Tietosuojailmoitus - Opiskelijavalinnat

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön. Kumpikin korkeakoulu toimii hakijoidensa osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 19.8.2021.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Kun haet opiskelijaksi Tampereen yliopistoon tai Tampereen ammattikorkeakouluun (ml. tutkinto-opiskelijat, jatko-opiskelijat, kansallisen ja kansainvälisen opiskelijaliikkuvuuden opiskelijat, erikoistumiskoulutukset, täydennyskoulutukset, avoin yliopisto), niin hakemuksessasi ilmoittamiasi henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

  • opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottamiseen
  • opiskelijavalintaan liittyvien tehtävien järjestämiseen
  • koulutustarjontaan liittyvään markkinointiviestintään tai muuhun erityiseen tarkoitukseen
  • tieteelliseen tutkimukseen ja
  • hakijapalautteen pyytämiseksi ja käsittelemiseksi

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi?

Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1. e) kohta: yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1. c) kohta: rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi 
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1. b) kohta: käsittely perustuu sopimukseen 
  • EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1. a) kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa tietojen käsittelyyn
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla 2. g) kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevasta syytä

Pääasialliset säädökset:

  • yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
  • yliopistojen tutkinnoista annettu valtioneuvoston asetus 794/2004 muutoksineen 
  • Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja sen nojalla annetut asetukset 
    • Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014
  • laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 (5. luku)
  • yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
  • laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

Mitä tietoja sinusta keräämme?

Yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietoja:

Yksilöimistiedot:

  • yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus, syntymäaika, hakemus/hakijanumero)
  • taustatiedot (kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli)
  • yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)

Hakemustiedot:

  • hakutoiveet
  • koulutukseen hakemista koskevat tiedot
  • valintaperusteiden ja opiskelijaksi ottamisen perusteiden mukaiset tiedot:
  • hakijan koulutus-, tutkinto- ja työkokemustiedot, mahdolliset ansioluettelot tai motivaatiokirjeet
  • tieto hakijan opiskelijavalintaan vaikuttavista terveydellisistä seikoista (kyllä/ei -tieto)
  • valinnan tulosta koskevat tiedot (valintakoetulokset sekä muut valintaan liittyvät tiedot mm. valintapisteet)
  • opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot
  • hakijan suostumus tai kielto valintatuloksen julkaisemisesta Internetissä

Hakijaa koskevat tiedot, joihin voi sisältyä erityisiä henkilötietoja (arkaluonteisia tietoja):

  • erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot
  • opiskelijavalintaan liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset
  • valintakokeisiin mahdollisesti kuuluvat haastattelut

Miten keräämme tietojasi?

Keräämme sinua koskevia tietoja sinulta ja seuraavista tietolähteistä:

  • Kansalliset tai korkeakoulun omat haku- ja valintajärjestelmät
  • Kansainväliset haku- ja valintajärjestelmät
  • Toinen kotimainen tai ulkomainen korkeakoulu (esim. vaihtojärjestelmän kautta)
  • Verkkomaksu- ja ilmoittautumispalvelut
  • Korkeakoulun henkilöstö

Lisäksi haemme perustietojasi väestötietojärjestelmästä.

Tiedot voivat olla myös korkeakoulun käyttöösi tarjoamien it-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai käytössämme olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kameravalvonta).

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Hakijoiden henkilötietoja käsittelevät hakemiseen ja valintaan liittyvissä prosesseissa yksinomaan ne korkeakoulun tai sen kumppaneiden työntekijät, joilla on oikeus opiskelijoiden henkilötietojen käsittelyyn. Käyttö- ja lukuoikeudet tietojärjestelmiin määritetään ja myönnetään aina työtehtävän edellyttämässä laajuudessa vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisen tietojärjestelmän sisältämän henkilörekisterin tietoja heille annetun tehtävän hoitamiseksi. 

Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi, niin ettei yksittäinen opiskelija ole niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden. 

Erityistarpeisiin liittyviä henkilökohtaisesti saatuja tietoja käytämme ainoastaan kyseiseen tarkoitukseen ja noudatamme niiden käsittelyssä erityistä huolellisuutta (esim. esteettömyys).

Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

Yliopisto luovuttaa tarpeellisia hakijoiden henkilötietoja seuraaville vastaanottajille:

  • Opetushallituksen Opintopolku
  • Kansallisten ja kansainvälisten yhteisohjelmien korkeakoulujen rekisterit
  • Opetus- ja kulttuuriministeriölle (valtakunnalliset opinto- ja tutkintorekisterit)
  • Opetushallituksen kansainvälistymispalvelut
  • Teknistä käyttöyhteyttä käyttäen Kansaneläkelaitos
  • Teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira
  • Työvoimaviranomainen
  • Maahanmuuttoviranomaisen ulkomaalaisrekisteri
  • TE-keskus (tiedustelut)
  • muille suomalaisille tai ulkomaalaisille korkeakouluille vaihto-opiskeluun tai opetusyhteistyöhön liittyen opiskeluoikeuden käsittelemiseksi ja suoritustietojen siirtämiseksi
  • EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle sinne suuntautuvan vaihto-opiskelun toteuttamiseksi, kaksois- tai yhteistutkintokoulutuksen toteuttamiseksi tai suoritustietojen siirtämiseksi.

Lisäksi yliopisto voi luovuttaa hakijoiden henkilötietoja

  • tieteellistä tutkimusta varten
  • julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi valintoihin ja opiskeluoikeuksiin vaikuttavia viranomaistietoja muille suomalaisille korkeakouluille sekä ulkomaalaisille korkeakouluille myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
  • hakijan suostumuksella yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle markkinointiviestintään ja muihin erityisiin tarkoituksiin

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Yliopisto noudattaa erityistä huolellisuutta henkilötietojen siirrossa EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirretään EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle vain tarvittaessa ja siirrot tehdään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Tietojen luovuttaminen koskee esimerkiksi seuraavia tapauksia, joissa hakijat

  • suorittavat valintakokeen EU-/ETA-alueen ulkopuolella. Heidän tietojaan voidaan luovuttaa valintakokeen järjestäjälle
  • hakevat EU-/ETA-alueen ulkopuolella suoritetulla tutkintotodistuksella. Korkeakoulu voi tarkistaa tutkintotodistuksen antaneesta oppilaitoksesta/korkeakoulusta, että tutkinto on suoritettu siellä.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Tampereen yliopiston ja Tampereen ammattikorkeakoulun tiedonohjaussuunnitelmiin.

Pysyvä säilytys (L 884/2017 25 ja 27 §):

  • hyväksytyt hakijat: oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto;
  • hyväksytyt hakijat: tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta

Lisäksi kansallisarkiston päätöksellä voidaan säilyttää muitakin hakijan henkilötietoja pysyvästi.

Muut kuin pysyvästi säilytettävät henkilötiedot pääosin:

  • Pääsykoesuoritukset ja pisteluettelot vähintään 1 vuotta
  • Hylätyt hakemukset vähintään 1 vuotta
  • Hyväksytyt hakemukset vähintään 5 vuotta
  • Arkaluonteiset tiedot säilytetään niin kauan kuin on välttämätöntä, korkeintaan 4 vuotta

Säilytysajat (täydennyskoulutuksiin liittyvät hakijatiedot) voivat vaihdella yksittäistapauksissa ja säilytysaikoja voidaan tarkistaa.

Suostumuksesi perusteella kerättyjä tai käsiteltäviä tietojasi säilytämme toistaiseksi (kunnes peruutat suostumuksesi) tai erikseen ilmoitetun määräajan, ellei käsittelylle ole muuta laissa säädettyä perustetta.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa hakeutumiseen liittyvässä järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Korkeakoulu toimittaa pyynnöstäsi tietosi sinulle mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on esimerkiksi monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella. 

Tietosi toimitetaan sinulle lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli pyydät useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai jos esität tietopyyntöjä toistuvasti, korkeakoulu voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa korkeakoulu perustelee tekemänsä ratkaisun.

Mikäli korkeakoulu ei toimita tietoja, asiasta ilmoitetaan sinulle kirjallisesti. Samassa yhteydessä kerromme oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudestasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Ellei korkeakoulu hyväksy oikaisupyyntöäsi, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla tiedotamme sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Sinulla on oikeus ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Puhelinvaihde: 029 56 66700

Lisäksi sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

Miten voin ottaa yhteyttä tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä?

Rekisterinpitäjänä toimii Tampereen korkeakoulusäätiö sr (y-tunnus 2844561-8), käyntiosoite Kalevantie 4, 33014 Tampereen yliopisto (Tampereen yliopisto) tai Tampereen ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus 1015428-1), käyntiosoite Kuntokatu 3, 33520 Tampere (TAMK).

Kirjautuneena käyttäjänä voit useissa korkeakoulun järjestelmissä tarkastella omia tallennettuja tietojasi. Oikaisua virheellisiin tietoihin voit pyytää sen hakuun ja valintaan liittyvän prosessin yhteydessä, jossa tieto syntyy. Yhteystieto Tampereen yliopiston hakijapalveluihin hakijapalvelut.tau [at] tuni.fi ja yhteystieto Tampereen ammattikorkeakoulun hakijapalveluihin hakijapalvelut.tamk [at] tuni.fi

Muut rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).