Tietosuojailmoitus - TUNICRIS

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen yliopisto
Kirjasto

Tampereen yliopisto
Y-tunnus: 2844561-8
Kalevantie 4
33100 Tampere
puhelinvaihde: 0294 5211

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kirjasto
Petri Tonteri
Puh. 040 190 4270
Sähköposti: cris.tau [at] tuni.fi
Sisäinen käyttöliittymä: https://cris.tuni.fi
Julkinen TUNICRIS-portaali: https://researchportal.tuni.fi

3. Tietosuojavastaava

Jukka Tuomela
Puh. 050 437 7074
Sähköposti: dpo [at] tuni.fi

4. Rekisterin nimi

Tutkimustietojärjestelmä TUNICRIS

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Tampereen yliopiston ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin tutkimusaktiivisen henkilökunnan julkaisu- ja aktiviteettitietojen ylläpito. Tutkimustoiminnan tilastointi, raportointi ja esittely. 

Käsittelyperuste:

Lakisääteinen velvoite

Yliopiston tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot (Yliopistolaki (558/2009) 51 §).

Terveydenhuoltolain (1326/2010 61 §) mukaan yliopistotasoiseen terveyden tutkimukseen myönnetään valtion rahoitusta sosiaali- ja terveysministeriön neljäksi vuodeksi kerrallaan tekemän päätöksen mukaisesti. Ministeriön päätös perustuu tutkimustoiminnan painoalueiden ja tavoitteiden toteutumiseen sekä tutkimuksen laatuun, määrään ja tuloksellisuuteen edellisellä nelivuotiskaudella. 

Julkaisutietojen raportointi opetus- ja kulttuuriministeriölle sekä sosiaali- ja terveysministeriölle edellyttää tutkimusta tekevän henkilöstön henkilötietojen käsittelyä.

Suostumus 

Julkaisutietoja voidaan siirtää käyttäjän suostumuksella ORCID-tutkijatunnistepalveluun. Suostumuksen voi peruuttaa suoraan järjestelmästä tai ilmoituksella osoitteeseen cris.tau [at] tuni.fi.

6. Rekisterin tietosisältö

  • Tutkimusaktiivisen henkilökunnan henkilö-, työsuhde- ja yhteystiedot
  • Käyttäjätiedot
  • Organisaatiotiedot
  • Julkaisut ja aktiviteetit
  • Rinnakkaistallennettujen julkaisujen ja väitöskirjojen kokotekstit
  • Hankehakemusten ja tutkimusprojektien tiedot
  • Julkaisukanavat ja niiden julkaisufoorumitaso
  • Julkaisujen viittaustiedot
  • Tutkimusaineistojen kuvailutiedot
  • Tutkimusinfrastruktuurien kuvailutiedot
  • Julkaisuihin liittyvät ulkoiset organisaatiot ja henkilöt

7. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Yliopiston ja PSHP:n HR-järjestelmät
  • Tunnushallinnan tietojärjestelmä
  • MDM-ydintiedonhallinta
  • Sisu-opintotietojärjestelmä
  • Julkaisufoorumin tietokanta
  • Kansainväliset julkaisu- ja viitetietokannat (Web of Science, Scopus)
  • Yliopiston integraatioalusta
  • Henkilöiden itsensä ilmoittamat tiedot

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Julkaisutiedot siirretään päivittäin OKM:n VIRTA-julkaisutietopalveluun osana ministeriön edellyttämää raportointia (Yliopistolaki 558/2009 51 §). VIRTA-julkaisutietopalveluun lähetettäviä tietoja käsitellään yliopiston sisäverkossa toimivan apupalvelimen avulla.  

Julkaisutiedot siirretään päivittäin yliopiston tietovarastoon sisäistä raportointia ja tilastointia varten.

Julkaisujen kokotekstit ja niihin liittyvät kuvailutiedot siirretään päivittäin yliopiston Trepo-julkaisuarkistoon. 
 
Tutkimusainestojen kuvailutiedot siirretään päivittäin opetus- ja kulttuuriministeriön tarjoamaan Metax-metatietovarantoon.  

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella: 
Kyllä, lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä: 

Järjestelmätoimittaja Elsevier B.V. vastaa järjestelmän teknisestä ylläpidosta (EU:n alueella sijaitseva pilvipalvelu).

9. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle:
Kyllä, mihin:

Julkinen TUNICRIS-portaali on avoimesti luettavissa EU:n ulkopuolella. 

Julkaisujen kuvailutiedot lukuun ottamatta niitä julkaisuja, joiden näkyvyyden rekisteröity on estänyt, ovat luettavissa OAI-PMH-rajapinnan kautta sekä julkisen portaalin kautta BibTex- ja RIS -formaateissa. OAI-PMH-rajapinta on suojattu salasanalla.

Käyttäjät voivat hakea järjestelmän kautta kansainvälistä tutkijatunnistetta (ORCID) ja antaa luvan omien julkaisutietojensa automaattiseen siirtoon TUNICRISista ORCIDiin. Tällöin ORCID-palvelimelle siirtyy käyttäjän nimi, sähköpostiosoite, affiliaatio, muut tutkijatunnisteet (esim. ResearcherID), linkki TUNICRIS-portaalin profiilisivulle sekä kirjaston validoimat ja julkisesti näkyvät julkaisutiedot. ORCID on voittoa tavoittelematon yhdistys, joka on rekisteröity Yhdysvaltoihin. Järjestelmätoimittaja Elsevier B.V. vastaa ORCID-tiedonsiirron suojauksesta.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A manuaalinen aineisto

Järjestelmään ei liity manuaalista aineistoa.

B sähköisesti käsiteltävät tiedot

Järjestelmä on toimittajan Elsevier B.V. ylläpidossa. Toimittaja huolehtii tehdyn sopimuksen mukaan järjestelmän suojauksesta. Järjestelmän omistaja on tutkimuksesta vastaava vararehtori. Järjestelmän tietojen ylläpidon ja kehittämisen hoitaa kirjasto. Järjestelmälle on nimetty pääkäyttäjät. Järjestelmässä on tietoja, jotka on tarkoitettu julkisesti saataville sekä tietoja, jotka ovat salassa pidettäviä.  

Tietojen tallentamiseen ja ylläpitoon tarvitsee kirjautumisen, jonka salaus on hoidettu SSL-salauksella ja kirjautumistietojen välittämiseen käytetään Shibbolethia.  

Tutkimusaktiivinen henkilökunta voi hallinnoida omia tietojaan. Yksiköiden johto ja tukipalveluhenkilöstö voi nähdä ja hallinnoida tehtäväkuvansa mukaisesti oman organisaationsa tietoja. Koko yliopiston tasoisia tietoja voi nähdä ja hallinnoida järjestelmän vastuuhenkilöt. Joillakin tukipalveluhenkilöillä voi olla työtehtävien perusteella koko organisaation tasoisia vastuita, joiden perusteella he voivat nähdä ja hallinnoida koko yliopiston tasoisia tietoja. Kirjaston validoijat käsittelevät julkaisutietoja koko yliopiston tasolla.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Julkaisutiedot säilytetään pysyvästi tilastointi- ja raportointitarkoituksia varten.

Säilyttämisaika perustuu yliopiston tiedonhallintasuunnitelmaan.

12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

  • Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
    • Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
    • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
  • Oikeus tietojen poistamiseen
    • Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
  • Vastustamisoikeus
    • Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
    • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän tietopyyntöprosessia.