Hyppää pääsisältöön
In English
Haku

Tiedostojen jakaminen yhteistyökumppanien kanssa

Oikeus jakaa

HUOMAA: Ennen tiedostojen jakamisen aloittamista, sinun täytyy varmistaa, että sinulla on oikeus jakaa näitä tietoja, ja että henkilötietojen osalta rekisterinpitäjyys ja henkilötietojen käsittelijöiden roolit on sovittu kaikkien osapuolten osalta asianmukaisesti. Tutkimushankkeessa selvitä asia vastaavan tutkijan (PI) kanssa. Ohjeita löytyy esimerkiksi sivuilta Tutkimuksen tietosuoja - yleisohje ja Tietosuoja. Pyydä apua tarpeen mukaan seuraavista osoitteista:

Korkeakouluyhteisön sisällä

Tiedostojen jakaminen eli yhteiskäyttö korkeakouluyhteisön sisällä onnistuu tallentamalla tiedostot esimerkiksi Teams-työtilaan tai S-asemalle, katso tarkemmat ohjeet sivulta Tallennuspaikan valinta. Selvitä sivun Tiedostojen turvallinen tallennus ohjeiden mukaan, pitääkö tiedostot salata. Jos tiedostot pitää salata, niiden yhteiskäyttö sujuu helpoiten, kun luot säilön S-asemalle. Katso ohjeet salaamiseen sivulta Tiedostojen salaaminen. 

Tämän sivun loppuosa selostaa eri tarvetta, eli kuinka voit jakaa tiedostoja Tampereen korkeakouluyhteisön ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kanssa.

Selvitä tarve tiedostojen salaamiselle

Selvitä sivun Tiedostojen turvallinen tallennus ohjeiden mukaan kunkin tiedostosi tietoluokka ja pitääkö tiedostot salata. Jos joitain tiedostojasi pitää salata, tee se sivun Tiedostojen salaaminen ohjeiden mukaan ja jatka alempana olevan ohjeen Salattujen tiedostojen jakaminen yhteistyökumppaneidesi kanssa mukaisesti. 

Salaamattomien tiedostojen jakaminen yhteistyökumppaneidesi kanssa

Teamsilla

Salaamattomia tiedostoja voit jakaa yhteistyökumppaneidesi kanssa luomalla Teams-työtila, kutsumalla sinne käyttäjiksi yhteistyökumppanisi ja tallentamalla sinne jaettavaksi tarkoittamasi tiedostot. Ohjeet siihen löydät sivulta Teams-työtilat. Muita mahdollisesti sopivia tallennuspaikkoja löydät sivulta Tallennuspaikan valinta. 

FileSenderillä

Jos Teams ei sovellu käyttöösi, tiedostoja voi jakaa myös lähettämällä niitä yksitellen tai sopivissa erissä yhteistyökumppaneiden välillä seuraavaan tapaan.

  1. Kun haluat jakaa tiedostoja yhteistyökumppanillesi, lähetä ne FileSenderillä, ohjeet siihen sivulla Isojen tiedostojen jako.
  2. Yhteistyökumppanisi luo uuden kansion nimeltään esimerkiksi "Vastaanotettu vvvv-kk-pp" sen hetkisen päivämäärän mukaan, lataa tiedostot sinne ja ryhtyy lukemaan ja muokkaamaan niitä.
    • Koska tässä työtavassa tiedostoista syntyy useita samannimisiä kopioita kaikille osapuolille, tiedostojen eri versiot täytyy pitää selvillä kansioiden tai tiedostojen nimeämistavalla, joka sinun kannattaa sopia yhteistyökumppaneidesi kanssa. Yllä vain esimerkki mahdollisesta käytännöstä.
  3. Kun hän haluaa jakaa tiedostoja sinulle, hän lähettää ne sinulle FileSenderillä. Jos yhteistyökumppanilla ei ole käyttöoikeutta FileSenderiin, sinun pitää lähettää hänelle FileSenderillä tiedostojen vastaanottamisen linkki, johon ohjeet sivulla Isojen tiedostojen jako.
  4. Vastaanota tiedostot FileSenderillä sopimanne nimeämiskäytännön mukaisesti, lue ja muokkaa, jatka kohdasta 1.

Salattujen tiedostojen jakaminen yhteistyökumppaneidesi kanssa

Salattujen tiedostojen jakamiseen toisissa yliopistoissa toimivien yhteistyökumppaneidesi kanssa siten, että niitä voisi muokatakin yhtä aikaa, ei valitettavasti ole riittävän luotettavia tapoja. Tässä ohjeessa esitetty tapa on, että teet tiedostojoukon muokkaamisen yhteistyökumppanisi kanssa vuorotellen siten, että tiedostojoukko lähetetään yhteistyökumppanillesi muokattavaksi ja kun hän lähettää tiedostot takaisin, sinä voit jatkaa niiden muokkaamista. Sujuvan työtavan kehittäminen vaatii suunnittelua yhteistyökumppanisi kanssa. Jakakaa projektinne tiedostot sellaisiin ryhmiin, että tällainen työn rytmitys onnistuu ja voitte kumpikin muokata kulloinkin sopimaanne tiedostoryhmää. 

Ohjeet jakamiseen ovat hiukan erilaiset riippuen siitä, käytätkö tiedostojen salaamiseen VeraCryptiä vai Cryptomatoria. Kummankin salausohjelman kanssa jakaminen onnistuu ja salausohjelman valintaan vaikuttaa jakamisen työtapojen lisäksi muutkin tekijät, kuten sivulla Tiedostojen salaaminen kuvataan.

Salattujen tiedostojen jakaminen VeraCryptillä

  1. Luo VeraCryptillä säilö nimeltään esimerkiksi XYZ. Tällöin syntyy tiedosto nimeltään XYZ.
  2. Avaa säilö, avaa tiedostoja sieltä, käsittele tiedostoja, tallenna tiedostot sinne, lukitse säilö.
  3. Kun haluat lähettää tiedostojoukon yhteistyökumppanillesi, tee säilöstä eli tiedostosta kopio nimeltään ”XYZ vvvv-kk-pp” sen hetkisen päivämäärän mukaan ja lähetä se yhteistyökumppanillesi FileSenderillä, ohjeet siihen sivulla Isojen tiedostojen jako.
  4. Yhteistyökumppanisi avaa säilön kertomallasi salasanalla, muokkaa säilössä olevia tiedostoja ja lukitsee säilön.
  5. Kun hän haluaa lähettää tiedostojoukon sinulle, hän tekee siitä kopion ”XYZ vvvv-kk-pp” sen hetkisen päivämäärän mukaan ja lähettää sen sinulle FileSenderillä. Jos yhteistyökumppanilla ei ole käyttöoikeutta FileSenderiin, sinun pitää lähettää hänelle FileSenderillä tiedostojen vastaanottamisen linkki, johon ohjeet sivulla Isojen tiedostojen jako.
  6. Vastaanota säilö FileSenderillä, jatka kohdasta 2.

Vaikka tässä työtavassa säilön nimi vaihtuu, sen salasana pysyy samana, koska koko ajan käsitellään lähtökohdaltaan samaa säilöä. Tiedoston nimen vaihtumisen jälkeen säilö pitää avata VeraCryptissä valinnalla Select File, mutta sen jälkeen tiedoston polku pysyy ohjelman tiedostohistoriassa.

Salattujen tiedostojen jakaminen Cryptomatorilla

  1. Asenna tietokoneellesi 7-Zip-ohjelma ja pyydä yhteistyökumppaniasi tekemään samoin. Ohjelma on ilmainen ja vapaasti asennettavissa. Ohjeet löytyvät sivulta 7-Zip.
  2. Luo Cryptomatorilla säilö nimeltään esimerkiksi XYZ. Tällöin syntyy käytännössä kansio (hakemisto) nimeltään XYZ.
  3. Avaa säilö, avaa tiedostoja sieltä, käsittele tiedostoja, tallenna tiedostot sinne, lukitse säilö.
  4. Kun haluat lähettää tiedostojoukon yhteistyökumppanillesi, tee säilöstä eli kansiosta 7-Zip-ohjelmalla paketti nimeltään ”XYZ vvvv-kk-pp.7z” sen hetkisen päivämäärän mukaan. Tässä vaiheessa tiedostoja ei tarvitse salata, koska ne on jo vahvasti salattu. Lähetä 7z-paketti yhteistyökumppanillesi FileSenderillä, ohjeet siihen sivulla Isojen tiedostojen jako.
  5. Yhteistyökumppanisi purkaa paketin 7-Zip-ohjelmalla kansioksi paketin mukaisella nimellä ”XYZ vvvv-kk-pp”, avaa säilön Cryptomator-ohjelmalla ja kertomallasi salasanalla, muokkaa säilössä olevia tiedostoja, lukitsee säilön.
  6. Kun hän haluaa lähettää tiedostojoukon sinulle, hän tekee säilöstä eli kansiosta 7-Zip-ohjelmalla paketin nimeltään ”XYZ vvvv-kk-pp.7z” sen hetkisen päivämäärän mukaan ja lähettää sen sinulle FileSenderillä. Jos yhteistyökumppanisi organisaatiolla ei ole käyttöoikeutta FileSenderiin, sinun pitää lähettää hänelle FileSenderillä tiedostojen vastaanottamisen linkki, johon ohjeet sivulla Isojen tiedostojen jako. Voit tehdä linkin, joka pysyy käytettävissä ilman aikarajoitusta eli koko projektinne ajan.
  7. Vastaanota säilö FileSenderillä, jatka kohdasta 3.

Vaikka tässä työtavassa säilön nimi vaihtuu, sen salasana pysyy samana, koska koko ajan käsitellään lähtökohdaltaan samaa säilöä. Kansion nimen vaihtumisen jälkeen säilö pitää avata Cryptomatorissa valinnalla + → Avaa olemassaoleva holvi, mutta sen jälkeen se pysyy ohjelman listassa vasemmalla.

Versionhallinta

Yksi hyöty edellä kuvatusta tiedostojoukkojen jakamisesta kummallakin ohjelmalla on, että jokaisessa siirrossa kyseisestä tiedostojoukosta syntyy samalla kopio, jota voit käyttää versionhallintaan. Jos huomaat, että tarvitsetkin aiempaa versiota jostain tiedostosta tai vahingossa poistamasi tiedoston, voit hyvin löytää sen kyseisen säilön aiemmasta versiosta.

 

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi

Julkaistu: 26.8.2026
Päivitetty: 5.10.2026
Tulosta sivu