Tietosuojailmoitus - Ilmoitus väitöksestä

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen yliopisto
Kirjasto

Tampereen yliopisto
33014 Tampereen yliopisto
Kalevantie 4, 33100 Tampere
Puh. 0294 52 11
Y-tunnus 2844561-8

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietopalveluneuvoja Soile Levälahti
Puh. 040 190 4264
Sähköposti: dissertations [at] tuni.fi

3. Tietosuojavastaava

dpo [at] tuni.fi

4. Rekisterin nimi

Ilmoitus väitöksestä, e-lomake

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus:

• Ilmoitus väitöksestä -lomakkeella kerätään tietoja Tampereen yliopistossa väittelevien henkilöiden yhteystiedoista ja väitökseen liittyvistä asioista. Rekisteriä pidetään väitöskirjan julkaisemiseen ja asiakassuhteen hoitoa varten.

Käsittelyperuste:

• Sopimus

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on väitöskirjan tietoja sekä väittelijän yhteystietoja:

1. Missä julkaisee väitöskirjansa
2. Väittelijän tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
3. Opiskeluoikeus ja tiedekunta
4. Väitöskirjan tiedot: väitöskirjan nimi ja tyyppi
5. Artikkelien julkaisuluvat sekä väittelylupa
6. Väitöspaikka ja -aika
7. Artikkelien julkaisuluvat
8. Oppiaine / Koulutusohjelma

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Väittelijän itsensä henkilökohtaisesti täyttämä lomake

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Lomakkeella ilmoitetut tiedot siirretään julkaisuarkistoon julkaisutietojen osalta. Nämä tiedot ovat avoimesti luettavissa www-selaimella. Väittelijän tietoja, kustantajan lupatietoja ei lähetetä eteenpäin vaan ne säilytetään salasanan takana olevassa JIRA -tietokannassa sekä arkiston suljetussa tiedostossa.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella:

• Ei

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Mikäli tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, kuvaus käytettävistä suojatoimista

• Rekisterin tiedot julkaisutietojen osalta ovat avoimesti luettavissa www -selaimella. Väittelijän yhteystiedot luovutetaan pyydettäessä medialle, mikäli tähän on saatu väittelijän suostumus.

Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle:

• Ei

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A manuaalinen aineisto

B sähköisesti käsiteltävät tiedot
Lomakkeen tiedot sijaitsevat sähköisessä tietokannassa, johon annetaan henkilökohtaisia käyttöoikeuksia Tampereen yliopiston kirjaston henkilökunnalle. Tietokantaan pääsee ainoastaan henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Julkaisulupa säilytetään niin kauan kun julkaisu on avoimesti saatavilla.
E-lomakkeen tietoja säilytetään 2 v.

12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien:

• Ei

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

• Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
  • Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

• Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

• Oikeus tietojen poistamiseen
  • Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

• Vastustamisoikeus
  • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän tietopyyntöprosessia.