Hyppää pääsisältöön

Tietosuojailmoitus - Tampereen yliopiston henkilöstöpalvelut

Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät 1.1.2019 Tampereen yliopistoksi. Uusi Tampereen yliopisto (Tampereen korkeakoulusäätiö sr) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy muodostavat yhdessä Tampereen korkeakouluyhteisön. Kumpikin korkeakoulu toimii henkilöstönsä osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Tampereen yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden, työnhakijatietojen ja resurssisopimusten ja palkkioiden käsittelyyn sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen. Tampereen yliopisto käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Tällaisia tehtäviä ovat:

  • henkilöstösuunnittelu ja henkilöstömenojen budjetointi
  • rekrytointi ja siihen liittyvien henkilöarviointien käsittely sekä sisäiset tehtävänjärjestelyt
  • sisäinen viestintä
  • perehdyttäminen, työvälineiden ja –tilojen hallinnointi
  • työajanseuranta ja –kohdentaminen, kokonaistyöajassa olevien työsuunnitelmat
  • työsuhdetietojen hallinnointi
  • palkan määrittely sekä tehtävän vaativuuden arviointi ja henkilökohtaisen työstä suoriutumisen arviointi
  • palkan, palkkioiden ja apurahojen maksaminen
  • resurssisopimusten hallinta
  • osaamisen arviointi ja kehittäminen työssäoppimisen edistäminen
  • uudelleensijoitettavien henkilöiden tietojen hallinta
  • kehityskeskustelujen käyminen
  • työterveyshuollon hoitaminen ja työkyvyn ja työhyvinvoinnin edistäminen
  • työsuojelutehtävät (tasa-arvo, yhdenvertaisuus, työtapaturmat)
  • työntekijöiden palkitseminen (ansiomerkit ym.)
  • matkustamisen ja ulkomaan komennusten hallinnointi, matkalaskutus
  • työsuhteen elinkaareen liittyvien tehtävien hoitaminen
  • johtamiseen liittyvät toimenpiteet kuten varhaisen tuen malli ja kuulemistilanteet
  • tilastointi ja raportointi ja toiminnanohjaus
  • työnhakijoiden tietojen käsittely.

Mikä on henkilötietojesi käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Tampereen yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön ja henkilön antamaan suostumukseen. Yliopistolla on oikeus käsitellä henkilöstönsä henkilötietoja seuraavin perustein: 

Tampereen yliopiston työntekijät:

  • sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena
  • rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
  • yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö: tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi
  • rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen: rahoittajien edellyttämä raportointi, osaamiskartoitus
  • rekisteröidyn suostumus.

Muut kuin työsuhteessa olevat, kuten apurahatutkijat, dosentit, palkkionsaajat:

  • rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
  • sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena
  • rekisteröidyn suostumus.

Arkaluonteiset tiedot: Ammattiliiton jäsenyystietoja käytetään henkilön suostumuksella jäsenmaksujen perintään ja terveystietoja käsitellään Tampereen yliopiston velvoitteiden ja sen työntekijöiden erityisten oikeuksien noudattamiseksi (kuten työterveyshuolto)

Pääasialliset säädökset:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
Tietosuojalaki (1050/2018)
Yliopistolaki (558/2009)
Työsopimuslaki (55/2001)
Työturvallisuuslaki (738/2002)
Työehtosopimukset
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Työaikalaki (605/1996)
Vuosilomalaki (162/2005)
Julkisten alojen eläkelaki (81/2016)
Työntekijän eläkelaki (395/2006)
Tilastolaki (280/2004)
Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015)
Laki koulutuksen korvaamisesta (1140/2013)
Tartuntatautilaki (1227/2016)
Laki yhteistoiminnasta yrityksissä (334/2007)
Työterveyshuoltolaki (jossa säädetään työnantajan velvollisuudesta järjestää työterveyshuolto)

Muut noudatettavat säännökset:

Tampereen yliopiston johtosääntö
Tampereen yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
Tampereen yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
Tampereen yliopiston tiedekuntien pysyväismääräykset

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Rekrytoinnin yhteydessä hakijoilta kerättävät tiedot:

  • nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asuinpaikkakunta, maa
  • tutkinto- ja koulutustiedot
  • aiempi työkokemus
  • kielitaito
  • tilastointia varten: sukupuoli, kansalaisuus tasolla Suomi /Muu (jos muu: niin maanosa), mistä sait tiedon avoimesta tehtävästä, oletko työskennellyt meille aiemmin
  • mahdolliset rekrytointikohtaisesti kysyttävät tiedot ja liitteet kuten CV, tutkimusportfolio, opetusportfolio, tutkimussuunnitelma, videohaastattelutallenne.

Tampereen yliopiston työntekijät:

  • nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, työpisteen osoite, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero
  • koulutustiedot, ansio- ja kunniamerkkitiedot
  • työsuhde- ja palkkaustiedot, verotustiedot, pankkitilitiedot
  • tehtävien vaativuuden ja henkilökohtaisten työstä suoriutumisten arvioinnit
  • työajanseuranta- ja poissaolotiedot
  • järjestelmien käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot.

Palkkion- ja apurahansaajat, tutkijat, dosentit, vierailevat professorit sekä emeritusprofessorit:

  • nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, työpisteen osoite, sähköpostiosoite
  • koulutustiedot
  • palkkioperuste- ja palkkaustiedot, verotustiedot, pankkitilitiedot
  • järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot.

Siviilipalvelusvelvolliset ja vuokratyöntekijät:

  • nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, työyksikkö
  • järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot.

Koulutuksiin osallistuvat ulkopuoliset henkilöt:

  • nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, työpisteen osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • koulutustiedot
  • järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot.

Arkaluonteiset henkilötiedot: Henkilöstöjärjestelmissä käsitellään poissaolotietoja (sairauspoissaolon perusteena oleva koodi). Terveystietoja ei käsitellä henkilötietojärjestelmissä.

Miten keräämme tietojasi?

  • rekisteröidyltä itseltään
  • viranomaisilta ja vakuutusyhtiöiltä
  • henkilöstöhallinnollisista päätöksistä
  • yliopiston rekrytointi- ja henkilöstöjärjestelmistä
  • opintohallinnon tietojärjestelmistä 
  • Tampereen yliopiston käyttäjähallintajärjestelmästä
  • Sairauspoissaolotodistuksista

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö ole niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Tietoja voidaan luovuttaa muiden yliopiston yksiköiden käyttöön tarpeen mukaan. Henkilötietoja Tampereen yliopistolla pääsevät keräämään ja käsittelemään ne, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, esim. esimiehet ja henkilöstöpalvelujen työntekijät ja tietohallinto. 

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti seuraaville tahoille:

  • viranomaiset, ammattijärjestöt, vakuutusyhtiöt, pankit, Kela, työterveyshuoltopalvelujen ja matkatoimistopalvelujen tuottajat, Opetus- ja kulttuuriministeriö, Tilastokeskus, EK, Sivista, tulostus- ja verkkopalkkapalvelun palveluntarjoajat, henkilöstöetuja tuottavat palveluntarjoajat.

Henkilötietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön sekä korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaan / tiedonohjaissuunnitelmaan.

Tietojen säilytysajat on määritetty Tampereen yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa.

Säilytysajat perustuvat arkistolakiin ja muuhun lainsäädäntöön sekä Tampereen yliopiston ohjeistukseen Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan.

Yleisimpiä säilytysaikoja: Työntekijöiden työsopimustietoja ja palkkakorttitietoja säilytetään 50 vuotta mutta esimerkiksi työajanseurantatietoja säilytetään vain 3 vuotta. Yli 2 vuotisen tenure track -tehtävän / professorin tehtävän asiantuntija-arvioidut hakijoiden hakemukset säilytetään pysyvästi.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa hakeutumiseen liittyvässä järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Puhelinvaihde: 029 56 66700

Yhteydenotto henkilötietosuojaan liittyvissä kysymyksissä

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen yliopiston tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen dpo [at] tuni.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Tampereen yliopisto, 33014 Tampereen yliopisto).

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 4.8.2022.