Tietosuojailmoitus - Trepo, sähköinen julkaisuarkisto

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen yliopisto
Kirjasto

Tampereen yliopisto
33014 Tampereen yliopisto
Kalevantie 4, 33100 Tampere
Puh. 0294 5211

Y-tunnus 2844561-8

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

nimi: Tanja Heikkilä
puh: 050 318 7737
sähköposti: tanja.heikkila@tuni.fi

3. Tietosuojavastaava

nimi: Jukka Tuomela
puh. 050 437 7074
sähköposti: dpo@tuni.fi

4. Rekisterin nimi

Trepo, sähköinen julkaisuarkisto

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Trepo -julkaisuarkistossa julkaistaan yliopiston avoimia julkaisuja, opinnäytteiden metatietoja sekä arkistoidaan kaikki yliopiston opinnäytteet sähköisesti. Opinnäytteet, joille ei ole annettu verkkojulkaisulupaa, ovat luettavissa vain kirjaston opinnäytepisteillä.

Käsittelyperuste:

  • Sopimus
  • Lakisääteinen velvoite

Arkistolaitos on määrännyt arkistolain (831/1994) 8 ja 11 §:n nojalla pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa yliopistojen (558/2009) sekä Maanpuolustuskorkeakoulun (402/1974 sekä 668/1992) ylempään korkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat.

6. Rekisterin tietosisältö

Julkaisujen metatiedot ja kokotekstit, julkaisujen tallentajan tiedot ja tallentajan antama julkaisulupa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Henkilön itse antaman tiedot
  • Tunnushallinnan tietojärjestelmä
  • Tarjoa julkaistavaksi -lomakkeella annettavat tiedot julkaisusta
  • Itse julkaisusta kerätyt julkaisun bibliografiset tiedot

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Julkaisutiedot ovat avoimesti luettavissa www-selaimella. Julkaisujen metatietoja haravoidaan säännöllisesti OAI-PMH –rajapinnan kautta seuraaviin kansallisiin ja kansainvälisiin palveluihin: Finna, Summon, Alma, Primo, DART, OpenAire, WorldCat.

Opinnäytteiden tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Opinnäytteet ovat julkisia asiakirjoja.

Lain kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä 28.12.2007/1433 (KulttAinL) mukaisesti julkaisuarkistossa olevista julkaisuista tallennetaan vapaakappaleet vapaakappalearkistoon.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella:

  • Kyllä, lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä:

Trepo -julkaisuarkisto on Kansalliskirjaston ylläpitämä palvelu. Kansalliskirjasto toimii henkilötietojen käsittelijänä.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Mikäli tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, kuvaus käytettävistä suojatoimista

Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle:

  • Kyllä, mihin:

Julkaisutiedot ovat avoimesti luettavissa www-selaimella myös EU- ja ETA –maiden ulkopuolella. Avoimesti julkaistujen julkaisujen kuvailutiedot ovat luettavissa OAI-PMH-rajapinnan kautta. Palvelut, johon Trepon julkaisutiedot haravoidaan, ovat myös avoimesti luettavissa www-selaimella EU- ja ETA –maiden ulkopuolella. Näistä WorldCat sijaitsee EU ja ETA –maiden ulkopuolella.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A manuaalinen aineisto

B sähköisesti käsiteltävät tiedot
Trepo on Kansalliskirjaston ylläpitämä DSpace-pohjainen avoin julkaisuarkisto. Kansalliskirjasto vastaa julkaisuarkiston ylläpidosta ja varmuuskopioinnista. Kehitystyö tehdään yhdessä Tampereen yliopiston kirjaston ja Kansalliskirjaston kanssa. Avoimessa julkaisuarkistossa julkaisujen metatiedot ja itse julkaisut ovat kaikkien avoimesti käytettävissä verkon kautta. Osa tiedostoista on rajoitettu käytettäväksi vain Tampereen yliopiston kirjaston opinnäytepisteillä.

Tietojen tallentamiseen ja ylläpitoon tarvitaan kirjautuminen, jonka salaus on hoidettu SSL-salauksella ja kirjautumistietojen välittämiseen käytetään Shibbolethia. Tietojen tallentaminen on sallittua kokoelmakohtaisesti erilaisille ryhmille, jotka koostuvat Tampereen yliopiston henkilökunnasta, opiskelijoista ja Tampereen yliopiston kirjaston henkilökunnasta. Tallentamiseen tarvitaan Tampereen yliopiston käyttäjätunnus. Tampereen yliopiston kirjasto huolehtii käyttäjätunnusten jakamisesta tarvittaville uusille kirjaston henkilökunnan edustajille. Myös järjestelmän ylläpitäjillä Kansalliskirjastossa on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmän ylläpitoa varten.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Julkaisujen tiedot pysyvät järjestelmässä yhtä kauan kuin julkaisut ovat avoimesti saatavilla. Opinnäytteiden metatiedot ja tiedostot säilytetään pysyvästi, kandidaatintutkielmia säilytetään 10 vuotta.

12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien:

  • Ei

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

  • Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
    • Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
    • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
  • Oikeus tietojen poistamiseen
    • Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
  • Vastustamisoikeus
    • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
    • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän tietopyyntöprosessia.