Digiumin rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen ammattikorkeakoulu (TAMK)
Kuntokatu 3
33520 Tampere
puhelinvaihde 0294 5222

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Susanna Maunula, IT-suunnittelija, Tietohallinto
Tampereen ammattikorkeakoulu
Kuntokatu 3, 33520 Tampere
050-373 2954
susanna.maunula@tuni.fi

Digium palvelun rekisteriasioista vastaava henkilö:

Anu Vainonen, Kehittämisyksikkö
Tampereen ammattikorkeakoulu
Kuntokatu 3 (G3-14), 33520 Tampere
sähköposti anu.vainonen@tuni.fi
puh. 050 311 9742

3. Rekisterin nimi

Digium rekisteriseloste

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Digiumin käytön tarkoitus on opiskelijapalautteiden kerääminen. Henkilötiedot viedään kyselyyn taustatietona.

Digiumia käytetään tarvittaessa myös hallinnon kyselyissä ja ilmoittautumisissa.

GDPR (2016/679)
Tietosuojalaki (5.12.2018/1050.1.)
Hallintolaki (L434/2003)
Hallintolainkäyttölaki (L1996 ja L1999)
Julkisuuslaki (L621/1999)
Julkisuusasetus (A1030/1999)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (13.8.2004/759)
TAMKin  tutkintosääntö

5. Rekisterin tietosisältö

Tietosisältö koostuu:

  • opiskelijoiden taustatiedoista, jotka saadaan opiskelijarekisterin tietokannasta
  • opiskelijoiden itsensä antamista tiedoista
  • henkilöstön itsensä antamista tiedoista

Tietosisällön taustatiedot voivat vaihdella, mutta ovat yleensä:
1. Opiskelijanumero, 2. Sukunimi, 3. Etunimi, 4. Sukupuoli, 5. Ikä, 6. Koulutusyksikkö, 7. Koulutuksen nimi, 8. Saapumisryhmä, 9. Opiskelumuoto (N=päiväopiskelija, A=monimuoto-opiskelija (aikuisopiskelija), Y=YAMKopiskelija). Taustatiedot näkyvät vastaajalle.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijatietokanta ja henkilöt itse.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Yksittäisiä tietoja ei luovuteta. Vastaukset käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti, ja tulosten raportointi tapahtuu tilastollisesti siten, ettei yksittäistä vastaajaa voida tunnistaa.

Tietojen luovutus raportointiin tapahtuu sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelinlaitteiden ylläpito on TAMKin tietokonekeskuksella ja laitteet on keskitetty lukittuun tilaan, johon vain nimetyillä ylläpitäjillä on pääsy.

Digiumin käyttö perustuu käyttäjittäin nimettyihin lisensseihin. Raportointi tapahtuu niin, ettei yksittäistä vastaajaa voi tunnistaa.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Digium palvelun rekisteriseloste on nähtävillä TUNIn julkisilla web-sivuilla.

Tarkastusoikeus

Opiskelijalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti (omakätisesti allekirjoitettu tai muulla luotettavalla tavalla varmennettu asiakirja).  Tarkastuspyynnön toteutuksesta päättää rekisteriasioista vastaava henkilö (ks. kohta 2.). Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö.

Opiskelijan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Hänellä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteriasioista vastaavan henkilön, opettajan, opintosihteerin tain muun vastaavan henkilön on välittömästi virheen huomattuaan korjattava virhe tai ilmoitettava siitä henkilölle, jolla on riittävät oikeudet virheen korjaamiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Puhelinneuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777

Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Opiskelija voi ilmoittaa omissa tiedoissaan havaitsemastaan virheestä opintotoimistoon ja pyytää korjaamaan tiedot. Henkilöstöön kuuluva voi ilmoittaa omissa tiedoissaan havaitsemastaan virheestä rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (kts. Kohta 2). Pyytäjän henkilöllisyys tarkistetaan.

Oikaisupyynnön voi tehdään myös kirjallisesti. Oikaisupyyntö osoitetaan oman toimipisteen opintotoimistoon. Tiedon korjaamisen totuttamisesta päättää rekisteriasioista vastaava henkilö. Tiedon korjaa opiskelijan osalta opintosihteeri ja henkilöstöön kuuluvan osalta rekisteriasioista vastaava henkilö.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilöllisyyden tarkistaminen

Ellei tietoja pyytävä henkilö ole entuudestaan tunnettu tai hänen henkilöllisyyttään ei muilla keinoin voida varmistaa, hänen on todistettava henkilöllisyytensä aina ennen tietojen (opiskelutodistus, opintosuoritusote, tutkintotodistus liitteineen, opintojen arviointi, opintojen edistymisen seuranta) luovuttamista.

Henkilöllisyys voidaan todistaa valokuvalla varustetulla virallisella henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään joko ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti ja Kela-kortti. TUNIin sähköpostista lähetetty pyyntö voidaan katsoa riittäväksi tunnisteeksi henkilöllisyydestä.

Osoitetietojen luovutuskielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää luovuttamasta väestötietojärjestelmästä ja siihen liittyvistä asiakirjoista häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin ja muuta suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimukseen ,osoitepalveluna henkilömatrikkelia varten ja sukututkimusta varten.

Em. henkilötietojen luovutuksen kieltäminen haetaan väestörekisterikeskuksesta tai maistraatista. Kiellon voimaan astumisen jälkeen väestörekisterikeskus ei enää toimita osoitepalveluna em. tietoja ammattikorkeakoululle. Rekisteröity, joka ei halua ilmoittaa osoitetietojaan, vastaa itse niistä haitoista ja vahingoista (esim. opinto-oikeuden menetys), joita syntyy, kun häntä ei pystytä tavoittamaan.

Turvakielto

Jos henkilöllä on perusteltu syy epäillä oman tai perheensä turvallisuuden olevan uhattuna, maistraatti voi hänen pyynnöstään määrätä, ettei hänen kotikunta- tai osoitetietojaan saa antaa väestötietojärjestelmästä muille kuin viranomaisille. Maistraatti edellyttää turvakiellon hakijalta kirjallista, perusteltua pyyntöä tai ainakin käyntiä virastossa. Turvakieltomääräys voi ensimmäisellä kerralla olla voimassa enintään viisi vuotta. Sitä voidaan jatkaa kaksi vuotta kerrallaan. Kun henkilöllä on turvakielto, hänen osoitettaan ei luovuteta useissa tapauksissa viranomaisillekaan. Ne viranomaiset, jotka saavat henkilön yhteystietoja järjestelmiinsä, saavat myös tiedon turvakiellosta.

Henkilön, jolle on myönnetty turvakielto, tulee tarvittaessa ilmoittaa asiasta rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Lähestymiskielto

Lähestymiskielto tarkoittaa, että henkilön hengen, terveyden, vapauden tai rauhan suojaamiseksi voidaan jotakuta toista kieltää ottamasta häneen yhteyttä. Lähestymiskieltoa voi hakea kuka tahansa, joka perustellusti tuntee itsensä toisen uhkaamaksi tai häiritsemäksi. Lähestymiskieltoa haetaan joko poliisilta tai suoraan käräjäoikeudelta
Henkilön, jolle on myönnetty lähestymiskielto, tulee tarvittaessa ilmoittaa asiasta rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.