OSSIn yhdistetty rekisteriseloste ja tietosuojan informointiasiakirja

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen ammattikorkeakoulu (TAMK)
Kuntokatu 3 33520 Tampere
Puhelinvaihde 0294 5222

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Susanna Maunula
IT-suunnittelija, Tietohallinto
Tampereen ammattikorkeakoulu
Kuntokatu 3 33520 Tampere
050-373 2954
susanna.maunula [at] tuni.fi

Ossin rekisteriasioista vastaava henkilö:
Tarja Kalliomäki-Linnas
050 505 1747
tarja.kalliomakilinnas [at] tuni.fi

Opintotukilautakunnan sihteerit antavat rekisteristä tarkempia tietoja rekisteröidylle ja rekisteröity voi osoittaa heille esim. virheenoikaisua ja tarkastusoikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt. 

3. Rekisterin nimi

OSSI

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

OSSI on asianhallintajärjestelmä, jonka käyttötarkoitus on opintotukilautakunnassa käsiteltävien asioiden rekisteröiminen, päätös- ja kokoushistorian ylläpito. Opiskelijoiden yhteydenotot ja neuvonta-asiat kirjataan opiskelijan suostumuksella.

Tiedot tulevat Kansaneläkelaitoksesta.

Rekisteröidyt ovat antaneet tiedot täyttämällä opintotukihakemuksen, vastaamalla opintotukilautakunnan lähettämään selvityspyyntöön tai kuulemiskirjeeseen.

Tietoja kerätään myös opintosuoritusrekisteristä ja muista opintohallinnon järjestelmistä. Edellä mainittujen tietojen arkistot säilytetään lakisääteisen ajan.

Rekisterin käyttö perustuu lainsäädäntöön.

• GDPR (2016/679)
• Tietosuojalaki (5.12.2018/1050.1.)
• Opintotukilaki (Lnro 932/2014)
• Opintotukiasetus (Anro 260/1994)
• Hallintolaki (L434/2003)
• Hallintolainkäyttölaki (L1996 ja L1999)
• Henkilötietolaki (L523/1999)
• Julkisuuslaki (L621/1999)
• Julkisuusasetus (A1030/1999)

5. Rekisterin tietosisältö

Ossin tietosisältö koostuu:

• opiskelijan opintotukihakemuksen käsittelyvaiheista
• edistymisen seuranta, takaisinperintä, enimmäistukiajan pidennys, kesäopintotuki ja neuvonta-asiat.

Käsittelytiedot säilyvät järjestelmässä arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellyn ajan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Kansaneläkelaitos KELA
• opintosuoritusrekisteri ja muut opintohallinnon järjestelmät

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

7.1 Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta

7.2 Ei-säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Verkko on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Toimittajan käyttämät palvelinsalit ovat asianmukaisesti valvottuja ja vartioituja. Palvelinsalien ulkopuolella säilytettävät tiedot salataan luvattoman käytön estämiseksi.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

OSSIn rekisteriseloste on nähtävillä TUNIn julkisilla web-sivuilla.

Tarkastusoikeus

Opiskelijalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä.

Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan tästä rekisteröidylle kirjallinen kieltäytymistodistus.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi Puhelinvaihde: 029 566 6700 Puhelinneuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777

Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti (omakätisesti allekirjoitettu tai muulla luotettavalla tavalla varmennettu asiakirja). Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyynnön toteutuksesta päättää rekisteriasioista vastaava henkilö (ks. kohta 2.). Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö.

Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Hänellä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteriasioista vastaavan henkilön, järjestelmän hoitajan tai muun vastaavan henkilön on välittömästi virheen huomattuaan korjattava virhe tai ilmoitettava siitä henkilölle, jolla on riittävät oikeudet virheen korjaamiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Oikaisupyyntö tehdään myös kirjallisesti. Oikaisupyyntö osoitetaan rekisterin hoitajalle. Tiedon korjaamisen toteuttamisesta päättää rekisteriasioista vastaava henkilö.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Puhelinneuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777
 
Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilöllisyyden tarkistaminen

Ellei tietoja pyytävä henkilö ole entuudestaan tunnettu tai hänen henkilöllisyyttään ei muilla keinoin voida varmistaa, hänen on todistettava henkilöllisyytensä aina ennen tietojen luovuttamista. Henkilöllisyys voidaan todistaa valokuvalla varustetulla virallisella henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään joko ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti ja Kela-kortti. TAMKin sähköpostista lähetetty pyyntö voidaan katsoa riittäväksi tunnisteeksi henkilöllisyydestä.

Osoitetietojen luovutuskielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää luovuttamasta väestötietojärjestelmästä ja siihen liittyvistä asiakirjoista häntä itseään koskevia tietoja

• suoramainontaan, etämyyntiin ja muuta suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimukseen
• osoitepalveluna
• henkilömatrikkelia varten
• sukututkimusta varten

Edellä mainitun henkilötietojen luovutuksen kieltäminen haetaan väestörekisterikeskuksesta tai maistraatista. Kiellon voimaan astumisen jälkeen väestörekisterikeskus ei enää toimita osoitepalveluna edellä mainittuja tietoja ammattikorkeakoululle. Rekisteröity, joka ei halua ilmoittaa osoitetietojaan, vastaa itse niistä haitoista ja vahingoista, joita syntyy, kun häntä ei pystytä tavoittamaan.