Tietosuojailmoitus - Henkilöstöhallinto

Tampereen yliopisto ja Tampereen ammattikorkeakoulu

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön. Kumpikin korkeakoulu toimii henkilöstönsä osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Tampereen yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitamiseen sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen. Tampereen yliopisto käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Tällaisia tehtäviä ovat:

  • henkilöstösuunnittelu ja henkilöstömenojen budjetointi
  • ulkoinen ja sisäinen rekrytointi
  • sisäinen viestintä
  • perehdyttäminen, työvälineiden ja –tilojen hallinnointi
  • työajanseuranta ja –kohdentaminen, kokonaistyöajassa olevien työsuunnitelmat
  • työsuhdetietojen hallinnointi
  • palkan määrittely ja henkilökohtaisen työstä suoriutumisen arviointi
  • palkan, palkkioiden ja apurahojen maksaminen
  • osaamisen kehittäminen ja koulutus
  • uudelleensijoitettavien henkilöiden tietojen hallinta
  • kehityskeskustelujen käyminen
  • työterveyshuollon hoitaminen ja työhyvinvoinnin edistäminen
  • työsuojelutehtävät (tasa-arvo, yhdenvertaisuus, työtapaturmat)
  • työntekijöiden palkitseminen (ansiomerkit ym.)
  • matkustamisen ja ulkomaan komennusten hallinnointi, matkalaskutus
  • työsuhteen päättymiseen liittyvien tehtävien hoitaminen
  • tilastointi ja raportointi ja toiminnanohjaus
  • professorihakijoiden tietojen säilyttäminen tutkimustarkoituksiin

Mikä on henkilötietojesi käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Tampereen yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön ja henkilön antamaan suostumukseen. Yliopistolla on oikeus käsitellä henkilöstönsä henkilötietoja seuraavin perustein:

Tampereen yliopiston työntekijät:

  • sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena
  • rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
  • yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö: tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi
  • rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen: rahoittajien edellyttämä raportointi, osaamiskartoitus
  • rekisteröidyn suostumus

Muut kuin työsuhteessa olevat, kuten apurahatutkijat, dosentit, palkkionsaajat:

  • rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
  • sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena
  • rekisteröidyn suostumus

Arkaluonteiset tiedot: Ammattiliiton jäsenyystietoja käytetään henkilön suostumuksella jäsenmaksujen perintään ja terveystietoja käsitellään Tampereen yliopiston velvoitteiden ja sen työntekijöiden erityisten oikeuksien noudattamiseksi (kuten työterveyshuolto).

Pääasialliset säädökset:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Yliopistolaki (558/2009)
  • Työsopimuslaki (55/2001)
  • Työturvallisuuslaki (738/2002)
  • Työehtosopimukset
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Työaikalaki (605/1996)
  • Vuosilomalaki (162/2005)
  • Julkisten alojen eläkelaki (81/2016)
  • Työntekijän eläkelaki (395/2006)
  • Tilastolaki (280/2004)
  • Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015)
  • Laki koulutuksen korvaamisesta (1140/2013)
  • Tartuntatautilaki (1227/2016)
  • Laki yhteistoiminnasta yrityksissä (334/2007)

Muut noudatettavat säännökset:

  • Tampereen yliopiston johtosääntö
  • Tampereen yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
  • Tampereen yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
  • Tampereen yliopiston tiedekuntien pysyväismääräykset

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Tampereen yliopiston työntekijät

  • nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, työpisteen osoite, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero
  • koulutustiedot, ansio- ja kunniamerkkitiedot
  • työsuhde- ja palkkaustiedot, verotustiedot, pankkitilitiedot
  • tehtävien vaativuuden ja henkilökohtaisten työstä suoriutumisten arvioinnit
  • työajanseuranta- ja poissaolotiedot
  • järjestelmien käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot

Palkkion- ja apurahansaajat, tutkijat, dosentit, vierailevat professorit sekä emeritusprofessorit

  • Nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, työpisteen osoite, sähköpostiosoite
  • koulutustiedot
  • palkkioperuste- ja palkkaustiedot, verotustiedot, pankkitilitiedot
  • järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot

Siviilipalvelusvelvolliset ja vuokratyöntekijät

  • nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, työyksikkö
  • työajanseuranta ja -poissaolotiedot
  • järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot

Koulutuksiin osallistuvat ulkopuoliset henkilöt

  • nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, työpisteen osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • koulutustiedot
  • järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot

Arkaluonteiset henkilötiedot: Henkilöstöjärjestelmissä käsitellään terveystietoja sekä ammattiliiton jäsenyystietoja.

Miten keräämme tietojasi?

  • rekisteröidyltä itseltään
  • viranomaisilta ja vakuutusyhtiöiltä
  • henkilöstöhallinnollisista päätöksistä
  • Opintohallinnon tietojärjestelmistä
  • Tampereen yliopiston käyttäjähallintajärjestelmästä

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Opiskelijoiden henkilötietoja käsittelevät eri opinto- ja opiskelija-asioihin liittyvissä toiminnoissa yksinomaan ne korkeakoulun tai sen kumppaneiden työntekijät, joilla on oikeus opiskelijoiden henkilötietojen käsittelyyn. Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö on niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Tietoja voidaan luovuttaa muiden yliopiston yksiköiden käyttöön tarpeen mukaan. Henkilötietoja Tampereen yliopistolla pääsevät keräämään ja käsittelemään ne, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, esim. esimiehet ja henkilöstöpalvelujen työntekijät ja tietohallinto.

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti seuraaville tahoille:

  • viranomaiset, ammattijärjestöt, vakuutusyhtiöt, pankit, Kela, työterveyshuoltopalvelujen ja matkatoimistopalvelujen tuottajat, Opetus- ja kulttuuriministeriö, Tilastokeskus, tulostus- ja verkkopalkkapalvelun palveluntarjoajat, henkilöstöetuja tuottavat palveluntarjoajat

Henkilötietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön sekä korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaan / tiedonohjaussuunnitelmaan.

Tietojen säilytysajat on määritetty Tampereen yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa.

Säilytysajat perustuvat arkistolakiin ja muuhun lainsäädäntöön sekä Tampereen yliopiston ohjeistukseen ja tiedonohjaussuunnitelmaan. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan.

Yleisimpiä säilytysaikoja: Työntekijöiden työsopimustietoja säilytetään vähintään 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, palkkakorttitietoja 50 vuotta mutta esimerkiksi työajanseurantatietoja säilytetään vain 2 vuotta. Professorin tehtävään hakeneiden, joista on pyydetty asiantuntijalausunto, hakuasiakirjat säilytetään pysyvästi tieteellistä tutkimusta varten.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa korkeakoulun järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Puhelinvaihde: 02956 66700

Yhteydenotto tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 15.9.2021