Tietosuojailmoitus - Opintopsykologipalvelut

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Tampereen korkeakouluyhteisössä opintopsykologien asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään opintopsykologien asiakassuhteiden hoitamiseksi. Lisäksi rekisteriin tallennettavia yhteydenottotietoja ja anonyymejä tilastotietoja hyödynnetään opintopsykologitoiminnan laadunvalvomiseksi ja kehittämiseksi.

Mikä on henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste?

Terveydenhuollon ammattihenkilöinä psykologien velvollisuus on noudattaa yksilöön kohdistuvassa psykologityössä lakia terveydenhuollon ammattihenkilöistä, potilaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia sekä potilasasiakirjoista annettua asetusta. Opintopsykologin yksilötyön ulkopuolisien ryhmätapaamisten kirjaukset perustuvat opiskelijan suostumukseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artiklan 1. a) kohdan mukaisesti rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan c) kohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Pääasialliset säädökset:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Turvallisuuslaki (738/2002)
  • Yliopistolaki (558/2009)
  • Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
  • Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)
  • Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
  • Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (559/1994)
  • Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 30.3.2009/289

Mitä henkilötietoja käsitellään?

Seuraavia henkilötietoja käsitellään opintopsykologitoiminnassa: etunimi, sukunimi, henkilötunnus, tutkinto-ohjelma, nykyisten opintojen aloitusvuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, opiskelijan ajanvarauksen yhteydessä antamat tiedot, käyntikohtaiset opintopsykologille varatut ajat ja niiden peruutukset. Lisäksi käsitellään opintopsykologin käyntikohtaiset kirjaukset ohjauksista ja siihen kytkeytyvistä tapahtumista. Lisäksi opintopsykologitoiminnassa käsitellään mahdollisia tutkimustuloksia ja arviointilomakkeita.

Lisäksi käsitellään opintopsykologin käyntikohtaiset kirjaukset ohjauksista ja siihen kytkeytyvistä tapahtumista ja yhteenveto, suositus sekä psykologin lausunto. Lisäksi opintopsykologitoiminnassa käsitellään mahdollisia tutkimustuloksia ja arviointilomakkeita.

Tampereen korkeakouluyhteisön opintopsykologit ylläpitävät yksilöohjauksista ja siihen rinnastettavasta työstä asiakasrekisteriä ja tekevät ohjauksista ja siihen kytkeytyvistä tapahtumista ja tehtävistä kirjauksia. Kirjaukset sisältävät usein terveyttä koskevia tietoja.

Miten keräämme tietojasi?

Henkilötiedot saadaan opiskelijalta itseltään, psykologilta kirjaukset ohjauksista ja siihen kytkeytyvistä tapahtumista ja tehtävistä ja opiskelijan suostumuksella mahdolliset muiden tahojen lausunnot ja arviot.

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö on niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Esitietolomakkeet ja asiakaskäynteihin liittyvät muistiinpanot säilytetään lukitussa tilassa. Opiskelijan esittämistä aikaisemmista dokumenteista kirjataan tarvittavat tiedot käyntikirjaukseen ja alkuperäisiä dokumentteja ei säilytetä. Aineisto on kokonaan salassa pidettävää. Muistiinpanot hävitetään lainmukaisesti. Päättyneen asiakkuuden säilytettävät tiedot siirretään yliopiston arkistoon ja tietoja säilytetään tiedonohjaussuunnitelman mukaisella tavalla. Säilytysajan päätyttyä aineisto hävitetään tietoturvajätteenä. Asiakastietoja saa käsitellä vain opintopsykologi, koskien myös arkistoitua tietoa.

Sähköiset asiakastiedot tallennetaan salasanasuojatulle verkkoasemalle, johon vain kyseisellä opintopsykologilla on käyttöoikeus. Sähköiset arkistoitavat aineistot tulostetaan asiakassuhteen päätyttyä ja sähköiset tallenteet hävitetään.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Yksilöohjauksessa syntyneitä potilastietoja säilytetään potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä annetun Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen 298/2009 mukaisesti. Jäljennökset toisten terveydenhuollon yksiköiden lausunnoista ja tallenteista hävitetään välittömästi sen jälkeen, kun tarpeellinen tieto on kirjattu käyntikirjaukseen.

Ryhmänohjauksessa ei synny säilytettävää tietoa ja henkilötiedot poistetaan ryhmän päätyttyä. Ryhmissä tehdyt harjoitukset ja materiaalit jäävät opiskelijalle itselleen, jolloin hän hallinnoi omia tietojaan haluamallaan tavalla. Ryhmäohjauksessa pyydetään palaute ryhmän toiminnan hyödyllisyydestä. Palauteen tiedot käsitellään anonyymisti.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Pääsääntöisesti opintopsykologitoiminnassa käsiteltäviä henkilötietoja ei luovuteta.

Henkilötietojen siirto EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

Miten henkilötietojen suojaus on järjestetty?

Käsittelemme henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Olemme huolellisesti arvioineet käsittelytoimiimme liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtyneet tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Opintopsykologitoiminnassa esitietolomakkeet ja asiakaskäynteihin liittyvät muistiinpanot säilytetään lukitussa tilassa. Opiskelijan esittämistä aikaisemmista dokumenteista ja muualta saaduista asiakirjoista kirjataan tarvittavat tiedot käyntikirjaukseen ja alkuperäiset asiakirjat hävitetään kirjausten jälkeen. Aineisto on kokonaan salassapidettävää.

Muistiinpanot hävitetään lainmukaisesti. Päättyneen asiakkuuden säilytettävät tiedot siirretään yliopiston arkistoon. Tietoja säilytetään tiedonhallintasuunnitelman mukaisella tavalla. Säilytysajan päätyttyä aineisto hävitetään tietoturvajätteenä. Arkistoituja asiakastietoja saa käsitellä ainoastaan opintopsykologi.

Sähköiset asiakastiedot tallennetaan salasanasuojatulle verkkoasemalle, johon vain kyseisellä opintopsykologilla on käyttöoikeus.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Puhelinvaihde: 02956 66700

Yhteydenotto tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä

Oikaisua virheellisiin tietoihin voit pyytää osoitteesta opintopsykologit.tau [at] tuni.fi

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 12.10.2021.