Tietosuojailmoitus - Asiakkuus- ja sidosryhmärekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen yliopisto

Tampereen yliopisto
Kalevantie 4
33014 Tampereen yliopisto
puh. 0294 5211   

Y-tunnus 2844561-8

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Soile Harjala
Puh. 040 8490 200
Sähköposti: soile.harjala [at] tuni.fi

3. Tietosuojavastaava

dpo [at] tuni.fi

4. Rekisterin nimi

Asiakkuus- ja sidosryhmärekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus:

Käsittelyn tarkoituksena on Tampereen yliopiston sidosryhmä- ja asiakassuhteiden sekä lahjoittaja- ja alumnisuhteiden hoitaminen yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja yliopiston toiminnan vaikuttavuuden sekä yliopiston maksullisen palvelutoiminnan laadun varmistamiseksi ja edistämiseksi. Asiakkuus- ja sidosryhmärekisterin yhteys- ja kontaktitietoja käytetään asiakkuuksien hallintaan, yliopiston toiminnan kehittämiseen ja erilaisiin yhteydenottotarpeisiin (esim. kutsuvierastilaisuudet, markkinointi ja alumnitoiminta).

Tietoja käsitellään muun muassa yliopiston käytännön järjestelyihin liittyen (kuten ilmoittautumisten hallintaan, koulutuskutsujen lähettämiseen, maksullisten koulutusten suoritusten kirjaamiseen, laskutukseen ja palautteen keräämiseen).

Käsittelyperuste:

Kysymme sinulta suostumuksen markkinointiviestinnän vastaanottamiseen. Esim. koulutukseen tai muuhun tilaisuuteen ilmoittautumisen yhteydessä voimme tiedustella halukkuuttasi saada tietoa tulevista koulutuksista, tapahtumista ja hankkeista. Tällöin henkilötietojesi käsittelyperuste on suostumus. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa syytä ilmoittamatta. Jokaisen markkinointiviestin yhteydessä toimitetaan ohjeet suostumuksen peruuttamista varten.

Sopimus (ja siihen perustuva asiakassuhde) on henkilötietojesi käsittelyperuste esimerkiksi silloin, kun olet ilmoittautunut yliopiston tilaisuuteen tai hankkinut yliopistolta tutkimus- tai koulutuspalveluja.

Voit saada markkinointiviestintää tai muuta tietoa yliopiston toiminnasta ja tilaisuuksista aiemman asiakkuutesi perusteella. Lisäksi voimme lähettää sinulle muita yliopiston toimintaa koskevia uutisia ja muuta sinua mahdollisesti kiinnostavaa tietoa. Tällöin käsittelyperuste on yliopiston oikeutettu etu. Voit milloin tahansa kieltäytyä vastaanottamasta uutiskirjeitä jokaisen uutiskirjeen yhteydessä toimitettavia ohjeita noudattaen.

Yliopisto voi käyttää asiakkuus- ja sidosryhmärekisterin tietoja asiakassuhteiden hallintaan ja kehittämistoimintaan niin, että saat paremmin sinua kiinnostavaa ja sinulle hyödyllistä tietoa yliopiston toiminnasta ja koulutustarjonnasta.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää 

  • asiakkaiden ja muiden sidosryhmien, yhteistyötahojen ja edustajien yhteys- ja kontaktitiedot
  • yksityisten lahjoittajien, yhteys- ja kontaktitiedot
  • tiedot henkilöiden koulutuksiin osallistumisista
  • halukkuus osallistua tuleviin koulutuksiin ja saada niistä tietoa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja luotettavista julkisista lähteistä.
Tietoja voidaan täydentää oikeellisuuden varmistamiseksi yliopiston
sisäisistä järjestelmistä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät 

Säännönmukaiset luovutukset:

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuoliseen käyttöön.

Tietoja voidaan luovuttaa yliopiston lakiin perustuvien velvoitteiden toteuttamiseksi esimerkiksi työvoimaviranomaisille ja verohallinnolle.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella:
☐    Ei
☒    Kyllä, lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä: 

Asiakkuus- ja sidosryhmärekisterin palvelunympäristö on hankittu ulkopuoliselta palveluntuottajalta. Palvelinympäristö ja rekisterin henkilötietoaineisto sijaitsevat EU-alueella.
Rekisterinpitäjä voi lisäksi hankkia CRM-tietokannan rakenteeseen liittyvää sovelluskehityspalvelua sekä tapahtumaviestintään liittyviä palveluita ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Yliopisto solmii mahdollisten ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa aina tietosuojalainsäädännön edellyttämän käsittelysopimuksen, jotta henkilötietojesi suoja varmistetaan.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle:

Ei

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A manuaalinen aineisto

  • Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa.

B sähköisesti käsiteltävät tiedot

  • CRM:ää käytetään selaimella suojattua yhteyttä käyttäen. Palvelinympäristö on suojattu rekisterinpitäjän ja palvelinympäristön tuottajan tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Säilyttämisaika toistaiseksi (kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tai ilmoittaa vastustavansa henkilötietojensa käsittelyä).

12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle    

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien:

Ei

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

-    Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
o    Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

-    Oikeus tietojen oikaisemiseen
o    Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

-    Oikeus tietojen poistamiseen
o    Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).

-    Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
o    Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

-    Vastustamisoikeus
Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

-    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
o    Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

-    Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
o Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän tietopyyntöprosessia.