Hyvä tieteellinen käytäntö

Hyvä tieteellinen käytäntö (HTK) on osa akateemisen yhteisön itsesäätelyä, jolle lainsäädäntö asettaa rajat. Se toimii myös osana tutkimusorganisaatioiden laatujärjestelmää.

Hyvän tieteellisen käytännön noudattamisesta vastaa ensisijaisesti jokainen tutkija ja tutkimusryhmän jäsen itse, mutta vastuuta kuuluu myös koko tiedeyhteisölle.

Hyvään tieteelliseen käytäntöön kuuluvat

• Rehellisyys, yleinen huolellisuus sekä tarkkuus kaikissa tutkimuksen vaiheissa
• Eettisesti kestävät tiedonhankinta-, tutkimus- ja arviointimenetelmät
• Avoimuus ja vastuullinen tiedeviestintä tutkimuksen tuloksia julkaistaessa
• Muiden tutkijoiden työn ja saavutusten asianmukainen huomioiminen, esim. viittaamiskäytännöissä
• Tutkimuksen suunnittelu ja toteutus tieteelliselle tiedolle asetettujen vaatimusten edellyttämällä tavalla
• Vaadittavien tutkimuslupien hankinta ja joissakin tutkimuksissa edellytettävän eettisen ennakkoarvioinnin suorittaminen (ks. Tutkimusluvan pyytäminen Tampereen korkeakouluyhteisössä)
• Tutkimushankkeen tai -ryhmän jäsenten oikeuksien, tekijyyttä koskevien periaatteiden, vastuiden ja velvollisuuksien sekä aineistojen käyttämistä ja käyttöoikeuksia koskevien kysymysten sopiminen kaikkien osapuolien hyväksymällä tavalla
• Sidonnaisuuksien ilmoittaminen asianosaisille ja tutkimukseen osallistuville sekä niiden raportointi tutkimuksen tuloksia julkaistaessa
• Pidättäytyminen arviointi- ja päätöksentekotilanteista, joissa tutkijan on syytä epäillä olevan esteellinen
• Hyvän henkilöstö- ja taloushallinnon noudattaminen sekä tietosuojan asianmukainen varmistaminen

Hyvää tieteellistä käytäntöä tulee noudattaa tutkijan, opettajan, ohjaajan, rahoituksen tai tutkimustyöpaikan hakijoina sekä asiantuntijatehtävissä. Ohjeet koskevat tutkimustoiminnan lisäksi myös opetusmateriaaleja, lausuntoja, arviointeja, ansio- ja julkaisuluetteloita. Julkaisumuoto voi olla painettu, suullinen tai sähköinen. Tutkijan tulee noudattaa hyvää tieteellistä käytäntöä myös yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen tilanteissa, esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.

Katso Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) ohje Hyvä tieteellinen käytäntö ja sen loukkausepäilyjen käsitteleminen Suomessa (HTK-ohje 2012).

Tampereen yliopiston tutkijakoulu järjestää hyvään tieteelliseen käytäntöön sekä laajemmin tutkimusetiikkaan liittyvää opetusta.

HTK-loukkausepäilyjen käsitteleminen

HTK-loukkaus viittaa epäeettiseen ja epärehelliseen toimintaan, joka vahingoittaa tieteellistä tutkimusta. Pahimmillaan se mitätöi tutkimuksen tulokset.

HTK-loukkaukset jaotellaan vilppiin tieteellisessä toiminnassa sekä piittaamattomuuteen hyvästä tieteellisestä käytännöstä. Tieteelliseen vilppiin sisältyvät sepittäminen, havaintojen vääristely, plagiointi ja anastaminen.

Tieteelliset erimielisyydet eivät loukkaa hyvää tieteellistä käytäntöä.

Tampereen yliopistossa ja Tampereen ammattikorkeakoulussa rehtori vastaa HTK-loukkausepäilyjen selvittämisestä.

HTK-prosessi eli hyvän tieteellisen käytännön loukkausepäilyn käsittely etenee kaikissa suomalaisissa korkeakouluissa samalla tavoin. Prosessi koostuu kolmesta vaiheesta: ilmoitus, esiselvitys ja varsinainen tutkinta.

Katso tarkemmin Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) HTK-ohjeessa (2012) määritetty HTK-prosessi. Tähän ohjeeseen perustuen Tampereen yliopistolle on laadittu oma tarkennettu prosessikuvaus.

HTK-prosessi TAUssa

Tutkimusetiikan tukihenkilöille (ks. alla) tiedotetaan tehdyistä ilmoituksista ja HTK-prosesseista, mutta he eivät osallistu esiselvityksiin eivätkä varsinaisiin tutkintoihin.

HTK-ilmoitus suositellaan tehtäväksi TENKin laatimalla lomakkeella (alla). ​​Ilmoitus toimitetaan suoraan kyseessä olevan korkeakoulun tai yliopiston rehtorille. Huomioithan, että perätön ja ilkivaltainen ilmianto HTK-loukkauksesta voi itsessään olla HTK-loukkaus.​

Ks. myös Opiskelun eettiset ohjeet ja niiden rikkomusten käsittely Tampereen yliopistossa

Huom. maisteritasoisen, mukaan lukien ammattikorkeakoulujen ylemmät tutkinnot, tai sitä korkeamman oppiarvon saavuttamiseksi tehtyihin tieteellisiin opinnäytteisiin kohdistuvat hyvän tieteellisen käytännön loukkausepäilyt tutkitaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) HTK-prosessin mukaan, vaikka opinnäytettä ei olisi julkaistu. Jos opinnäytteen hyväksymisestä ei ole tehty päätöstä tai väittelijälle ei ole myönnetty väittelylupaa, voidaan epäily tutkia Tampereen yliopiston opiskelijan eettisten ohjeiden menettelyn avulla, jos epäilty ei vaadi HTK-prosessin mukaista tutkintaa.

Tutkimusetiikan tukihenkilöt

Tutkimusetiikan tukihenkilöt tarjoavat luottamuksellista neuvontaa HTK-loukkausepäilyissä.

Tampereen korkeakouluyhteisössä tutkimusetiikan tukihenkilöiksi on nimetty Tampereen yliopistosta henkilöstön kehittämispäällikkö Päivi Salojärvi, professori Seppo Nikkari, yliopistonlehtori (ma.) Marko Ahteensuu, asiantuntija Laura Himanen ja professori Jari Nurmi sekä Tampereen ammattikorkeakoulusta yliopettaja Arja Halkoaho ja erikoissuunnittelija Liisa Marttila.

Suomessa kaikilla tieteenaloilla tutkijaa ohjaavat seuraavat yleiset eettiset periaatteet:

1. Tutkija kunnioittaa tutkittavien henkilöiden ihmisarvoa ja itsemääräämisoikeutta. Perustuslain (1999/731, 6–23 §) mukaiset oikeudet kuuluvat kaikille. Niitä ovat esimerkiksi oikeus elämään sekä henkilökohtaiseen vapauteen ja koskemattomuuteen, liikkumisvapaus, uskonnonvapaus, sananvapaus, omaisuuden suoja ja oikeus yksityisyyteen.
2. Tutkija kunnioittaa aineellista ja aineetonta kulttuuriperintöä sekä luonnonperintöä ja luonnon monimuotoisuutta. Perustuslain 17 § mukaisesti saamelaisilla alkuperäiskansana sekä romaneilla ja muilla ryhmillä on oikeus ylläpitää ja kehittää omaa kieltään ja kulttuuriaan.
3. Tutkija toteuttaa tutkimuksensa siten, että tutkimuksesta ei aiheudu tutkittavina oleville ihmisille, yhteisöille tai muille tutkimuskohteille merkittäviä riskejä, vahinkoja tai haittoja.

Lisäksi Suomessa kaikessa tieteellisessä tutkimuksessa noudatetaan TENKin laatimia ohjeita hyvästä tieteellisestä käytännöstä.

Suomen perustuslain 16 § turvaa tieteen vapauden. Vapautta tulee käyttää vastuullisesti.

Lääketieteellinen tutkimus

Lääketieteellisestä tutkimuksesta säädetään laissa (488/1999; ns. tutkimuslaki). Lääketieteellistä tutkimusta koskevat erityissäännökset löytyvät tutkimuslain lisäksi biopankkilaista (688/2012) sekä kudoslaista (101/2001).

Ei-lääketieteellinen, ihmiseen kohdistuva tutkimus

Ei-lääketieteellisessä, ihmiseen kohdistuvassa tutkimuksessa tulee noudattaa Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) Ihmiseen kohdistuvan tutkimuksen eettiset periaatteet ja ihmistieteiden eettinen ennakkoarviointi Suomessa (2019) ohjetta.

Tämä ohjeistus koskee humanististen alojen ja yhteiskuntatieteiden ohella esimerkiksi ihmiseen kohdistuvaa luonnontieteellistä ja tekniikan alan tutkimusta, taiteellista tutkimusta ja joissain tapauksissa myös ihmiseen kohdistuvaa, ei-kajoavaa terveys- tai lääketieteellistä tutkimusta. Ohjetta ja sen sisältämiä eettiset periaatteita tulee noudattaa, vaikka tutkimusasetelma ei edellyttäisi eettistä ennakkoarviointia.

Alla on esitetty lyhyesti asioita, joita ihmisiin kohdistuvissa, ei-lääketieteellisissä tutkimuksissa tulee ottaa huomioon.

• Tutkimusluvat
• Tiedote tutkittaville
• Tietoon perustuva suostumus
• Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja
• Eettisen toimikunnan lausunto

Tutkimusluvat

Ks. tutkimusluvista tarkemmin täältä.

Tiedote tutkittaville

Tutkittavien informointi: Tiedotemalli

Tiedotteen tulee olla selkeä ja ymmärrettävä. Tieteenalan jargonia tulee välttää. Tiedotteesta tulee selkeästi käydä ilmi se, mihin tutkimukseen osallistuva suostuu.

Katso lisäksi EU:n tietosuoja-asetus artikla 13 ja artikla 14.

Tutkittaville annettavasta informaatiosta tulee ilmetä seuraavaa:

1. Yhteystiedot
2. Tutkimuksen aihe ja tavoite. Maininta, onko tutkimuksesta hyötyä tai haittaa tutkittaville ja perustelu. Tietoa tutkimuksen toteutuksesta, erit. siitä, mitä tutkimukseen osallistuminen konkreettisesti tarkoittaa (esim. minkä verran aikaa tulisi varata)
3. Aineistonkeruun toteuttaminen
4. Osallistumisen vapaaehtoisuus. Lisäksi tulisi mainita, annetaanko osallistumisesta tutkimukseen palkkio vai ei. Lisäksi tulisi mainita, että tutkittava voi keskeyttää osallistumisensa milloin vain syytä ilmoittamatta ja ilman kielteisiä seurauksia hänelle itselleen. Tässä yhteydessä on suositeltavaa mainita, että mahdollinen keskeyttäminen ei estä siihen asti kerättyjen tietojen käyttämistä tutkimuksessa edelleen
5. Tutkimusaineiston käsittelyn luottamuksellisuus
6. Henkilötietojen käsittely sekä rekisteri- ja asiakirjatietojen yhdistäminen tutkittavan antamiin tietoihin (ks. tarkemmin Tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjan osa Kerrostettu informointi; ks. tarkemmin tästä myös kohta eettinen suostumus)
7. Tutkittavien yksityisyys tutkimusjulkaisuissa
8. Tutkimusaineiston jatkokäytöstä ja arkistoinnista informoiminen

Tietoon perustuva suostumus

Tutkittavien allekirjoitettavaksi tarkoitettu suostumuslomake tai selvitys, miten osallistumissuostumus annetaan ja dokumentoidaan. Tampereen alueen ihmistieteiden eettinen toimikunta suosittelee kirjallisen suostumuksen käyttämistä, jos tutkimuksessa puututaan fyysiseen koskemattomuuteen (ja tutkimus ei kuulu tutkimuslain määrittelemiin lääketieteellisiin tutkimuksiin) tai jos tutkimusaineistoa analysoidaan tunnisteellisena ja aineisto sisältää arkaluonteisia (EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia) tietoja.

Suostumuslomake_aikuiset_malli

Kun alaikäisen tutkittavan vanhemmalta tai muulta huoltajalta pyydetään erikseen suostumus, myös se tulee liittää eettiselle toimikunnalle toimitettavaan lausuntopyyntöön. Mikäli tutkittava ei mielenterveydellisen häiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi kykene pätevästi antamaan suostumustaan, se tulee pyytää tutkittavan huoltajalta tai hänen lailliselta edustajaltaan.

Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja

Mikäli tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja, tutkimuksessa tulee noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia. Näitä tulee noudattaa myös tilanteessa, jossa tutkimuksessa saattaa tulla ilmi tai siihen tulee todennäköisesti sisältymään henkilötietoja, vaikkeivat ne itsessään ole tutkimuksen kohteena. Kun tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja, dokumentaatioon kuuluu tietosuojailmoitus, riskiarvio, vaikutustenarvio (tarvittaessa) sekä seloste käsittelytoimista. Lisätietoa ja dokumenttien mallipohjat osiossa Tutkimusaineistojen hallinta ja tietosuoja

Tampereen yliopiston tietosuojavastaavan sähköpostiosoite: dpo [at] tuni.fi

Eettisen toimikunnan lausunto

Ks. eettistä ennakkoarviointia edellyttävät tutkimusasetelmat ei-lääketieteellisissä ihmisiin kohdistuvissa tutkimuksissa täältä.

Tutkimuksen eettinen ennakkoarviointi varmistaa tutkimuskohteiden riittävää suojelua sekä vahvistaa tutkijan oikeusturvaa. Se ei siirrä tutkimuseettistä vastuuta pois tutkijalta tai tutkimusryhmältä.

Lääketieteellisessä tutkimuksessa sekä osassa ihmiseen kohdistuvista ei-lääketieteellisistä tutkimuksista edellytetään eettistä ennakkoarviointia. Eläinkokeiden kohdalla puolestaan tarvitaan toiminta- sekä hankelupa. Geenitekniikan käytön yhteydessä tehdään ilmoitus tai lupahakemus. Ks. tarkemmin alla.

Lääketieteellinen tutkimus

Tampereen yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueen alueellinen eettinen toimikunta antaa lausuntoja Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä ja sen erityisvastuualueella tehtävistä ihmiseen sekä ihmisen alkioon ja sikiöön kohdistuvista lääketieteellisistä tutkimuksista.

Ennakkoarvioinnista säädetään lääketieteellisestä tutkimuksesta annetussa laissa (488/1999; ns. tutkimuslaki). Lääketieteellistä tutkimusta koskevat erityissäännökset löytyvät tutkimuslain lisäksi biopankkilaista (688/2012) sekä kudoslaista (101/2001).

Ihmiseen kohdistuva, ei-lääketieteellinen tutkimus

Tampereen alueen ihmistieteiden eettinen toimikunta huolehtii ihmistieteisiin kuuluvan ei-lääketieteellisen tutkimuksen eettisen ennakkoarvioinnin järjestämisestä Tampereella. Tampereen yliopisto on sitoutunut noudattamaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) laatimia ihmistieteisiin luettavan tutkimuksen eettistä ennakkoarviointia koskevia ohjeita.

Ohjeita tutkimustiedotteen tekemiseen sekä tietoa vapaasta tietoon perustuvasta suostumuksesta löytyy toimikunnan sivuilta, erityisesti kohdasta "Lausuntopyyntö ja sen perusteeksi edellytettävät asiakirjat".

Eläinkokeet

Eläinten käyttö tieteellisiin tai opetustarkoituksiin tapahtuu lain (497/2013) ja asetuksen (564/2013) ohjaamana. Ks. Koe-eläintoiminnan ohjaus ja sääntely.

Geenitekniikka

Geenitekniikan lautakunta (GTLK) on Suomen kansallinen toimivaltainen viranomainen geenitekniikkalain (377/1995) soveltamisalaan kuuluvissa asioissa. Se toimii muuntogeenisten organismien käytön lupaviranomaisena Suomessa.

Tutkimusluvan pyytäminen kuuluu hyviin ja eettisiin tutkimuskäytäntöihin. Mikäli tutkimuksesi/tekemäsi opinnäytetyö liittyy jonkin organisaation, julkisyhteisön (esimerkiksi kunta/kaupunki) tai yrityksen toimintaan, haastattelet sen henkilökuntaa, pyydä tutkimuslupaa tällöin suoraan tutkittavalta kohteelta (yritys, kunta/kaupunki), joka myöntää tutkimusluvan omien käytäntöjensä mukaisesti.

Jos olet tekemässä opinnäyte-, tutkimus, tai kehittämistyötä, joka liittyy Tampereen korkeakouluyhteisön toimintaan tai jos tutkimuskohteenasi on yhteisön opiskelijoita, tutkijoita tai henkilökuntaa, on tarpeellista pyytää tutkimuslupa joko Tampereen yliopistolta tai Tampereen ammattikorkeakoululta.

Tutkimuslupaa haetaan tutkimuslupalomakkeella. Sen liitteenä tulee olla opinnäytteen ohjaajan tai tutkimusryhmän/tutkimushankkeen johtajan hyväksymä tutkimussuunnitelma. Tutkimussuunnitelmassa kuvataan:

• miten tutkimusaineisto kootaan, kuka aineiston kerää, kuinka aineistoa käytetään, missä ja miten aineistoa säilytetään tutkimuksen aikana ja sen jälkeen ja miten aineisto tuhotaan. Tarkempia ohjeita aineistonhallintaan löydät Tietoarkiston sivuilta
• miten Tampereen korkeakouluyhteisön odotetaan osallistuvan.

Seuraavat tutkimusluvan pyytämistä ja myöntämistä koskevat ehdot koskevat vain Tampereen yliopistoa ja Tampereen ammattikorkeakoulua.

Tutkimusluvan pyytäminen Tampereen yliopistossa

Tutkimusluvan pyytäminen Tampereen ammattikorkeakoulussa

Tutkimusaineistojen hallinta

Tutkimusaineistot ja niiden hallinta ovat tärkeä osa tutkimuksen tekoa. Me korkeakouluyhteisössä tarjoamme palveluita ja opastamme tutkimusaineistojen hallinnassa, sillä aktiivisen tutkimustoiminnan tuloksena yhteisömme tuottaa uusia tutkimusaineistoja jatkuvasti.

Avoimen tieteen linjauksemme mukaan korkeakouluyhteisömme piirissä tuotettujen tutkimusaineistojen keskeiset kuvailevat tiedot (metadata) ovat aina avoimia. Tutkimusaineistot ovat aineistosta riippuen niin avoimia kuin mahdollista, mutta niin suljettuja kuin on välttämätöntä. Kirjastomme palvelee tutkimusaineistojen hallintaan liittyen ja opastaa monipuolisesti avoimen tieteen asioissa.

Erillisyksikkömme Tietoarkisto on sähköisten tutkimusaineistojen asiantuntijaorganisaatio, joka huolehtii suomalaisen yhteiskunnan, ihmisten ja kulttuuristen ilmiöiden tutkimiseksi kerättyjen aineistojen pitkäaikaissäilytyksestä. Tietoarkisto opastaa sinua tutkimusaineistojen arkistoimisessa ja avaa aineistoja jatkokäyttöön.

Haluamme tarjota tutkijoille, henkilöstölle ja opiskelijoille hyvät edellytykset tutkimusaineistojen hallintaan liittyvän osaamisen kasvattamiseksi, jotta korkeakouluyhteisömme piirissä syntyneet tutkimusaineistot olisivat laadultaan ainutlaatuisia.

Ks. tarkemmin Tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirja.

Korkeakouluyhteisön datapalvelu

Datapalvelu auttaa Tampereen korkeakouluyhteisön henkilökuntaa ja opiskelijoita tutkimusaineistojen hallintaan liittyvissä kysymyksissä.

Tarjoamme yhden luukun periaatteella palveluita ja työvälineitä tutkimusdatan hallintaan. Datapalvelun kautta yhteisömme jäsenet tavoittavat kirjaston datatuen, tutkimuksen IT-palveluiden, tutkimuspalveluiden, tietoturvan, tietosuojan, lakipalveluiden, asianhallinnan asiantuntijat sekä Tietoarkiston ja muut tarvittavat resurssit. Palvelumme tukee korkeakouluyhteisön avoimen tieteen linjauksen mukaista FAIR-periaatteiden toteutumista tutkimusaineistojen hallinnassa.

Koskeepa asiasi esimerkiksi aineistonhallinnan suunnittelua, aineistojen tallentamista, suojaamista, jakamista tai käyttöoikeuksista sopimista, ota meihin yhteyttä tai sovi tapaaminen osoitteessa researchdata [at] tuni.fi, niin ratkaistaan ongelmasi yhdessä!

Lisätietoja: https://research.tuni.fi/datapalvelu/

Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja

Korkeakouluyhteisömme tietosuojakäytännöt ja -politiikka perustuvat tietosuojalakiin (1050/2018) ja EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679; GDPR) .

Tietosuojailmoitus

Mikäli tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja, tutkimuksessa tulee noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia. Näitä tulee noudattaa myös tilanteessa, jossa tutkimuksessa saattaa tulla ilmi tai siihen tulee todennäköisesti sisältymään henkilötietoja, vaikkeivat ne itsessään ole tutkimuksen kohteena. Kun tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja, dokumentaatioon kuuluu tietosuojailmoitus, riskiarvio, vaikutustenarvio (tarvittaessa) sekä seloste käsittelytoimista.

Tietosuojailmoitus tuodaan tutkittavan tietoon tiedotteen yhteydessä. Tietosuojailmoituksessa voi olla osittain samoja tietoja kuin tiedotteessa (ks. tarkemmin Tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjan osa Kerrostettu informointi). Tampereen yliopiston tietosuojapolitiikan mukaan henkilötietojen käsittelyperusteena tulisi käyttää lähtökohtaisesti yleisen edun mukaista tutkimustarkoitusta.

Katso lisäksi täydentävänä EU:n tietosuoja-asetuksen 12 artikla, 13 artikla ja 14 artikla.

Riskien arviointi

Suppea henkilötietojen käsittelyyn liittyvä riskien arviointi tehdään aina ennen kuin henkilötietoja ryhdytään käsittelemään. Riskiarvion avulla voit tunnistaa jo suunnitteluvaiheessa toimenpiteet, joihin henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn turvaamiseksi on ryhdyttävä. Arvioi siis henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit, jotka liittyvät tietosuojaan. Ks. linkki tietosuojavaltuutetun ohjeeseen.

Huomioi, että suppea riskien arviointi koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä, ei pelkästään erityisten (eli arkaluonteisten) henkilötietoryhmien käsittelyä.

Riskiarvio tehdään rekisteröidyn eli tutkittavan näkökulmasta. Arvioi ja kirjaa riskiarvioon:

1. Mitä tutkittavan vapauksia tai oikeuksia käsittely voi vaarantaa?
2. Mitä vahinkoja tutkittavalle voi aiheutua suunnitellusta henkilötietojen käsittelystä?
3. Millä toimenpiteillä tutkittavalle aiheutuva riski poistetaan tai sitä pienennetään?

Riskiarviossa voit hyödyntää Tampereen yliopiston riskiarviolomaketta, joka liitetään projektidokumentaatioon.

Vahinkoa voi aiheutua erityisesti siitä, että henkilötietoja katoaa, häviää, tai niihin saa pääsyn taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tutkittavan henkilötietoja.

Vahingot voivat olla taloudellisia (kuten petoksen tai identiteettivarkauden kohteeksi joutuminen tietovuodon vuoksi), fyysisiä (kuten väkivalta tai sen uhka) tai aineetonta (kuten maineen tai yksityisyyden suojan menetys). Riski on sitä suurempi, mitä vakavampi seuraus on yksilön kannalta ja mitä todennäköisempää seurauksen toteutuminen on.

Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto https://tietosuoja.fi/arvioi-riskit, viitattu 20.4.2020

Riskiä voidaan rajoittaa erilaisilla hallinnollisilla ja teknisillä toimenpiteillä, kuten käsittelyyn oikeutetun henkilöpiirin ja käyttöoikeuksien tarkalla määrittelyllä tai tietojen salaamisella.

Arvioi riskiarvioissasi jäännösriski, joka jää jäljelle, kun suojatoimenpiteet on suoritettu.

Vaikutustenarviointi

Mikäli suppea riskien arviointi osoittaa, että tutkimukseen sisältyy merkittäviä riskejä, tulee henkilötietojen käsittelyn osalta tehdä vaikutustenarviointi. Ks. linkki tietosuojavaltuutetun ohjeeseen.

Huom! Vaikutusten arviointi tehdään aina silloin, kun henkilötietojen käsittelyyn sisältyy merkittäviä riskejä. Tiedoilla voi olla merkittävä vaikutus tutkittavan kannalta. Näitä riskejä voi sisältyä tutkimukseen, jossa henkilö ei esimerkiksi voi antaa suostumustaan, on vajaakykyinen tai esim. muutoin ymmärrystä vailla. Huomioi lisäksi, että vaikutustenarviointi on tehtävä lisäksi myös erikseen määrätyissä tilanteissa. Ks. edellä mainittu tietosuojavaltuutetun ohje, kohta Vaikutustenarviointi tietosuoja-asetuksessa yksilöityjen käsittelytilanteiden johdosta. Vähintään siinä tapauksessa, että rekisterinpitäjä on Tampereen yliopisto, tulee olla yhteydessä tietosuojavastaavaan (dpo [at] tuni.fi).

Edellä mainitun lisäksi tutkija laatii EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisen selosteen käsittelytoimista.

Korkeakoulun tietosuojapolitiikka

Sisällysluettelo

1. Tietosuojapolitiikan voimaantulo

2. Tietosuojapolitiikan tarkoitus ja tavoitteet

3. Soveltamisala

4. Määritelmät

5. Roolit ja päävastuut

6. Tietosuojan toteuttaminen korkeakoulussa

7. Tietosuoja tutkimuksessa

8. Tietosuoja opinnoissa

9. Tietoturva

10. Tietosuojapoikkeamia koskeva ilmoitusvelvollisuus

11 . Koulutus ja ohjeistus

12. Tietosuojapolitiikan vastainen menettely

13. Tietosuojapolitiikan voimaantulo

Korkeakoulun rehtori on hyväksynyt tämän tietosuojapolitiikan korkeakoulun henkilöstöä, opiskelijoita ja muita korkeakouluyhteisön jäseniä sitovaksi säännöstöksi 3.1.2019.

2. Tietosuojapolitiikan tarkoitus ja tavoitteet

Korkeakoulu on tiedon, oppimisen ja tutkimuksen keskus. Opetuksessa, tutkimuksessa ja hallinnollisissa toimissa käsitellään jatkuvasti suurta tietomäärää, josta suuri osa on yksittäiseen henkilöön yhdistettävissä olevaa tietoa eli henkilötietoa.

Korkeakoulu on sitoutunut suojelemaan yksilön oikeuksia ja vapauksia. Korkeakoulun tietointensiivisen toimintaympäristön vuoksi korkeakoulun henkilöstön on oltava tietoinen kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön, kuten EU :n yleisen tietosuoja-asetuksen, kansallisen tietosuojalainsäädännön ja muiden henkilötietojen käsittelyä ohjaavien säännösten, asettamista vastuista ja velvoitteista.

Korkeakoulun tietosuojapolitiikan tarkoitus on määritellä ne vastuut, pääperiaatteet ja toimintatavat, joita korkeakoulussa noudatetaan henkilötietoja käsiteltäessä.

Tämän tietosuojapolitiikan lisäksi korkeakoulussa on tietosuojan ja tietoturvan toteuttamiseksi voimassa käytännesääntöjä ja tarkentavaa ohjeistusta, jotka yhdessä tämän asiakirjan kanssa muodostavat kokonaisuuden.

Tietosuojapolitiikan ja täydentävän ohjeistuksen tavoitteena on varmistaa, että korkeakoulu noudattaa EU :n tietosuoja-asetuksen, kansallisen lainsäädännön ja muun henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisia velvoitteita ja, että lainsäädännön noudattaminen on osoitettavissa asianmukaisen ja ajantasaisen dokumentaation avulla.

Korkeakouluyhteisön jäsenet (johto, työntekijät, opiskelijat sekä vierailijat) ovat velvollisia noudattamaan tätä tietosuojapolitiikkaa sekä muita korkeakoulun tietoturvaa ja tietosuojaa koskevia käytäntöjä, sääntöjä ja ohjeita.

3. Soveltamisala

3.1 Henkilötietojen käsittely korkeakoulun lukuun

Tätä tietosuojapolitiikkaa on noudatettava aina, kun henkilötietojen käsittely suoritetaan korkeakoulun lukuun, riippumatta siitä missä tietoa säilytetään tai kuka omistaa käsittelyyn käytetyt välineet.

3.2 Henkilötietojen käsittely korkeakoulun resursseilla

Tietosuojapolitiikkaa on noudatettava lisäksi aina, kun henkilötietojen käsittelyyn käytetään korkeakoulun tietojärjestelmiä tai tietotekniikka- tai henkilöresursseja riippumatta siitä, tapahtuuko käsittely korkeakoulun lukuun.

4. Määritelmät

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja .

Henkilötietoja ovat tai voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, henkilötunnus, paikkatieto, IP-osoite, muu verkkotunniste, valokuva, tieto ruokavaliosta, terveystieto tai muu tieto, joka yksin tai yhdistettynä muuhun tietoon kertoo jotain tietystä henkilöstä.

Erityisillä henkilötietoryhmillä (ent. arkaluonteisilla henkilötiedoilla) tarkoitetaan tietoja, joista ilmenee henkilön rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä tai biometrisiä tietoja, joista henkilö voidaan yksiselitteisesti tunnistaa, terveystietoja taikka tietoja luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymisestä ja suuntautumisesta.

Pseudonymisoidulla tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on käsitelty niin, ettei tietoa voi enää suoraan yhdistää tiettyyn henkilöön käyttämättä lisätietoja.

Anonymisoidulla tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on käsitelty siten, ettei sen yhdistäminen henkilöön ole enää mahdollista.

Henkilötietojen käsittelyä on esimerkiksi tietojen kerääminen ja tallentaminen, järjestäminen, jäsentäminen ja säilyttäminen, muokkaaminen tai muuttaminen, haku, kysely ja käyttö, tietojen luovuttaminen siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittaminen tai yhdistäminen, sekä tietojen rajoittaminen, poistaminen tai tuhoaminen.

5. Roolit ja päävastuut

Korkeakoulun johdolla on tietosuoja-asioiden noudattamisen ja seurannan korkeakoulutasoinen vastuu.

Tietosuojavastaava ja tietoturva päällikkö vastaavat yhdessä korkeakoulun tietosuojaryhmän kanssa tietosuojan ja tietoturvan korkeakoulutasoisen ohjeistuksen sekä koulutuksen laatimisesta ja tarjoamisesta. Tietosuojaryhmän jäsenet osallistuvat kukin oman vastuu- ja osaamisalueensa osalta korkeakoulun ohjeistuksen ja koulutuksen laatimiseen ja tarjoamiseen.

Tietosuojavastaava vastaa lisäksi tietosuoja-asioiden neuvonnasta ja opastuksesta, seuraa tietosuoja-asetuksen ja tämän tietosuojapolitiikan noudattamista korkeakoulussa, käsittelee tietosuoja poikkeamat, raportoi johdolle ja toimii korkeakoulun tietosuojayhteyshenkilönä suhteessa valvontaviranomaiseen.

Tietoturvapäällikkö vastaa korkeakoulun tietojärjestelmien tietoturvallisuuteen ja muutoin tietoturvaan liittyvästä neuvonnasta ja opastuksesta sekä ilmoitettujen tietoturva poikkeamien käsittelystä.

Yksiköiden johtajilla on velvollisuus varmistaa, että yksikössä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, tietosuojapolitiikkaa ja korkeakoulun tietosuoja- ja tietoturvaohjeistusta. Yksiköiden johtajat voivat delegoida tietosuoja-asioiden hallinnoinnin yksikön (esimerkiksi tiedekunnan tai palveluyksikön) tietosuoja-asioiden yhteyshenkilöille, mutta oikeudellinen vastuu säilyy yksikön johtajalla.

Jokaisessa yksikössä tulee täsmentää työntekijöiden roolien mukaiset vastuut ja velvollisuudet henkilörekisterin osalta. Lisäksi yksikön johtajan tulee varmistaa, että kaikki laitoksen tai yksikön työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, on perehdytetty korkeakoulun tietoturva- ja tietosuojamääräyksiin ja -ohjeisiin. Yksikönjohtajan tulee lisäksi omalla vastuualueellaan varmistua siitä, että yksikön toiminnassa käytetään tietojärjestelmiä, jotka vastaavat korkeakoulun tietoturva-,tietosuoja- ja kokonaisarkkitehtuuriperiaatteita.

Tutkimuksen vastuullinen johtaja vastaa tutkimushankkeissaan siitä, että hankkeessa noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, korkeakoulun tietosuojapolitiikkaa ja muita korkeakoulun tietosuojasta ja tietoturvasta annettuja määräyksiä ja ohjeita, että henkilötietojen käsittely on suunniteltu, toteutettu ja dokumentoitu asianmukaisesti, että henkilötietoja käsittelevät tutkijat ovat suorittaneet henkilötietojen käsittelyyn perehdyttävän koulutuksen ennen käsittelyn alkamista ja että työntekijöiden roolit (vastuuhenkilö/yhteyshenkilö/käsittelijä) ja roolien mukaiset vastuut ja velvollisuudet (mukaan lukien tarvittavat käyttöoikeudet) on määritelty tarkasti.

Esimiehen tulee valvoa, että hänen alaisensa noudattavat voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, korkeakoulun tietosuojapolitiikkaa ja muita korkeakoulun tietoturvasta ja tietosuojasta annettuja määräyksiä ja ohjeita. Esimies vastaa lisäksi uusien työntekijöiden perehdyttämisestä korkeakoulun tietosuoja- ja tietoturvamääräyksiin ja ohjeisiin.

Työntekijän tulee kaikessa toiminnassaan noudattaa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, korkeakoulun tietosuojapolitiikkaa ja muita korkeakoulun tietoturvasta ja tietosuojasta annettuja määräyksiä ja ohjeita.

Opiskelijan tulee kaikessa toiminnassaan noudattaa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, korkeakoulun tietosuojapolitiikkaa ja muita korkeakoulun tietoturvasta ja tietosuojasta annettuja määräyksiä ja ohjeita.

Opiskelija toimii tutkimustyötään (kuten harjoitus- ja opinnäytetöitään) varten keräämiensä henkilötietojen rekisterinpitäjänä, ellei erikseen ole toisin sovittu. Tämä tarkoittaa, että opiskelija vastaa itse tietosuojalainsäädännön rekisterinpitäjälle asettamien velvoitteiden huomioimisesta.

Henkilörekisterin tai käsittelytoimen vastuuhenkilöksi nimetään asianomaisesta toiminnosta vastaava henkilö. Vastuuhenkilö on velvollinen varmistamaan, että henkilötietojen käsittely on suunniteltu ja dokumentoitu tietosuojaperiaatteet huomioiden, ja että tietosuojavelvollisuuksien noudattamisesta huolehditaan tarvittavin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Vastuuhenkilö vastaa lisäksi siitä, että henkilörekisteristä on laadittu korkeakoulun ohjeistuksen mukainen tietosuojailmoitus.

Henkilörekisterin tai käsittelytoimen yhteyshenkilöksi nimetään käsittelytoimen tai henkilörekisterin käytännön hallinnoinnista vastaava (t) henkilö(t), kuten järjestelmän pääkäyttäjä(t). Yhteyshenkilö vastaa mm. käsiteltävien henkilötietojen ja tietosuojadokumentaation ajantasaisuudesta.

Henkilötietojen suojan varmistava tietosuojatyö edellyttää koko korkeakouluyhteisön sitoutumista.

Jokainen korkeakoulun työntekijä ja opiskelija ja korkeakoulun järjestelmien ja palveluiden käyttäjä on velvollinen osallistumaan omalta osaltaan tietosuojan ja tietoturvan toteuttamiseen, ylläpitämiseen ja valvontaan.

6. Tietosuojan toteuttaminen korkeakoulussa

6.1 Henkilötietojen käsittelyn periaatteet

Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys: Henkilötietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi.

Käyttötarkoitussidonnaisuus: Henkilötietoja on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla.

Tietojen minimointi: Henkilötietojen on oltava asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.

Täsmällisyys: Henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä.

Säilytyksen rajoittaminen: Henkilötiedot on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Eheys ja luottamuksellisuus: Henkilötietoja on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyn sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja edellyttää, että käsittelyn periaatteiden sisältö ja ulottuvuus arvioidaan tapauskohtaisesti ja jo siinä vaiheessa, kun henkilötietojen käsittelyä tai käsittelytavan muutosta ryhdytään suunnittelemaan.

Käsittelyn periaatteet on huomioitava sekä silloin, kun suunnitellaan uusia käsittelytoimia, että silloin kun olemassa olevien käsittelytoimien tai järjestelmien laajuus, luonne tai tarkoitus muuttuu. Arvion tekeminen on kussakin tapauksessa henkilötietojen käsittelyä suunnittelevan henkilön vastuulla. Henkilörekisterin tai käsittelytoimen vastuuhenkilön vastuulla on varmistaa, että käsittelyn periaatteet on huomioitu ja arvio dokumentoitu asianmukaisesti.

6.2 Tietosuojan toteuttaminen

Korkeakoulu on sitoutunut noudattamaan kaikessa toiminnassaan henkilötietojen käsittelyn periaatteita ja toteuttamaan sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteita.

Henkilötietojen asianmukainen käsittely edellyttää, että jokainen korkeakouluyhteisön jäsen huomioi ja toteuttaa omassa toiminnassaan soveltuvin osin ainakin seuraavat toimenpiteet:

Suunniteltaessa käsittelytoimia noudatetaan sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteita

Käsittelyn periaatteet huomioidaan jo käsittelytoimia suunniteltaessa

Käsittelyn vaikutukset ja riskit arvioidaan rekisteröidyn näkökulmasta

Käsittelyyn kohdistuvat riskit minimoidaan asianmukaisilla suojatoimilla

Käsittelytoimien suunnittelu ja arviot dokumentoidaan asianmukaisesti

Suoritettaessa käsittelytoimia

Käsittelytarkoitusten on aina oltava selviä käsittelyyn osallistuville henkilöille

Käsittelyllä on aina oltava tarkoitukseen sidottu lainmukainen käsittelyperuste

Käsittely rajoitetaan ennalta määriteltyyn käyttötarkoitukseen

Käsittely rajoitetaan käyttötarkoituksen edellyttämään säilytysaikaan

Käsittely rajoitetaan vain käsittelytarkoituksen kannalta olennaisiin henkilötietoihin

Käsittelytoimista laaditaan asianmukainen tietosuojailmoitus

Käsittelytoimet dokumentoidaan asianmukaisesti (ml. lokitietojen ylläpito)

Käsittelyn toimintatapoja arvioidaan säännöllisesti

UIkoistettaessa käsittelytoimia

Käsittelijä sitoutetaan korkeakoulun edellyttämiin tietoturva- ja suojavaatimuksiin

Käsittelijän ja korkeakoulun välillä solmitaan korkeakoulun tietojenkäsittelysopimus

Käsittelijän toimintatapoja arvioidaan säännöllisesti

Käsittelyyn osallistuvat henkilöt

Käsittelyyn osallistuvat vain ne henkilöt, joiden osallistuminen on tarpeen käsittelytoimen tarkoituksen toteuttamiseksi; käyttöoikeudet rajataan asianmukaisesti

Käsittelyyn osallistuvat henkilöt ovat tietoisia rooleistaan ja vastuistaan

Käsittelyyn osallistuneet henkilöt ovat suorittaneet tietoturva- ja -suoja koulutuksen

Käsittelyyn osallistuvat henkilöt noudattavat tietoturvaa koskevia määräyksiä

Rekisteröidyn asema

Rekisteröidylle tarjotaan informaatiota rekisteröityä koskevista käsittelytoimista

Rekisteröityjen tietopyyntöihin reagoidaan ilman aiheetonta viivytystä

Rekisteröidyille taataan tehokkaat keinot käyttää oikeuksiaan

Henkilötietojen käsittelyn prosessi tulee aina suunnitella ja dokumentoida ennen käsittelyn aloittamista. Henkilötietojen käsittelyn suunnittelussa on huomioitava käsittelyn koko elinkaari.

6.3 Henkilötietojen oikeellisuudesta huolehtiminen

Henkilörekisteritietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta tulee huolehtia. Kukin työntekijä, opiskelija ja vierailija vastaa itse siitä, että hänen korkeakoululle ilmoittamansa tiedot ovat oikeat ja ajantasaiset.

6.4 Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja on pääsääntöisesti sallittua käsitellä niin kauan, kuin ennalta määritetty käsittelytarkoitus edellyttää. Korkeakoulu säilyttää henkilötietoja noudattaen kulloinkin voimassa olevaa tiedonohjaussuunnitelmaa tai arkistonmuodostussuunnitelmaa, jossa on lueteltu eri prosesseissa syntyvät asiakirjat tai tiedot sekä niiden säilytysajat. Säilytysaika tai säilytysajan määrittävä peruste kirjataan kyseistä henkilörekisteriä tai käsittelytoimea koskevaan tietosuojailmoitukseen.

Tutkimusaineistojen säilytysajat on määritettävä tutkimussuunnitelmassa ja aineistonhallintasuunnitelmassa, ja tietojen säilytysaika ilmoitetaan tutkimushankkeen tietosuojailmoituksessa.

Kun määritetty säilytysaika on ohi, henkilötiedot hävitetään tai anonymisoidaan korkeakoulun voimassa olevaa ohjeistusta noudattaen.

6.5 Rekisteröityjen tieto-, tarkastus- ja muut tietosuojapyynnöt

Korkeakoulussa on määritetty toimintaprosessit rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet toteutetaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

6.6 Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen

Korkeakoulu voi rekisterinpitäjänä ulkoistaa osan henkilötietojen käsittelytoimistaan ulkopuoliselle käsittelijälle. Ulkopuoliseksi henkilötietojen käsittelijäksi voidaan valita ainoastaan sellaisia toimijoita, joilla on riittävät tekniset ja organisatoriset valmiudet käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Arvion toimijan soveltuvuudesta tekee henkilörekisterin tai käsittelytoimen vastuuhenkilö.

Henkilörekisterin tai käsittelytoimen vastuuhenkilön velvollisuutena on huolehtia, että korkeakoulun ja palveluntarjoajan välille laaditaan aina kirjallinen sopimus, jossa sovitaan henkilötietojen käsittelyn ehdot. Palveluntarjoaja on sitoutettava korkeakoulun edellyttämiin tietoturva- ja tietosuojavaatimuksiin ja muihin toiminnallisiin vaatimuksiin, ja henkilötietojen käsittelyä on aina määritettävä korkeakoulun tietojenkäsittelysopimuksella.

6.7 Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Henkilötietojen siirto EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle edellyttää erityistä huolellisuutta. Henkilötietoja ei saa siirtää alueen ulkopuolelle ilman, että siirrossa on huomioitu tietosuojalainsäädännön mukaiset asianmukaiset suojatoimet.

7. Tietosuoja tutkimuksessa

Tieteellisessä tutkimustarkoitusta varten tapahtuvassa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tämän tietosuojapolitiikan periaatteita ottaen huomioon ne akateemiset tavoitteet, joita yksittäisellä tutkimuksella on. Tieteellisessä tutkimuksessa henkilötietojen käsittelyn on aina perustuttava hyväksyttyyn tutkimussuunnitelmaan.

Henkilötietojen käsittelyn tulee myös tutkimuksessa rajoittua siihen vähimmäismäärään, joka on tarpeen akateemisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tutkimusaineistojen käsittelytarkoitukset, -perusteet ja säilytysajat sekä muut tietosuojalainsäädännön edellyttämät tiedot on määritettävä jo henkilötietojen käsittelyä suunniteltaessa ja kirjattava tutkimussuunnitelmaan ja aineistonhallintasuunnitelmaan. Käsittelytiedot on ilmoitettava kyseistä tutkimushanketta tai -aineistoa koskevassa tietosuojailmoituksessa.

Tutkittavia voidaan lisäksi informoida muulla tavalla, joka on selkeä ja ymmärrettävä.

Kukin henkilötietojen käsittelyyn osallistuva tutkija vastaa informoinnista.

Mikäli tutkimusaineiston kerääminen edellyttää tutkittavan suostumusta, suostumus tulee pyytää kirjallisesti korkeakoulun ohjeistusta noudattaen.

Korkeakoulun tutkimushankkeissa henkilötietoja käsittelevien henkilöiden tulee noudattaa tutkimuksen tietosuojan käytännesääntöjä, joiden noudattamiseen korkeakoulu on sitoutunut. Korkeakoulun tutkijoiden tulee käsitellä henkilötietoja hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti osana tutkimuksen eettisyyttä, laadukkuutta ja tiedeyhteisön integriteetin turvaavaa toimintatapaa ja kulloiseenkin tutkimushankkeeseen sovellettavia eettisiä käytännesääntöjä noudattaen. Mikäli tutkimushanke edellyttää tutkimuseettisen ennakkoarvioinnin tekemistä, ennakkoarviointi tulee tehdä ennen kuin henkilötietojen keräys aloitetaan.

Korkeakoulu on tutkimushankkeissa rekisterinpitäjä silloin, kun korkeakoulu määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot. Tämä toteutuu tutkimushankkeissa, jotka ovat korkeakoulun hyväksymiä ja jotka toteutetaan korkeakoulun perusrahoituksella tai ulkopuolisella korkeakoululle osoitetulla rahoituksella. Korkeakoulu voi lisäksi toimia henkilötietojen käsittelijänä, mikäli korkeakoulu käsittelee toisen rekisterinpitäjän henkilötietoja kyseisen rekisterinpitäjän lukuun.

8. Tietosuoja opinnoissa

Opintoja varten tapahtuvassa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tämän tietosuojapolitiikan periaatteita. Opiskelijan tulee sopia henkilötietojen käsittelystä osana tutkimussuunnitelmaansa opinnäytteen vastuullisen ohjaajan tai kurssin vastuuopettajan kanssa ennen kuin henkilötietojen kerääminen tai muu käsittely alkaa. Opiskelijan tulee osana opintoja tutustua korkeakoulun henkilötietojen käsittelyä koskevaan ohjeistukseen. Korkeakoulu voi velvoittaa opiskelijan suorittamaan korkeakoulun tarjoaman tietosuojakoulutuksen ennen henkilötietojen käsittelyä.

Opiskelija toimii tutkimustyötään (kuten harjoitus- ja opinnäytetöitään) varten keräämiensä henkilötietojen rekisterinpitäjänä, ellei erikseen ole toisin sovittu. Tämä tarkoittaa, että opiskelija vastaa itse tietosuojalainsäädännön rekisterinpitäjälle asettamien velvoitteiden huomioimisesta.

Opiskelijan tulee huolehtia tietosuojailmoituksen antamisesta tutkimukseen osallistuville, rajoittaa henkilötietojen käsittely tutkimuksessa siihen vähimmäismäärään, joka on tarpeen akateemisten tavoitteiden saavuttamiseksi sekä huolehtia muutoinkin osaltaan tietosuoja periaatteiden toteuttamisesta tutkimuksessaan.

9. Tietoturva

Jokaisen henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan korkeakouluyhteisön jäsenen tulee noudattaa korkeakoulun tietoturvapolitiikkaa, sääntöjä ja ohjeita.

10. Tietosuojapoikkeamia koskeva ilmoitusvelvollisuus

Jokaisella yliopistoyhteisön jäsenellä on velvollisuus raportoida henkilötietojen suojaa vaarantavista poikkeamista. Tapahtuneesta tai epäillystä poikkeamasta on välittömästi ilmoitettava korkeakoulun kulloinkin voimassa olevan ohjeistuksen mukaisesti.

Henkilöä, joka huomaa, ettei tietosuojapolitiikkaa ole noudatettu hänen henkilötietojensa käsittelyssä, pyydetään asian korjaamiseksi ottamaan yhteyttä korkeakoulun tietosuojavastaavaan.

Henkilöllä on myös oikeus saattaa korkeakoulun toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun toimiston arvioitavaksi.

11. Koulutus ja ohjeistus

Jokainen korkeakouluyhteisön jäsen on velvollinen tutustumaan korkeakoulun tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaan ohjeistukseen ja noudattamaan sitä. Verkkokoulutuksen tai muun koulutuksen suorittamista voidaan edellyttää, mikäli henkilön tehtävät tai asemakorkeakouluyhteisössä tätä edellyttää.

12. Tietosuojapolitiikan vastainen menettely

Tietosuojapolitiikan noudattamatta jättäminen saattaa johtaa siviili- ja julkisoikeudellisiin (mukaan lukien työoikeudellisiin) seuraamuksiin.

Lisätiedot: dpo[at]tuni.fi

 

• Hyvä tieteellinen käytäntö ja sen loukkausepäilyjen käsitteleminen Suomessa (2012)
• Vastuullinen tiede -sivusto
• The European Code of Conduct for Research Integrity (2017)
• Tieteellisten julkaisujen tekijyydestä sopiminen (2018)
• Tutkimuseettisiä näkökohtia väitöskirjan ohjaus- ja tarkastusprosessiin (2016)
• Eettisiä ohjeistuksia, suosituksia ja toimielimiä (TENKin sivuilta)
• Aineistonhallinnan käsikirja
• Tietosuojavaltuutetun toimisto
• "Käytätkö somedataa tutkimuksessasi?" (Kirjoitus Vastuullinen tiede: tutkimusetiikka ja tiedeviestintä Suomessa -sivustossa)