eLomakkeen rekisteriseloste ja tietosuoja-asiakirja

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen ammattikorkeakoulu Oy
Kuntokatu 3
33520 Tampere
puhelinvaihde 0294 5222

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Susanna Maunula, puh 050 373 2954 susanna.maunula(at)tuni.fi

eLomake-editorin rekisteriselosteen hoitaja on Anu Vainonen, sähköpostiosoite anu.vainonen(at)tuni.fi, antaa rekisteristä tarkempia tietoja rekisteröidylle ja rekisteröity voi osoittaa hänelle esim. virheenoikaisua ja tarkastusoikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt .

3. Rekisterin nimi

eLomake-editori

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

• Hallintolaki (L434/2003)
• Hallintolainkäyttölaki (L1996 ja L1999)
• Julkisuuslaki (L621/1999)
• Julkisuusasetus (A1030/1999)
• Laki yksityisyyden suojasta (L477/2001)
• TAMKin  tutkintosääntö
• Verkkomaksamisessa ja laskutuslomakkeissa henkilön tunnistamisessa käytetään henkilötunnusta/y-tunnusta
• Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
• EU GDPR 2016/679

5. Rekisterin tietosisältö

eLomake-editori järjestelmä koostuu:

• Erilaisista opiskelijoiden tiedoista, joista osa suoraan LDAPista, osa opiskelijoiden itsensä antamia.
• Erilaisista henkilökunnan tiedoista, joista osa suoraan LDAPista, osa henkilökunnan itsensä antamia.
• LDAPista saatavia tietoja: alkupäivä, esimies, etunimi(et), hallinnollinen ryhmä, ikä, katuosoite, läsnä- ja poissaolokaudet, kokonimi, koulutusohjelma, loppupäivä, luokka, matkapuhelin, nimike, opiskelijanumero, postinumero, postitoimipaikka, puhelin, saapumisryhmä, sähköposti, sukunimi, sukupuoli, suuntautumisvaihtoehto, vastuualue, koulutustyyppi
• Verkkomaksamisessa henkilön tunnistamisessa käytetään henkilötunnusta

6. Säännönmukaiset tietolähteet

HR ja opiskelijarekisterit, henkilöt itse

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

7.1 Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus: esimiehille, henkilöstöpalveluille, taloustoimistolle, opintotoimistolle ym. lomakkeissa mainituille tahoille.

Tietojen luovutus tapahtuu

Lomakkeiden tulosteina (henkilöt itse toimittavat tiedot halutuille tahoille), tietokannasta tallennettuina tiedostoina (sisäinen kehittäminen toimittaa tiedot pyydettäessä lomakkeen "omistajalle", E-lomakkeen tietojen raportointi).

7.2 Ei-säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei ole.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

eLomake-tietokantaan talletetut tiedot

Digitaalinen aineisto: 

Palvelinlaitteiden ylläpito on TAMKin tietokonekeskuksella ja laitteet on keskitetty lukittuun tilaan, johon vain ylläpitäjillä on pääsy.  
eLomakkeiden ylläpito- ja raportinlukuoikeudet on annettu rajatulle määrälle henkilökuntaa, tarpeen mukaan. Raportteja tietokannasta annetaan ainoastaan pyynnöstä lomakkeen omistavalle taholle.

Manuaalinen aineisto:

Lomakkeista saatavat tulosteet säilytetään ja myöhemmin hävitetään lomakkeen omistajan toimesta tarvittavaa turvallisuutta noudattaen (henkilötietoja sisältävät lomakkeet silppuriin jne.)

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

eLomakkeen rekisteriseloste on nähtävillä TUNIn julkisilla web-sivuilla.

Tarkastusoikeus

Opiskelijalla ja henkilökuntaan kuuluvalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä.

Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan tästä rekisteröidylle kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Puhelinneuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777

Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tarkistusoikeuden toteuttamisesta.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti (omakätisesti allekirjoitettu tai muulla luotettavalla tavalla varmennettu asiakirja). Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaava henkilölle. Tarkastuspyynnön toteutuksesta päättää rekisteriasioista vastaava henkilö (ks. kohta 2.). Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö.

Opiskelijan ja henkilökuntaan kuuluvan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Hänellä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteriasioista vastaavan henkilön, järjestelmän hoitajan tai muun vastaavan henkilön on välittömästi virheen huomattuaan korjattava virhe tai ilmoitettava siitä henkilölle, jolla on riittävät oikeudet virheen korjaamiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella:
 
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Puhelinneuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777

Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Opiskelija voi ilmoittaa omissa tiedoissaan havaitsemastaan virheestä järjestelmän hoitajalle ja pyytää korjaamaan tiedot. Henkilöstöön kuuluva voi ilmoittaa omissa tiedoissaan havaitsemastaan virheestä rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (kts. Kohta 2). Pyytäjän henkilöllisyys tarkistetaan.

Oikaisupyynnön voi tehdään myös kirjallisesti. Oikaisupyyntö osoitetaan rekisterin hoitajalle. Tiedon korjaamisen toteuttamisesta päättää rekisteriasioista vastaava henkilö.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilöllisyyden tarkistaminen

Ellei tietoja pyytävä henkilö ole entuudestaan tunnettu tai hänen henkilöllisyyttään ei muilla keinoin voida varmistaa, hänen on todistettava henkilöllisyytensä aina ennen tietojen luovuttamista. Henkilöllisyys voidaan todistaa valokuvalla varustetulla virallisella henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään joko ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti ja Kela-kortti. TUNIin sähköpostista lähetetty pyyntö voidaan katsoa riittäväksi tunnisteeksi henkilöllisyydestä.

Osoitetietojen luovutuskielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää luovuttamasta väestötietojärjestelmästä ja siihen liittyvistä asiakirjoista häntä itseään koskevia tietoja

• suoramainontaan, etämyyntiin ja muuta suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimukseen
• osoitepalveluna
• henkilömatrikkelia varten
• sukututkimusta varten  

Em. henkilötietojen luovutuksen kieltäminen haetaan väestörekisterikeskuksesta tai maistraatista. Kiellon voimaan astumisen jälkeen väestörekisterikeskus ei enää toimita osoitepalveluna em. tietoja ammattikorkeakoululle. Rekisteröity, joka ei halua ilmoittaa osoitetietojaan, vastaa itse niistä haitoista ja vahingoista, joita syntyy, kun häntä ei pystytä tavoittamaan.

Turvakielto

Jos henkilöllä on perusteltu syy epäillä oman tai perheensä turvallisuuden olevan uhattuna, maistraatti voi hänen pyynnöstään määrätä, ettei hänen kotikunta- tai osoitetietojaan saa antaa väestötietojärjestelmästä muille kuin viranomaisille. Maistraatti edellyttää turvakiellon hakijalta kirjallista, perusteltua pyyntöä tai ainakin käyntiä virastossa. Turvakieltomääräys voi ensimmäisellä kerralla olla voimassa enintään viisi vuotta. Sitä voidaan jatkaa kaksi vuotta kerrallaan. Kun henkilöllä on turvakielto, hänen osoitettaan ei luovuteta useissa tapauksissa viranomaisillekaan. Ne viranomaiset, jotka saavat henkilön yhteystietoja järjestelmiinsä, saavat myös tiedon turvakiellosta.

Henkilön, jolle on myönnetty turvakielto, tulee tarvittaessa ilmoittaa asiasta rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Lähestymiskielto

Lähestymiskielto tarkoittaa, että henkilön hengen, terveyden, vapauden tai rauhan suojaamiseksi voidaan jotakuta toista kieltää ottamasta häneen yhteyttä. Lähestymiskieltoa voi hakea kuka tahansa, joka perustellusti tuntee itsensä toisen uhkaamaksi tai häiritsemäksi. Lähestymiskieltoa haetaan joko poliisilta tai suoraan käräjäoikeudelta.

Henkilön, jolle on myönnetty lähestymiskielto, tulee tarvittaessa ilmoittaa asiasta rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.