Testisivu - uuden ohjelmiston hankinta

Ohjelmisto voi olla nettiselaimella toimiva ohjelmisto, tietokoneelle asennettava ohjelmisto tai mobiililaitteelle asennettava ohjelmisto. 

Yliopiston ja ammattikorkeakoulun henkilöstön tulee työtehtävissään käyttää vain työnantajan hyväksymiä ohjelmia ja palveluja tietojen käsittelemiseen ja tallettamiseen.  Lähde: päätelaitteiden tietoturvalinjaukset. 

Ohjelmistolisenssi tarkoittaa käyttöoikeutta, jonka ohjelmistotoimittaja myöntää käyttäjälle tietyin ehdoin. Käyttöoikeutta rajaavat käyttöehdot, jotka ovat laillisesti sitovia. Mikäli käyttöehtoja rikotaan, siitä voi seurata mittavia laillisia ja taloudellisia seuraamuksia. 

Ohjelmistoihin liittyy tietoturvaan, tietosuojaan sekä sopimusvelvoitteisiin liittyviä riskejä, jotka on aina selvitettävä ennen kuin ohjelmisto hankitaan. Huomioithan, että kun lataat internet-sivustolta maksuttoman ohjelmiston asennustiedostot, olet jo tehnyt ohjelmistolisenssisopimuksen. 

Tilaa siis uusia ohjelmistoja harkiten ja vain oikeaan tarpeeseen. Ohjelmiston maksuttomuus ei nopeuta selvitystä eikä vähennä tarvetta selvityksen tekemiseen. Jokaisen uuden ohjelmiston selvitystä tekee moniasiantuntijaryhmä, jossa on mukana niin tietoturvan, tietosuojan kuin lisenssienhallinnan asiantuntijoita.
 

1. Tarkista jo saatavilla olevien ohjelmistojen valikoima

Meillä valmiiksi olevat ohjelmistot saat käyttöösi nopeasti. Uusien ohjelmistojen esiselvitys vaatii aikaa.  Keskustele myös oman IT-vastuuhenkilösi kanssa hankinnan tarpeesta. 

Saatavilla olevat ohjelmistot: 

•  Digityökalut ensisijaisesti suositeltavat ohjelmistot henkilöstölle, opetukselle ja tutkimukselle
• Ohjelmistolista ohjelmistojen haku erilaisin suodattimin tai hakusanoin
• Software center ohjelmistojen asennus omalle koneelle
• M365-paketin tarjonta ja Vinkkipankki
• Tekoälyavusteisia sovelluksia 
• Lista työtehtävissä kielletyistä ohjelmistoista ja niiden vaihtoehdoista

2. Uuden ohjelmiston tilaaminen

Lue huolellisesti ensin uuden ohjelmiston hankinnan ehdot.   
 

Jos kyse on tekoälyohjelmistosta tai -palvelusta, keskustele aina hankinnasta tutkimusjohtajasi tai esihenkilösi kanssa etukäteen.

• Tulemme kysymään tutkimusjohtajalta tai esihenkilöltä hyväksynnän tekoälyohjelmiston hankkimiseen esim. tutkimuksen aiottuun käyttötarkoitukseen.
• Joissain tiedekunnissa halutaan tekoälyohjelmistojen tilaukset tehdä keskitetysti tiedekunnista käsin, jotta tutkimukseen liittyvät tietosuojakysymykset tulevat käsitellyiksi ennen hankintaa.

Itsepalvelukanavan ohjelmistotilaus uudesta ohjelmistosta: Ohjelmiston tilaus (tuni.fi)

Ohjelmistotilaukseen tarvitaan tietoja. Nopeutat ohjelmistotilauksesi etenemistä, kun etsit valmiiksi kysytyt tiedot tilaukseen.

• Ohjelmiston nimi:
• Ohjelmiston kotisivu/lataussivusto asennusta varten:
• Ohjelmiston versiotiedot:
• Ohjelmiston käyttötarkoitus:
• Käyttäjän rooli:
• Keille ohjelmisto hankintaan/asennetaan:
• Kustannusten hyväksyjä ja kustannuspaikka, mikäli ohjelmisto on maksullinen:
• Millaista sisältöä tai dataa käsittelet ohjelmistolla?
  • Tiedon luokittelu ja tietokategoriat

Lisätietoja: 

• Uuden ohjelmiston hankinnan ehdot ja muut ohjelmistohankinnan lisätiedot
• Tiedon luokittelu
• Prohibited software on TUNI computers / Kielletyt ohjelmistot TUNI-koneilla
• Linkki palvelutilaukseen ja yhteys lisenssienhallintatiimiin it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)

3. Ohjelmiston hankintaan liittyvät päätökset ja dokumentit 

• IT- ja Ohjelmistolisenssisopimukset on tallennettava ja rekisteröitävä hankinnan arvosta riippumatta, myös maksuttomista "hankinnoista".
• Menopäätös tehdään, mikäli hankinnan arvo ylittää 20 000€. Menopäätös varmistaa yksikön sitoutumisen ohjelmistohankintaan.
• Hankintapäätös tulee aina tehdä 20.000€ ylittävissä hankinnoissa.
• Hankinta on pääsääntöisesti kilpailutettava, mikäli hankinnan kokonaisarvo ylittää 60 000€ 4 vuodelle laskettuna (=hankintalain kynnysarvo). Vain poikkeuksellisesti voidaan tehdä suorahankinta kilpailuttamatta.
• Hankintasopimus: ohjelmiston myyjän kanssa solmitaan toimittajasopimus, joka tulee aina käydä läpi lakitiimissä ennen allekirjoittamista. Sopimuksesta on löydyttävä selkeästi ainakin seuraavat tiedot:
  • Sopimuksen kohde (liitteenä esim. palvelukuvaus)
  • Sopimuksen kustannukset
  • Sopimuksen voimassaolo sekä sen päättämisen/päättymisen ehdot ja/tai päivämäärä

Lisätietoja:

• Hankinnan arvon määrittäminen (tuni.fi)
• Hankintaohjeet ja -lomakkeet (tuni.fi)
• Hankintaprosessi ja vastuut (tuni.fi)
• Hankinnat

4. Ohjelmistohankinnan jälkeen: tallenna ja rekisteröi dokumentit

Ohjelmistojen hankintadokumentit tulee aina tallentaa. Organisaatiolla ja ohjelmiston käyttäjillä on oltava todisteet voimassa olevasta ja/tai maksetusta lisenssistä. 

a) Tallenna allekirjoitetut hankintasopimukset Aarre-asiahallintajärjestelmään 

b) Rekisteröi it-sopimukset Efecteen. 

c) Ohjelmistolisenssidokumentaatio (lisenssisopimus, kuitit yms.) lähetetään osoitteeseen it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)

d) Järjestelmät tulee kirjata Järjestelmäsalkkuun. 

Lisätietoja

• Hankinta-asiakirjojen tallentaminen

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi