Tietosuojailmoitus - Opiskelijat

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön. Kumpikin korkeakoulu toimii opiskelijoidensa osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi

  1. opiskeluoikeutesi toteuttamiseksi ja osoittamiseksi, opetuksen järjestämiseksi sekä opintoihin liittyvään neuvontaan ja ohjaukseen,
  2. opintosuoritustesi ja suorittamiesi tutkintojen hallintaan ja tilastointiin,
  3. opetuksen kehittämiseen sekä
  4. opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi.

Lisäksi voimme käyttää tietojasi

  1. tieteelliseen tutkimukseen ja
  2. opintoihin liittyvään markkinointiviestintään tai muuhun erityiseen tarkoitukseen.

Oikeutemme käsitellä henkilötietojasi opiskelijana perustuu

  • lakisääteiseen velvoitteeseen (Yliopistolaki 558/2009, Ammattikorkeakoululaki 932/2014) (1, 2, 3)
  • yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen (3, 4, 5)
  • sopimukseen (4) tai
  • suostumukseen (6).

Pääasialliset säädökset

  • Yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
    • Yliopistojen tutkinnoista annettu valtioneuvoston asetus 794/2004 muutoksineen
  • Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja sen nojalla annetut asetukset
    • Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017
  • Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

Mitä tietoja sinusta keräämme?

Käsittelemme seuraavia sinua koskevia tietoryhmiä:

  • Perustiedot
    • yksilöivät tiedot (nimitiedot, henkilötunnus, opiskelijanumero, käyttäjätunnus, kansallinen oppijanumero)
    • taustatiedot (valintatiedot, sukupuoli, kansalaisuus ja kielitiedot)
    • yhteystiedot
  • Opiskeluoikeudet
  • Lukukausi-ilmoittautumiset
  • Lukuvuosimaksuvelvollisuutta koskevat tiedot
  • Maksullisen koulutuksen asiakkuutta ja maksamista koskevat tiedot
  • Muut opintoihin liittyvät maksut (esim. liikuntamaksu)
  • Ylioppilaskunnan jäsenyys
  • Opintosuoritukset (ml. esimerkiksi opinnäytteet, tenttivastaukset ja muut opintosuoritusten arvioimiseksi suoritetut tehtävät ja niiden arviointitiedot)
  • Suoritetut tutkinnot
  • Tentteihin ja opintojaksoille ilmoittautumiset sekä opetukseen osallistumiseen liittyvät tiedot (ml. mahdolliset erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot, jotka opiskelija ilmoittaa ilmoittautumisen yhteydessä)
  • Sähköisen tenttimisen videovalvonnan tiedot
  • Opintosuunnitelmat sekä muut opintojen ohjaamiseen ja tukemiseen liittyvät tiedot
  • Antamasi palautteet
    • Opintojen aikana ja valmistumisen yhteydessä järjestettävät kyselyt
    • Opintojen jälkeen järjestettävät kyselyt (esim. uraseurantakyselyt)
  • Harjoitteluun liittyvät tiedot
  • Opiskeluvaihtoon liittyvät tiedot
  • Yliopiston myöntämiin apurahoihin liittyvät tiedot
  • Vilpilliseen toimintaan tai kurinpitoon liittyvät päätöstiedot

Lisäksi sinua koskevia tietoja voidaan käsitellä

  • Tiloja, turvallisuutta ja valvontaa koskevissa palveluissa
  • Kirjaston palveluissa
  • It-palveluissa
  • Henkilöstö- ja talouspalveluissa
  • Jatkuvan oppimisen palveluissa
  • Alumni- ja sidosryhmätoiminnan palveluissa

Miten keräämme tietojasi?

Keräämme sinua koskevia tietoja sinulta ja seuraavista tietolähteistä:

  • Kansalliset tai korkeakoulun omat haku- ja valintajärjestelmät
  • Kansainväliset haku- ja valintajärjestelmät
  • Toinen kotimainen tai ulkomainen korkeakoulu (esim. vaihtojärjestelmän kautta)
  • Verkkomaksu- ja ilmoittautumispalvelut
  • Korkeakoulun henkilöstö

Lisäksi päivitämme perustietojasi väestötietojärjestelmästä.

Tiedot voivat olla myös korkeakoulun käyttöösi tarjoamien it-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai käytössämme olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kameravalvonta).

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Opiskelijoiden henkilötietoja käsittelevät eri opinto- ja opiskelija-asioihin liittyvissä prosesseissa yksinomaan ne korkeakoulun tai sen kumppaneiden työntekijät, joilla on oikeus opiskelijoiden henkilötietojen käsittelyyn. Käyttö- ja lukuoikeudet tietojärjestelmiin määritetään ja myönnetään aina työtehtävän edellyttämässä laajuudessa vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisen tietojärjestelmän sisältämän henkilörekisterin tietoja heille annetun tehtävän hoitamiseksi.

Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi, niin ettei yksittäinen opiskelija ole niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Erityistarpeisiin liittyviä henkilökohtaisesti saatuja tietoja käytämme ainoastaan kyseiseen tarkoitukseen ja noudatamme niiden käsittelyssä erityistä huolellisuutta (esim. esteettömyys).

Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

Luovutamme henkilötietojasi lakiin perustuen säännönmukaisesti

  • Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarantoon. Tietovarannon kautta tietoja luovutetaan myös opiskelijavalintarekisterin käyttöön (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017).
  • Kansaneläkelaitokselle (Opintotukilaki 65/1994)
  • työvoimaviranomaiselle (Työttömyysturvalaki 1290/2002, Laki julkisesta työvoimapalvelusta 1295/2002)
  • yliopiston ylioppilaskunnalle (Yliopistolaki 558/2009)
  • Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle (Terveydenhuoltolaki 1326/2010, Valtioneuvoston asetus 380/2009, Tartuntatautilaki 1227/2016)
  • Opetus- ja kulttuuriministeriölle (Yliopistolaki 558/2009, Ammattikorkeakoululaki 932/2014)
  • Tilastokeskukselle (Tilastolaki 280/2004)
  • Valviralle (Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä, laki 559/1994, asetus 564/1994)

Lisäksi voimme luovuttaa tietojasi

  • tieteellistä tutkimusta varten tai
  • julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi.
  • muille suomalaisille tai ulkomaalaisille korkeakouluille vaihto-opiskeluun tai opetusyhteistyöhön liittyen opiskeluoikeuden käsittelemiseksi ja suoritustietojen siirtämiseksi
  • EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle sinne suuntautuvan vaihto-opiskelun toteuttamiseksi, kaksois- tai yhteistutkintokoulutuksen toteuttamiseksi tai suoritustietojen siirtämiseksi.
  • yhteystietojasi yliopiston ulkopuolelle suostumuksellasi
    • opiskelua edistäviin tarkoituksiin,
    • valmistuneiden tiedot opintoalaan liittyville järjestöille,
    • kyselytutkimuksiin ja markkinointiin ja
    • rekrytointitarkoituksiin

Lisäksi tietojasi voivat käsitellä ulkopuoliset palveluntarjoajat ja järjestelmätoimittajat, joiden kanssa korkeakoulu on tehnyt henkilötietojen käsittelyä koskevan toimeksiantosopimuksen. Tällöin kyse ei ole henkilötietojen luovutuksesta, vaan vastuu henkilötietojen käsittelystä säilyy korkeakoululla. Olemme valinneet kumppaneiksi vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset ja pystyvät huolehtimaan sinun oikeuksiesi toteutumisesta.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaan/tiedonohjaussuunnitelmaan.

Tietoryhmistä perustiedot, opiskeluoikeudet ja opintosuoritukset säilytetään lainsäädäntöön perustuen pysyvästi:

  • oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto;
  • tiedot henkilön suorittamista tutkinnoista ja erikoistumiskoulutuksista sekä kaikista opintosuorituksista ja niiden arvosanoista
  • tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa ja erikoistumiskoulutuksissa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta tutkintoon johtavaan koulutukseen ja erikoistumiskoulutukseen.

Muiden tietojen säilytysajat määräytyvät korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelman / tiedonohjaussuunnitelman mukaan.

Suostumuksesi perusteella kerättyjä tai käsiteltäviä tietojasi säilytämme toistaiseksi (kunnes peruutat suostumuksesi) tai erikseen ilmoitetun määräajan, ellei käsittelylle ole muuta laissa säädettyä perustetta.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa opiskeluun liittyvässä järjestelmästä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Korkeakoulu toimittaa pyynnöstäsi tietosi sinulle mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on esimerkiksi monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Tietosi toimitetaan sinulle lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli pyydät useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai jos esität tietopyyntöjä toistuvasti, korkeakoulu voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa korkeakoulu perustelee tekemänsä ratkaisun.

Mikäli korkeakoulu ei toimita tietoja, asiasta ilmoitetaan sinulle kirjallisesti. Samassa yhteydessä kerromme oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudestasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Ellei korkeakoulu hyväksy oikaisupyyntöäsi, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla tiedotamme sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Sinulla on oikeus ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Puhelinvaihde: 02956 66700

Lisäksi sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

Kuinka oikeudet toteutetaan?

Kirjautuneena käyttäjänä voit useissa korkeakoulun järjestelmissä tarkastella omia tallennettuja tietojasi. Yhteystietojen päivittäminen on mahdollista tehdä itse opiskelijan sähköisessä palvelussa.

Oikaisua virheellisiin tietoihin voi pyytää sen opiskeluun ja opetukseen liittyvän prosessin yhteydessä, jossa tieto syntyy (esim. opintosuorituksiin liittyen opintojen arviointisäännössä kuvatusti).

Muut rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön yleisen tietosuojailmoituksen (https://www.tuni.fi/fi/yksityisyys/tampereen-korkeakouluyhteison-yleinen-tietosuojailmoitus) mukaisesti tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi (), postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).

Tämän tietosuojailmoituksen muutokset

Tietosuojailmoitus on päivitetty 5.3.2020.