Kokemuksia

Päivi Mäkelä: Johdon assistentti – tuhattaituri vailla vertaa

Piirretty sihteeri tekee montaa asiaa: hyppää ilmaan onnistuuneesti, kirjoittaa muistiinpanoja, esittelee jotain ja kirjoittaa muistiinpanoja.
Keitä ovat on ne arjen sankarit, joiden työ voi olla usein muulle organisaatiolle varsin näkymätöntä, mutta kun he ovat poissa, niin monet pyörät pysähtyvät?
Ketkä ovat monessa mukana? Keiltä kysytään, kun halutaan tietää, kuka tietää – milloin mistäkin?
Ketkä ovat siitä harvinaisia, että heillä tuntuu aina olevan aikaa meille muille, vaikka tontti on täpösen täynnä? Ketkä ovat valmiita korvaksi, ovat aina rakentavia ja halukkaita olemaan avuksi?
Ketkä ovat aina valmiina käärimään hihat ja tarttumaan toimeen kuin toimeen toteamatta ”tää ei kuulu mulle”.

Ketkä kannattelevat organisaation prosesseja, auttavat uutta johtajaa suunnistamaan organisaation kulttuurin syövereissä kolhimatta itseään? He turvaavat työparinsa aikaa toimimalla portinvartijana sekä organisaation sisällä että myös organisaation ja ulkomaailman välillä avaten ja sulkien tilanteen mukaan, aina yhtä tyylikkäästi. Hankalissa tilanteissa he saattavat säästää johtajaansa esimerkiksi suodattamalla hankalia asioita. Heillä on myös usein erinomainen tilannetaju. He tietävät, milloin heidän kauttaan pyritään välittämään viestejä tai vaikuttamaan.

Mikä auttaa assistenttia onnistumaan?

Vaativassa työssä onnistumisessa tarvitaan ammattiosaamista monella saralla; on hyvä tietää monista sellaisistakin asioista, joita ei itse varsinaisesti tee, mutta jotka ovat johtajan / johdon agendalla, että ymmärtää mistä puhutaan ja osaa kuljettaa viestikapuloita oikeisiin kohteisiin. Tarvitaan kykyä ottaa asioita nopeasti haltuun – mistä tässä on kyse? Mitä ja miten on hyvä kutakin asiaa edistää?

Oman työn johtaminen on kaiken perusta

Monta kertaa asiat tulevat johdon assistentille silloin, kun ne olisi jo pitänyt tehdä. Tarvitaan kykyä sietää painetta, keskeneräisiä asioita ja kiirettä.

Taito johtaa omaa työtään ja kyky pitää yllä omaa toimintakykyä ovat tärkeitä. Toisaalta tarvitaan kykyä asettaa rajoja itselleen ja muille ihmisille. Aina ei ole hyvä sanoa kyllä vaan tarvitaan positiivista jämäkkyyttä sanoa ei, jos se on tarpeen.

Kättä pidempää omaan työkalupakkiin

Usein johdon assistentin tyyli on muiden hyvän ajatteleminen ensin, mutta tässä kohtaa vaatimattomuus ei kaunista. Assistentin työtä muuttuvassa toimintaympäristössä haastavat monenlaiset tarpeet. Esimerkiksi erilaiset digitaaliset vuorovaikutuksen kanavat ovat tulleet vahvasti osaksi päivittäisen työn tekemistä. Tarvitsetko tästä teemasta kenties vahvistusta osaamispalettiisi? Vai ovatko palvelumuotoilun opit uineet jo organisaatioosi ja haluat kehittää osaamistasi palvelumuotoilusta? Kannattaa miettiä, mitä minä tarvitsen, että voin jatkossakin olla hyvä työssäni ja sitten etsiytyä ko. asioiden äärelle – esimerkiksi mukaan koulutukseen.

Kouluttautuminen tarjoaa mahdollisuuden tulla ulos arjesta ja pysähtyä oman työn äärelle. Siellä on myös mahdollisuus tavata kollegoita ja kokea vertaistukea, jollaiseen omassa organisaatiossa ei useinkaan ole mahdollisuutta. Ja tietenkin on aina myös mukavaa oppia uutta ja päästä kartalle ajassa olevista ilmiöistä.

Kirjoittaja: Päivi Mäkelä


Lue lisää Johdon assistentti -koulutuksesta!

Lue muita Päivi Mäkelän kirjoituksia