Tietosuojailmoitus – vaalit

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi jäsenten valitsemiseksi vaaleilla valittaviin Tampereen yliopiston toimielimiin.

Mikä on henkilötietojesi käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan c) lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsitellään, jos rekisteröity on saattanut käsiteltävät tiedot julkisiksi.

Yliopistolain 3 luvussa säädetään yliopiston toimielimistä ja jäsenten valitsemisesta niihin. Yliopistolain 13, 15, 27, 28 ja 29 §:n nojalla annetussa yliopiston johtosäännössä ja vaalisäännössä määrätään tarkemmin vaaleista. Lisäksi yliopisto järjestää vaaleja työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta annetun lain nojalla.

Pääasialliset säädökset:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Yliopistolaki (558/2009)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

• nimi
• sähköpostiosoite (henkilön yksilöimistä varten)
• käyttäjätunnus
• henkilönumero
• tiedot henkilöstöryhmästä, työtehtävästä, työsopimuksesta tai tutkimustyötä koskevasta sopimuksesta
• henkilön asettuminen ehdolle yliopiston vaalissa tai henkilön toimiminen ehdokkaan ilmoittajana
• tiedot henkilön vaalioikeuksista vaaliluettelossa
• vaaliluetteloa koskevaan oikaisupyyntöön liittyvät tiedot
• vaaliluetteloa koskevien oikaisupyyntöjen ratkaisut
• ehdokkaiksi asettuneilta heidän ehdokasesittelynsä
• tiedot henkilön saamasta äänimäärästä vaaleissa
• tieto vaaliliitosta ja vaaliliiton kokoonpanosta

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvina tietoina saatetaan käsitellä seuraavia henkilötietoja, sillä ehdokkaiksi asettuvat henkilöt voivat niin halutessaan tuoda nämä tiedot vaaliesittelyissä esille:

• poliittiset mielipiteet
• ammattiliiton jäsenyys

Miten keräämme tietojasi?

Henkilötietoja saadaan henkilöltä itseltään, korkeakouluyhteisön henkilöstöjärjestelmästä, vaaliluettelosta tiedot henkilön vaalioikeuksista ja korkeakouluyhteisön vaalijärjestelmästä tiedot henkilön saamasta äänimäärästä vaaleissa.

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö ole niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Henkilötietoja ei luovuteta.

Korkeakouluyhteisön ulkoisilla verkkosivuilla julkaistaan tieto toimielimiin valituista (nimi, mitä henkilöstöryhmää edustaa). Korkeakouluyhteisön sisäisillä verkkosivuilla julkaistaan vaalitulos (nimi, mitä henkilöstöryhmää edustaa, äänimäärä) ja tieto toimielimiin valituista.

Tietojen julkaiseminen perustuu

• yliopiston lakisääteiseen velvollisuuteen tiedottaa toiminnastaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa
• yliopiston lakisääteiseen velvollisuuteen järjestää hallintonsa toimielimien avulla

Henkilötietojen siirto EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötiedot säilytetään korkeakouluyhteisön tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja poistetaan kuukauden kuluttua vaalin tuloksen vahvistamisesta.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa hakeutumiseen liittyvässä järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Puhelinvaihde: 02956 66700

Yhteydenotto henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä

Kirjautuneena käyttäjänä voit useissa korkeakoulun järjestelmissä tarkastella omia tallennettuja tietojasi. Oikaisua virheellisiin tietoihin voit pyytää sen liittyvän prosessin yhteydessä, jossa tieto syntyy. Ota yhteys henkilötietoihin liittyvissä tiedusteluissa anne.kivento [at] tuni.fi (anne[dot]kivento[at]tuni[dot]fi)
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 3.11.2021