Tietosuojailmoitus - Tampereen korkeakouluyhteisön puhelinvälityspalvelun henkilörekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen yliopiston puhelinvälitystä varten käsiteltävien henkilötietojen re-kisterinpitäjä on Tampereen yliopisto:

Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr)
Kalevantie 4, 33100 Tampere
Y-tunnus 2844561-8

Puhelinvaihde: 0294 5211

Tampereen ammattikorkeakoulun puhelinvälitystä varten käsiteltävien henkilö-tietojen rekisterinpitäjä on Tampereen ammattikorkeakoulu Oy:

Tampereen ammattikorkeakoulu Oy
Kuntokatu 3, 33520 Tampere
Y-tunnus 1015428-1

Puhelinvaihde: 0294 5222

Tampereen ammattikorkeakoulu Oy tuottaa puhelinvälityspalvelun Tampereen korkeakouluyhteisön keskitettyjen palvelujen järjestämistä koskevan sopimuk-sen perusteella koko korkeakouluyhteisölle.

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Saana Raatikainen
Puh. 0401901459
Sähköposti: tila-helpdesk [at] tuni.fi 

3. Tietosuojavastaava

Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaava
Sähköposti: dpo [at] tuni.fi
Postiosoite: Tietosuojavastaava, 33014 Tampereen yliopisto

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Rekisterinpitäjän puhelinvaihde välittää puhelinvaihteeseen soitettuja tai puhelinvaihteeseen palautuneita puheluita korkeakouluyhteisön henkilöstölle. 

Soitettujen tai palautuneiden puheluiden osalta puhelinvälityksen kanssa käyty keskustelu nauhoitetaan puhelinvaihdepalvelun laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi sekä väärinkäytöksen ja teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai selvittämiseksi. Puhelunauhoitus käynnistetään vasta, kun soittajalle on toistettu puhelunauhoituksesta kertova ilmoitus.

Puhelinvälityspalvelu palvelee korkeakouluyhteisön asiakkaita ja vaikuttaa sekä Tampereen ammattikorkeakoulun että Tampereen yliopiston asiakkaiden asiakaspalvelukokemukseen. Puhelunvälityksen toimintaa arvioidaan ja kehitetään asiakaspalautteen perusteella. Palautteiden käsittelyssä käytetään puhelunauhoitteita, joihin palautteet kohdistuvat. Tämä mahdollistaa palautteen oikean kohdentamisen, palvelussa ilmenevien puutteiden korjaamisen sekä palvelun kehittämisen.

Puhelunauhoitteiden käsittely perustuu palvelutapahtumia koskeviin palautteisiin. Puhelunauhoite haetaan kuunneltavaksi, mikäli puhelunvälitykseen kohdistuu palaute, joka edellyttää käsittelyä asiakaspalvelutapahtumaan osallistuneen asiakaspalvelijan kanssa. Henkilötietojen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (EU:n yleinen tietosuoja-asetus EU 2016/679, artikla 6.1(f).

5. Rekisterin tietosisältö

Puhelun perustiedot, kuten:

  • Kontaktin tyyppi (soitettu puhelu tai palautunut puhelu)
  • Puhelun ajankohta
  • Soittajan puhelinnumero
  • Soittajan jonotusaika ja puhelinvälityspalvelun vasteaika
  • Puhelun kesto (päättymis- tai edelleenvälitysajankohta)

Palvelutapahtumaan liittyvät tiedot, kuten:

  • Soittajan mahdolliset nimi- ja yhteystiedot
  • Yhteydenoton tarkoitus
  • Palvelutapahtumaa hoitavan asiakaspalvelijan nimi- tai tunnistetieto
  • Tavoitellun henkilön tiedot, kuten tavoiteltu puhelinnumero

Muut puhelunauhoitteelta ilmenevät tai soittajan puhelinvälityspalvelun yhtey-dessä asiakaspalvelijalle antamat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tampereen korkeakouluyhteisön puhelunvälityksen henkilörekisteriin kirjatta-vat henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä (soittajalta) itseltään.

Henkilön soittaessa rekisterinpitäjän puhelinvaihteeseen, tai puhelun palautu-essa puhelinvaihteeseen, puhelunvälityspalveluun tallentuu automaattisesti edellä mainitut puhelun perustiedot, kuten puhelun ajankohta, soittajan puhe-linnumero, jonotusaika ja puhelun päättymis- tai edelleenvälitysajankohta.

Puhelunauhoitteelta ilmenevät soittajan puhelinvälityspalvelun yhteydessä asiakaspalvelijalle antamat tiedot. Puhelunauhoitus käynnistetään vasta, kun soittajalle on toistettu puhelunauhoituksesta kertova ilmoitus.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Puhelinvälityksen henkilörekisterin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa, mikäli luovutus on tarpeen rekisterinpitäjää koskevan lainsäädännön velvoitteiden tai viranomaisen määräyksen täyttämiseksi.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella. Tampereen ammattikorkeakoulu Oy tuottaa puheluvälityspalvelun koko Tampereen korkeakouluyhteisölle korkeakouluyhteisön keskitettyjen palveluiden järjestämistä koskevan sopimuksen perusteella. Osapuolten välillä on solmittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.

Puheluvälityspalvelun palveluntarjoajana toimii Elisa Oyj. Puhelunvälityspalvelun nauhoitteita käsittelee Elisa Oyj:n välityspalveluita tuottava sopimuskump-pani Eniro. Palveluntarjoajan kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskeva EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen sopimus.

8. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A manuaalinen aineisto

Rekisterissä ei käsitellä manuaalista aineistoa, kuten paperiaineistoa.

B sähköisesti käsiteltävät tiedot

Tiedot on suojattu palveluntarjoajan tietosuojakäytännön mukaisesti. Puheluvälityspalvelun palveluntarjoajana toimii Elisa Oyj. Puhelunauhoitteita käsittelee Elisa Oyj:n välityspalveluita tuottava sopimuskumppani Eniro. Palveluntarjoajan kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskeva EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen sopimus.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Nauhoitteet säilytetään enintään 12kk niiden muodostumisesta, ellei yksittäi-sen palvelutapahtuman, häiriötapahtuman tai väärinkäytöstilanteen selvittäminen edellytä kyseisen puhelutallenteen säilyttämistä tätä pidempää aikaa. Säilytysajan päättymisen jälkeen nauhoitteet tuhotaan tietoturvallisesti.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

  • Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
    • Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
    • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
  • Oikeus tietojen poistamiseen
    • Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
  • Vastustamisoikeus
    • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.
      • Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, tietosuoja [at] om.fi

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt pyydetään toimittamaan edellä tämän tietosuojailmoituksen kohdassa 2. mainitulle Tampereen korkeakouluyhteisön puhelinvälityksen rekisterin yhteyshenkilölle.