Tietosuojailmoitus - Tapahtumat

Tietosuojailmoituksen avulla kuvaamme sinulle läpinäkyvästi ja selkeästi kuinka henkilötietojasi käsitellään. Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan puolestaan toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin.

Tietosuojailmoituksella kerromme sinulle

  • mitä sinua koskevia tietoja käsittelemme
  • miten tietojasi käsitellään
  • miten tietojasi säilytetään

Tietosuojailmoituksen vaatimukset tulevat asetuksesta (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ), joka takaa erilaisia oikeuksia henkilölle, jonka tietoja käsitellään. Oikeudet riippuvat henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevia tietoja. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi. Korkeakouluilla on lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella opiskelijoiden ja työntekijöiden tietoja käsitellään.  

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Tässä tapahtumiin osallistuville suunnatussa yleisessä tietosuojailmoituksessa kuvaillemme korkeakoulun tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat tapahtumien järjestämisen yhteydessä kerättäviä ja käsiteltäviä henkilötietoja.

Käsittelemme henkilötietojasi

  1. jotta voit osallistua tapahtumaan,
  2. tapahtuman käytännön järjestelyihin,
  3. uusista tapahtumista tiedottamiseen,
  4. yhteistyösuhteiden luomiseen,
  5. tilastointitarkoituksiin ja
  6. toiminnan kehittämiseen.

Tietojesi käsittely perustuu sopimukseen (1 ja 2) suostumukseen (2, 3 ja 4), yleiseen etuun (5) ja oikeutettuun etuun (6). Tilastoinnin yhteydessä tieto käsitellään tunnistamattomaksi. Tilastotiedoista ja palautteesta sinua ei voi tunnistaa.

Mitä tietoja sinusta keräämme?

Useimpien tapahtumien yhteydessä tarvitsemme sinusta seuraavia tietoja:

  • nimi
  • tarvittavat yhteystiedot
  • organisaatio
  • titteli
  • ilmoittajan nimi ja yhteystiedot, jos eri henkilö kuin osallistuja

Tapahtumasta riippuen kerättävät tiedot voivat myös sisältää

  • roolisi tapahtumassa
  • kansainvälisissä tapahtumissa osallistujan kotimaa tilastointitarkoituksiin
  • osallistumismaksun määrään ja maksamiseen liittyvät tiedot
  • ruokavalio, jos tapahtumaan liittyy tarjoilua
  • oheisohjelmien ja oheispalveluiden järjestämiseen liittyvät tiedot
  • julkaisemiseen liittyvät tiedot
  • matkustuspalvelujen järjestämiseen liittyvät tiedot
  • osallistuminen ohjelman osioihin
  • tilaisuuden tallentamisesta syntyvät tiedot (esim. valokuvat, videot, äänitteet)
  • mielenkiintosi kohteet
  • palaute

Lisäksi voimme pyytää suostumustasi seuraaviin toimiin:

  • tulevista tapahtumista tiedottaminen
  • tarkempien yhteystietojen julkaiseminen osallistujaluettelossa (nimi ja organisaatio julkaistaan kysymättä lupaa)
  • tietojen luovuttaminen tapahtuman järjestämiseen sisällöllisesti liittyville yhteistyökumppanille
  • tietojen siirtäminen korkeakoulun asiakkuudenhallintajärjestelmään

Miten keräämme tietojasi?

Keräämme tietoja suoraan sinulta tai sinut tapahtumaan ilmoittavalta henkilöltä

  • ilmoittautumislomakkeella tai muulla sähköisellä menetelmällä,
  • henkilökohtaisesti,
  • tapahtuman yhteydessä,
  • tapahtuman jälkeen tehdyllä kyselyllä.

Tapahtumaa voidaan tallentaa (esim. valokuvat, videot, äänitteet) tai välittää suoratoistona.

Miten käsittelemme tietojasi?

Tapahtumailmoittautumisessa käytetään pääsääntöisesti verkossa toimivaa palvelua. Ilmoittautumistietoihisi on pääsy vain korkeakoulun henkilökunnalla tai tapahtuman järjestämiseen osallistuvilla korkeakoulun yhteistyökumppaneilla.

Ruokavaliotietoa ja muita vastaavia tietoja emme luovuta eteenpäin henkilöön yhdistettävässä muodossa.

Erityistarpeisiin liittyviä henkilökohtaisesti saatuja tietoja käytämme ainoastaan kyseiseen tarkoitukseen ja noudatamme niiden käsittelyssä erityistä huolellisuutta.

Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

Ilmoittautumistiedot tallentuvat pääsääntöisesti verkossa toimivaan ulkopuolisen palveluntarjoajan järjestelmään.

Voimme jakaa osallistujille listan, jossa on jokaisen osallistujan nimi ja organisaatio ja suostumuksen mukaisesti muita tietoja.

Tallenteita voimme luovuttaa osallistujille sekä korkeakoulun opetus-, tutkimus- ja markkinointitarkoituksiin sekä tapahtumaviestintään. Tallenteet ja suoratoisto voivat välittyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme tietojasi tapahtuman ja siihen mahdollisesti kiinteästi liittyvien toimintojen päättymisen jälkeen 3 kk. Tämän jälkeen voimme käsitellä antamaasi palautetta ja tilastointiin tarvittavia tietoja nimettöminä.

Suostumuksesi perusteella kerättyjä tai käsiteltäviä tietojasi säilytämme toistaiseksi tai kun tieto vanhenee tai perut suostumuksen.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Korkeakoulu toimittaa pyynnöstäsi tietosi sinulle mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella. 

Tietosi toimitetaan sinulle lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli pyydät useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai jos esität tietopyyntöjä toistuvasti, korkeakoulu voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa korkeakoulu perustelee tekemänsä ratkaisun.

Mikäli korkeakoulu ei toimita tietoja, annetaan asiasta sinulle kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudestasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Ellei korkeakoulu hyväksy oikaisupyyntöäsi, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla tiedotamme sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Sinulla on oikeus ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

Oikeuksien käyttäminen

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voit toimittaa tapahtuman järjestävän tahon yhteyshenkilölle.