ohjeita siihen löydät sivuilta Tutkimuksen tietosuoja – yleisohje ja Tietosuojan vaikutustenarviointi.
- ⚠️ Jos aineistosi sisältää erityisiä henkilötietoja tai muuta aineistoa, jonka vuotaminen vääriin käsiin voisi johtaa vähäistä suurempaan vahinkoon, sinun pitää tehdä käsittelystä perusteellinen tietosuojan vaikutustenarviointi DPIA. Ohjeita siihen löydät esimerkiksi sivulta Tietosuojan vaikutustenarviointi.
- 2
Valitse tallennustila
Ohjeet tallennuspaikan valintaan ja luottamuksellisuudesta löydät sivulta Tallennuspaikan valinta. Yliopiston vastuulla olevia salassa pidettäviä dokumentteja ja tutkimusaineistoja saa käsitellä vain yliopiston laitteilla ja yliopiston tallennuspaikoissa.
Jos aineistosi sisältää erityisiä henkilötietoja:
- Aineistoa saa käsitellä vain tietohallinnon keskitetysti ylläpitämällä tietokoneella
- Jos opiskelijan pitää käsitellä erityisiä henkilötietoja, tiedekunnan pitää tehdä opiskelijalle laaja resurssisopimus ja pyytää IT Helpdeskin kautta hänelle käyttöön samanlainen keskitetysti ylläpidetty tietokone kuin henkilökunnallakin on.
- 3
Salaa data
Salaa data ainakin silloin, kun luottamuksellisuus sitä vaatii. Jos aineistosi sisältää erityisiä henkilötietoja, tiedostot pitää aina tallentaa erillisellä ohjelmalla salattuina. Katso ohjeet sivulta Tiedostojen salaaminen.
Muita palveluja datan tallennukseen
Datapalvelu
Datapalvelu tarjoaa yhden luukun periaatteella palveluita ja työvälineitä tutkimusdatan hallintaan Tampereen korkeakouluyhteisön henkilökunnalle ja opiskelijoille. Ota meihin yhteyttä researchdata [at] tuni.fi (researchdata[at]tuni[dot]fi) – mukana palvelemassa kirjaston datatuki, tietohallinto, tutkimus- ja innovaatiopalvelut, lakipalvelut, asiakirjahallinto sekä tutkimusaineistojen hallintaan erikoistunut Tietoarkisto. Datapalvelun kautta tavoitat myös esimerkiksi tutkimuksen tietosuojaan tai etiikkaan erikoistuneet asiantuntijat. Lue lisää aineistonhallinnan oppaasta
CSC:n palvelut
CSC:n tarjonnassa on Sensitive Data Desktop, joka on yleinen etäkäyttöpalvelu salassa pidettävälle datalle. Se tarjoaa eristetyn ja turvallisen yksityisen pilvipalveluympäristön, joka on saatavilla verkkokäyttöliittymän kautta. Ympäristö on Linux-pohjainen ja ohjelmistotarjonta tällä hetkellä rajallinen. Kaikki tietojen käsittely tapahtuu Suomessa. Soveltuu myös Findatan luvittamalle aineistolle. Lisätietoja: Sensitive Data (SD) Services for Research.
CSC:n palvelu Fairdata IDA on turvallinen ja helppokäyttöinen tutkimusdatan säilytyspalvelu, jota voi käyttää useilla eri käyttöliittymillä. Data talletetaan palvelussa projekteihin, ja käyttäjä voi olla osana useita eri projekteja. IDA:an siirretty palvelu tarkistetaan haittaohjelmien varalta, ja se myös varmuuskopioidaan. Palveluun kirjaudutaan Haka-tunnistautumalla, jonka jälkeen projektin luonut henkilö voi hakea IDA-säilytystilaa. Palvelua käyttävä CSC-projekti tulee pitää aktiivisena myös datan julkaisun jälkeen, mikäli dataa halutaan yhä säilyttää IDA:ssa. Palvelua ei ole tarkoitettu raskaassa käytössä oleva datalle (esim. laskentadata, verkkosovelluksissa käytettävä data). Palveluun ei tule tallettaa erityisiä henkilötietoja. CSC tarjoaa erilaisia tietokantapalveluja tutkimuksen tueksi.
Lisätietoja CSC:n palveluista: Docs CSC, Services for research
Toisiokäyttöympäristöt ja muut erityiset etäkäyttöympäristöt
Yhä useammin salassa pidettävää dataa on mahdollista käsitellä vain aineiston luovuttajan omassa etäkäyttöympäristössä. Tällaisia ovat esimerkiksi tilastokeskuksen Fiona-palvelu sekä Findatan Kapseli-palvelu ja mahdollisesti myös hyvinvointialueiden omat etäkäyttöympäristöt. Tällaisissa tapauksissa etäkäyttöympäristöissä tarjolla olevat toiminnallisuudet ja käytön kustannukset kannattaa huomioida jo tutkimusta suunniteltaessa. Fionan käyttäminen vaatii VPN:n käyttämistä. Muut suomalaiset toisiokäyttöympäristöt toimivat ilman VPN:ää.
Aineiston käsittelyn päättäminen
Monesti erilaisten aineiston käsittelyyn liittyy aineiston luovuttajan asettamia tai sääntelystä johtuvia ehtoja. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävän aineiston säilytysaika on pääsääntöisesti hyvin rajattu. Toisaalta jo tallennustilan rajallisuudenkin vuoksi on tärkeää huolehtia aineiston aktiivikäytön päättyessä joko asianmukaisesta säilyttämisestä tai tuhoamisesta. Mikäli tarvitset tukea aineiston käsittelyn päättämiseen, ota yhteyttä Datapalveluun: researchdata [at] tuni.fi (researchdata[at]tuni[dot]fi).
IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi