Hyppää pääsisältöön

Tietolupaa koskeva tietopyyntö ja tutkimusluvan pyytäminen Tampereen yliopistossa

Nämä ohjeet koskevat tilannetta, jossa tutkimuksesi kohteena on Tampereen yliopisto tai jokin sen osa. Jos suunnittelet hyödyntäväsi tutkimuksessasi Tampereen yliopiston rekistereitä tai asiakirjoja, tarvitset yliopistolta tietoluvan. Jos taas suunnittelet hyödyntäväsi tutkimusaineistosi keruussa Tampereen yliopiston henkilöstöä tai opiskelijoita, tarvitset yliopistolta tutkimusluvan.

Tietolupa

Tietolupa on päätös, jonka perusteella Tampereen yliopisto luovuttaa tietojaan tutkimuskäyttöön tietopyynnön perusteella. On otettava huomioon, että kyseessä ovat Tampereen yliopiston hallussa olevat tietoaineistot; rekisterit ja salassa pidettävät asiakirjat. Tietolupa tarvitaan seuraavissa tapauksissa, kun haluat:

  • tutkia yliopiston salassa pidettäviä asiakirjoja,
  • tutkimusta varten tietoja yliopiston henkilötietoja sisältävistä tietoaineistoista tai rekistereistä.

Tietolupa edellytetään sekä yliopistoyhteisön jäseniltä että yliopistoyhteisön ulkopuolisilta tahoilta.

Tutkimuslupa

Tutkimuslupa edellytetään Tampereen yliopiston ulkopuolisilta henkilöiltä seuraavissa tilanteissa:

  • kun käytetään Tampereen yliopiston henkilökunnan työaikaa tutkimusmateriaalin keruuseen, esimerkiksi työajalla toteutettaviin haastatteluihin, havainnointeihin tai kyselylomakkeiden täyttämiseen,
  • kun yliopiston opiskelijoita havainnoidaan tai haastatellaan tai heitä pyydetään täyttämään kyselylomakkeita opetustilanteissa tai siihen rinnastettavissa tilanteissa,
  • kun tutkimuskohteena ovat yliopiston laitteet tai suljetut tilat, mikäli esim. tutkimuskumppanien kanssa tehdystä sopimuksesta tai hankeasiakirjoista ei ilmene se, miten hyvää tieteellistä käytäntöä noudatetaan (aineistonhallinta, tietosuoja, eettiset periaatteet tapauskohtaisesti, soveltuvin osin kussakin tilanteessa)
  • kun tutkimusaineistoa kerätään yliopiston sähköpostilistoilla ja mahdollisilla muilla kanavilla, 
  • kun tutkimusluvan myöntämiseen liittyy jokin muu erityinen syy (esimerkiksi tutkimuksen rahoittajan vaatimus).
     

Tutkimusluvan ja tietoluvan myöntäminen

Mikäli tutkimus koskee koko yliopiston henkilökuntaa tai opiskelijoita, tutkimusluvan myöntää yliopiston provosti. Jos taas kyseessä on tutkimus, joka käsittelee yksittäistä tiedekuntaa, luvan myöntää kyseisen tiedekunnan dekaani. Myös 2–6 tiedekuntaa koskevaan tutkimukseen luvan myöntää yhden tiedekunnan dekaani (ks. tarkemmin alta kohdasta Yhteystiedot).

Mikäli tutkit esimerkiksi yliopistollista sairaalaa organisaationa tai sen potilaita, luvan myöntäminen kuuluu yliopistolliselle sairaalalle. Tällöin voit olla yhteydessä yliopistollisen sairaalan tutkimus- ja opetuskoordinaattoreihin. Jos tutkimuksesi koskee TAMK:ia, voit olla yhteydessä erikoissuunnittelija Liisa Marttilaan (liisa.marttila [at] tamk.fi).

Huomioithan, että Tampereen yliopisto voi myöntää tutkimusluvan ainoastaan tutkimuksen tekemistä varten. Päätös tutkimukseen osallistumisesta on kunkin henkilökohtainen asia.

Yliopiston henkilöstöltä tai opiskelijoilta ei vaadita tutkimuslupaa. Mikäli yliopiston henkilökunta tai opiskelijat haluavat tutkia yliopistoyhteisön jäseniä, he voivat itse sopia asianomaisen tahon kanssa vapaamuotoisesti asiasta. On hyvä huomata, että vaikka yliopiston omilta opiskelijoilta ja henkilökunnalta ei vaadita enää tutkimuslupaa, on henkilötietojen käsittelystä joka tapauksessa laadittava tietosuojailmoitus ja arvioitava millaisen riskin henkilötietojen käsittely aiheuttaa tutkittaville. Ks. riskien arvioinnista kohdasta hakeminen ja liitteet.

Tietoluvan myöntämisen periaatteet ovat samanlaiset kuin tutkimusluvan myöntämisen periaatteet. Koska tietoluvat koskevat pääsääntöisesti rekisteritutkimusta, ei tutkittavilta vaadita suostumusta osallistua tutkimukseen. Heitä on kuitenkin informoitava tutkimuksesta.

Hakeminen ja liitteet

Nämä ohjeet koskevat molempia lupia.

Tietolupa tutkimustarkoitusta varten myönnetään tietopyynnön perusteella. Tietopyyntö tehdään täyttämällä A-lomake. Tutkimuslupaa haetaan tutkimuslupalomakkeella (B-lomake), ks. alla Linkit ja lomakkeet.

Liitä sekä tutkimuslupahakemukseen että tietopyyntöön tutkimussuunnitelma, jossa on selkeästi kuvattu tutkimuksen tavoite, tutkimusmetodit ja aineistonhallintasuunnitelma (ks. linkkejä ohjeisiin alta kohdasta Linkit ja lomakkeet).

Mikäli tutkimuksessasi käsitellään henkilötietoja, toimitetaan liitteenä myös täytetty ennakkoarvio-asiakirja tai vaikutusten arviointi (DPIA) ja tietosuojailmoitus (ks. Linkit ja lomakkeet). Ennakkoarvio-asiakirja ja tietosuojailmoitus tarvitaan liitteeksi sekä tutkimuslupahakemukseen että tietopyyntöön.

Arvioi henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ennakkoarvio tietosuojaa koskevan vaikutusten arvioinnin tarpeesta -ohjeen avulla (ks. alla linkit ja lomakkeet). Mikäli arviointi osoittaa, että henkilötietojen käsittelyyn liittyvät korkean riskin kriteerit täyttyvät ja vaikutusten arviointi (DPIA) tarvitaan, ota yhteyttä tietosuojavastaavaan (dpo [at] tuni.fi) silloin kun arvio on valmisteilla, jolloin siis alat täyttämään ennakkoarvio-ohjetta (template-muotoinen ennakkoarvio-ohje). Mikäli korkean riskin kriteerit eivät ohjeen mukaisesti täyty eikä vaikutusten arviointia näin ollen tarvita, tällöin edellä mainittu täytetty ennakkoarvio-ohje riittää tietosuoja-asetuksen edellyttämäksi suppeaksi riskien arvioinniksi eikä erillistä vaikutusten arviointia tästä tarvitse laatia. Mikäli tarvitset apua riskien arvioinnin laatimisessa, ota yhteys yliopiston datanhallinnan asiantuntijapalveluun (researchdata [at] tuni.fi). 

Tutkijan tulee sitoutua noudattamaan tietosuojalainsäädännön määräyksiä tietojen käsittelyssä ja suojaamisessa, ja tutkimuksessa mahdollisesti syntyvät yksittäisten henkilöiden tietoja koskevat rekisterit tulee hävittää tai arkistoida lain edellyttämällä tavalla.

Luvat voidaan peruuttaa, mikäli lupapäätöksen ehtoja rikotaan. Luvansaajan on tällöin palautettava tutkimusta varten saamansa tiedot ja aineisto.

Jos ulkopuolinen toimija tarvitsisi tutkimustaan varten sekä tutkimus- että tietoluvan, hän tekee vain tietopyynnön. Tietopyyntölomakkeeseen sisällytetään tieto siitä, mitä muuta tutkimusmateriaalia kerätään Tampereen yliopistosta (esim. haastattelut ja kyselylomakkeet opiskelijoille tai työntekijöille).

Tutkimusluvan ja tietoluvan lisäksi tutkimusasetelma voi olla sellainen, että on aiheellista pyytää eettinen ennakkoarviointi Tampereen alueen ihmistieteiden eettiseltä toimikunnalta. Katso lisätietoja: Eettistä ennakkoarviointia edellyttävät tutkimusasetelmat
 

Yhteystiedot

Koko yliopiston henkilöstöä ja opiskelijoita sekä yliopistotasoisia asiakirjoja ja rekistereitä koskevat tutkimuslupahakemukset ja tietopyynnöt (tietolupaa varten) käsittelee erityisasiantuntija, tutkimus- ja tietolupien vastuuhenkilö Heikki Eilo (heikki.eilo [at] tuni.fi).

Jos kyseessä on yksittäistä tai useampaa tiedekuntaa koskeva tutkimus joko henkilöstön, opiskelijoiden, salassa pidettävien asiakirjojen tai rekisterin osalta, tutkimusluvan ja tietoluvan myöntää dekaani tai henkilö, jolle hän on tehtävän delegoinut. Lisätietoja kunkin tiedekunnan tutkimusluvista antavat tiedekuntien tutkimusasiantuntijat:

  • Informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunta: tutkimusasiantuntija Maija Belliard, Maija.Belliard [at] tuni.fi
  • Johtamisen ja talouden tiedekunta: tutkimusasiantuntija Hanna Salminen, Hanna.Salminen [at] tuni.fi
  • Kasvatustieteiden ja kulttuurin tiedekunta: tutkimusasiantuntija Anneli Lehtisalo, Anneli.Lehtisalo [at] tuni.fi
  • Lääketieteen ja terveysteknologian tiedekunta: tutkimusasiantuntija Mariaana Savia, Mariaana.Savia [at] tuni.fi
  • Rakennetun ympäristön tiedekunta: tutkimusasiantuntija Anne Tuhkunen, Anne.Tuhkunen [at] tuni.fi
  • Tekniikan ja luonnontieteiden tiedekunta: tutkimusasiantuntija Heli Lehtivuori, Heli.Lehtivuori [at] tuni.fi
  • Yhteiskuntatieteiden tiedekunta: tutkimusasiantuntija Maija Ojala-Fulwood, Maija.Ojala-Fulwood [at] tuni.fi