Anu Wiio uskoo virtuaalisten toteutusten mahdollisuuksiin osana alati muuttuvaa tapahtuma-alaa. Kuva: Primaq Group Oy

Virtuaaliset toteutukset tuovat toivoa tapahtuma-alalle – toimintaympäristön laajentaminen mahdollistaa modernin messukokemuksen

Koronakriisistä voittajina selvinneet tapahtuma-alan tekijät ovat siirtäneet toimintaansa enenevissä määrin verkkoon. Tapahtumia tuotetaan nyt siellä, missä asiakkaatkin ovat.

– Ei siinä ollut kuin kaksi vaihtoehtoa: joko lomautan koko henkilökuntani, tai luomme jotain uutta. Me loimme jotain uutta.

Kun kohtaamiset kiellettiin, oli ammattikunnan niiden takana innovoitava uudenlaisia tapoja tuoda ihmiset yhteen. Kohtaamisiin erikoistuneen pr- ja markkinointitoimisto Primaq Groupin perustaja Anu Wiio huomasi kysynnän kasvun virtuaalisille kohtaamisille jo varhain keväällä. Luova ajattelu rakkaan työn raunioilla synnytti idean tapahtumien siirtämisestä verkkoon.

Rajoitustoimien kiristyessä Wiio tiimeineen piti kriisipalaverin, jossa he päättivät ottaa elämän heittämän haasteen vastaan. Messuhallit jäisivät toistaiseksi tyhjiksi: nyt lähdettäisiin kokeilemaan, miten messut toimivat virtuaalisessa ympäristössä.

Kriisipalaverista aivoriiheen

– Lähtökohtana oli se, että ketään ei haluttu lomauttaa, Wiio toteaa päättäväisesti.

Wiion huoli työntekijöidensä tulevaisuudesta oli perusteltua. Tapahtumateollisuuden vuoden 2020 toimialatutkimuksen mukaan jopa puolet vastanneista tapahtuma-alan toimijoista olivat joutuneet lomauttamaan tai irtisanomaan henkilöstöään koronakriisin vuoksi.

Alkuun toivottomalta vaikuttaneen tilanteen edetessä yrittäjät löysivät itsensä luovimasta tietä eteenpäin kokeilujen kautta. Prosessin seurauksena moni päätti laajentaa toimintaympäristöään verkkoon. Virtuaalitapahtumat eivät itsessään ole uusi keksintö, mutta niiden kirjo on kasvanut huomattavasti koronapandemian aikana.

Kiharrusetkoja ja tukanpesujatkoja

Ensimmäiset Primaqin virtuaalisesti toteutetut messut olivat Kevätmessut. Käytännössä ne toimivat virtuaalisesti luodulla messualueella, perinteisiä messuja mukaillen. Ostotapahtumassa asiakas ohjattiin messuosastolta suoraan näytteilleasettajan verkkokauppaan. Näin haluttiin nostaa mukana olevien yrittäjien omaa verkkoliikennettä.

Toinen virtuaalisesti toteutettu messutapahtuma kulki nimellä Kauneusviikko.

– Olimme kehitelleet ideaa eteenpäin, ja toisilla messuillamme järjestimme messuosastoiden lisäksi ohjelmaa. Meillä oli kiharrusetkoja ja tukanpesujatkoja, Wiio muistelee.

Wiio kertoo palautteen olleen positiivista: osa näytteilleasettajista kertoi virtuaalisen toteutuksen päihittäneen jopa fyysiset messut.

Kauneusviikko tavoitti yhteensä 150 000 ihmistä, joista neljännes vieraili messusivustolla. Kevätmessuilla messusivuja selailtiin kolmen päivän aikana lähes 100 000 kertaa.

Paluu arkeen hybridimallin kautta

Wiio uskoo virtuaalitapahtumien tulleen jäädäkseen, mutta kevyempinä toteutuksina perinteisten tapahtumien rinnalle.

– Kasvokkain kohdatessa ihminen kohtaa aina ihmisen. Virtuaalinen kohtaaminen ei tule koskaan korvaamaan täysin fyysistä kohtaamista, mutta se voi toimia siinä rinnalla, kokemusta tukien.

Vaikea tilanne on opettanut, kuinka tärkeitä fyysiset kohtaamiset oikeastaan ovatkaan.