Sähköpostisääntö

1 Soveltamisala

1.1 Ketä sääntö koskee?

Sähköpostisääntö koskee kaikkia Tampereen korkeakouluyhteisön, johon kuuluvat Tampereen yliopisto ja Tampereen ammattikorkeakoulu (jatkossa korkeakoulu) sähköpostipalveluiden käyttäjiä. Säännön luku 5 koskee henkilökuntaa. Henkilökunnalla tarkoitetaan näissä säännöissä koko henkilökuntaa ja heihin rinnastettavia henkilöitä (esimerkiksi apurahalla työskentelevät tutkijat sekä emeritus- ja emerita-professorit) sekä korkeakoulun yksiköitä.

2 Sähköpostiosoitteet

Sähköpostiosoitteet ovat joko organisaatio-osoitteita, henkilökohtaisia osoitteita tai postituslistaosoitteita.

  • Henkilökohtaista osoitetta käytetään omien työtehtävien hoitamiseen sekä opiskeluun liittyvään ja muuhun henkilökohtaiseen viestintään.
  • Organisaatio-osoitetta käytetään asiointipalveluissa ja sellaisessa viestinnässä, jossa halutaan korostaa organisaation roolia. Organisaatio-osoitteella on oltava omistaja. Asiakkaita ohjataan ottamaan aina yhteyttä sopivan organisaatio-osoitteen kautta. Organisaatio-osoitteen käyttö henkilökohtaiseen viestintään on kielletty.
  • Postituslistaa käytetään ryhmäviestintään. Sillä tulee olla omistaja, jonka tehtävänä on listan mahdollinen moderointi, säännöllinen ylläpito ja tarpeettoman listan poistaminen.

Opiskelija voi ohjata sähköpostinsa haluamaansa osoitteeseen.

Korkeakoulu päättää sähköpostiosoitteista ja niiden muodosta. Nämä on määritelty sähköpostin palvelukuvauksessa.

Korkeakoulu voi lainsäädäntöä ja korkeakoulun omia käytäntöjä noudattaen julkaista sähköpostiosoitteita korkeakoulun ulkopuolelle.

3 Kirjesalaisuus suojaa sähköpostia

3.1 Sähköpostiviestien yksityisyys

Korkeakoulu käsittelee henkilökohtaisiin osoitteisiin tulleita ja niistä lähetettyjä viestejä kirjesalaisuutta kunnioittaen yksityisinä viesteinä.

Henkilökuntaan kuuluvien osoitteisiin tulleiden ja niistä lähettyjen viestien kohdalla kirjesalaisuudesta voidaan poiketa kohdassa 5.11 kuvatulla tavalla.

3.2 Väärään osoitteeseen tulleen viestin käsittely

Mikäli henkilö saa toiselle tarkoitetun sähköpostiviestin, hänellä on niin viestin sisältöä, viestinnän osapuolia kuin viestin olemassaoloakin koskeva vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto.

  • Väärään osoitteeseen tulleen työsähköpostin käsittelysäännöt ovat kohdassa 5.5.
  • Kaikista muista väärään osoitteeseen tulleista viesteistä tulee ilmoittaa lähettäjälle ja poistaa viestit liitteineen omasta sähköpostilaatikosta.

Lähetys- ja palautusvelvollisuudet eivät koske haittaohjelmaviestejä eivätkä roskapostia.

4 Sähköpostin käyttö

4.1 Velvollisuus huolehtia tietoturvallisuudesta

Sähköpostin käyttäjän tulee harkita, millaisen tiedon lähettämiseen sähköposti soveltuu. Käyttäjän tulee myös harkita millaisen tiedon säilyttämiseen ja missä määrin sähköpostilaatikkoa voi käyttää.

4.2 Vastuu sähköpostikiintiön seurannasta

Sähköpostin käyttäjän tulee seurata postilaatikolle varatun tilan riittävyyttä. Tilan täyttyminen estää postin vastaanottamisen.

4.3 Vastuu viestin perillemenosta

Sähköpostiviestin perillemenosta varmistuminen on lähettäjän vastuulla. Jos viestin perillemeno on erityisen tärkeää, on syytä lähettää viesti hyvissä ajoin ennen mahdollista määräaikaa ja pyytää vastaanottajaa kuittaamaan viestin saapuminen.

4.4 Massapostitus on luvanvaraista

Massapostitus ja ketjukirjeiden lähettäminen ja edelleen välittäminen on kielletty.

Korkeakoulun toiminnan kannalta perustellut (esim. tutkimus, korkeakoulun palvelujen markkinointi) massapostitukset ovat mahdollisia ja niiden toteuttamiseksi tulee käyttää viestinnän tarjoamia palveluita tai sopia postituksesta tietohallinnon kanssa etukäteen.

4.5 Sähköpostin käsittely käyttövaltuuden päättyessä

Sähköpostiosoitteen käyttövaltuus on määräaikainen. Käyttäjän tulee ottaa talteen tarvitsemansa viestit liitetiedostoineen ennen käyttövaltuuden päättymistä. Käyttövaltuuden päätyttyä sähköpostiosoite poistetaan postituslistoilta.

Kun käyttövaltuus päättyy työsuhteen päättyessä, työntekijän tulee selvittää sähköpostinsa kohdassa 5.8 kuvatulla tavalla.

4.6 Postituslistan käyttö

Postituslistojen ylläpidosta ja poistamisesta vastaa listan omistaja.

Omistajan tulee huolehtia listan moderoinnista, tarkistaa säännöllisesti postituslistan ajantasaisuus ja poistaa tarpeettomat osoitteet.

Työtarkoituksiin tehty postituslista on henkilörekisteri ja voi olla salassa pidettävää tietoa, jonka luovuttamisesta on säädetty erikseen. Lähetä tällöin sähköposti piilokopiona (bcc), etteivät listalla olevat osoitteet näy vastaanottajille.

5 Työ- ja organisaatiosähköpostin käyttö

5.1 Postin käsittelyä ohjaavat säädökset

Työhön liittyvän sähköpostin käsittelyä korkeakoulussa ohjaavat Suomessa voimassa oleva lainsäädäntö, korkeakoulun tiedonohjaussuunnitelma ja muut korkeakoulun antamat tiedon käsittelyä koskevat ohjeet.

5.2 Siirtokielto

Organisaatio- tai työsähköpostiviestien siirto tai automaattinen ohjaaminen muihin kuin korkeakoulun tarjoamiin sähköpostipalveluihin on kiellettyä tietoturvan, tietosuojan ja tiedon hallinnan varmistamiseksi ja voi olla esimerkiksi tietosuojalainsäädännön vastaista. Perustellusta syystä voidaan myöntää lupa siirtää tai ohjata posti nimettyyn palveluun (ks. kohta 7.3).

5.3 Ulkopuolisten sähköpostipalvelujen käyttökielto

Ulkopuolista sähköpostipalvelua, jota korkeakoulu ei ole hyväksynyt, ei saa käyttää korkeakouluun liittyviin työtehtäviin.

Ulkopuolisen sähköpostipalvelun käyttöä korkeakoulun verkosta voidaan pakottavista syistä rajoittaa teknisesti, esimerkiksi jos sen muodostama tietoturvariski korkeakoululle nousee liian suureksi.

5.4 Kuittausvelvoite

Jos saapuneessa työhön liittyvässä viestissä on kuittauspyyntö ja kyseessä on erityisesti sähköinen asiointi, tulee viestin käsittelijän lähettää sen lähettäjälle kuittausviesti.

Kuittauksia ei saa lähettää vastauksena roska- tai haittaohjelmaviesteihin.

Sähköisellä asioinnilla tarkoitetaan asian sähköistä vireillepanoa ja sen täydentämistä, käsittelyä (ml. ratkaisu) ja päätöksen tiedoksiantoa.

5.5 Hallintolain mukainen edelleen lähettämisvelvoite

Korkeakoulun toimivaltaan kuulumaton, erehdyksestä lähetetty hallintotehtäviä koskeva sähköpostiviesti on hallintolain (434/2003) 21 §:n mukaisesti siirrettävä toimivaltaiseksi katsotulle viranomaiselle tai taholle ja siirrosta on ilmoitettava viestin lähettäjälle. Ellei siirto ole mahdollinen, viesti tulee palauttaa lähettäjälle.

Jos korkeakoulun työntekijä saa työtehtäviinsä kuulumattoman viestin ja tietää, kenelle viesti kuuluu, hänen tulee siirtää viesti oikealle henkilölle ja ilmoittaa tästä lähettäjälle. Jos oikea vastaanottaja ei ole tiedossa tai viesti ei kuulu lainkaan korkeakoulun toimivaltaan, hänen tulee siirtää viesti korkeakoulun organisaatio-osoitteeseen, josta viesti ohjataan edelleen tai palautetaan lähettäjälle.

Työntekijän tulee poistaa siirretty viesti omasta sähköpostilaatikostaan. Säännön kohdassa 3.2 mainittu vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto ovat voimassa myös tässä tapauksessa.

Edelleen lähettämisvelvoite ei koske roska- tai haittaohjelmaviesteihin.

5.6 Organisaatio-osoitteen käyttövelvoite

Mikäli työosoitteeseen vastaanotettu viesti on hakemus tms. julkisiin hallintotehtäviin liittyvä asia, tulee viesti ja asian käsittely siirtää organisaatio-osoitteelle tai asiointipalveluun.

5.7 Sähköpostista huolehtiminen poissaolojen aikana

Henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta tulee huolehtia erillisen ohjeistuksen mukaisesti myös poissaolojen aikana.

Jos automaattista poissaoloviestiä käytetään, tulee siinä neuvoa lähettäjää ottamaan yhteyttä ensisijaisesti sopivaan organisaatio-osoitteeseen. Muilta osin poissaoloviestin sisällön tulee olla mahdollisimman niukka.

5.8 Sähköpostista huolehtiminen työsuhteen päättyessä

Työsuhteen päättyessä työntekijän tulee ottaa talteen tarvitsemansa yksityisviestit ja toteuttaa esimiehen kanssa sovitulla tavalla työhön liittyvien viestien siirto korkeakoulun haltuun.

Jos työntekijä lopettaa tehtäviensä hoitamisen ennen työsuhteen päättymistä, voi työntekijä tai hänen esimiehensä pyytää estämään sähköpostin vastaanoton välittömästi.

5.9 Organisaatio-osoitteesta huolehtiminen

Omistajan tulee varmistaa organisaatio-osoitteeseen saapuvien viestien säännöllinen ja asianmukainen käsittely ja tiedonohjaussuunnitelman noudattaminen, myös poissaolojen aikana.

  • Organisaatio-osoitteeseen tulleet sähköpostiviestit kuuluvat työnantajalle.
  • Saapuneisiin viesteihin on vastattava viipymättä.
  • Vastauksesta tulee ilmetä, että se on vastaus organisaatio-osoitteeseen tulleeseen viestiin.

5.10 Työosoitteen käyttö yksityiseen viestintään

Korkeakoulun antamaa sähköpostiosoitetta voi käyttää yksityisiin tarkoituksiin, kunhan

  • työntekijä noudattaa korkeakoulun IT-palvelujen käyttösäännössä yksityiselle käytölle asetettuja rajoituksia ja
  • työntekijä suojaa yksityisyyttään erottamalla yksityiset viestit selvästi työsähköpostiviesteistä. Tämä koskee sekä saapuvia että lähteviä viestejä.

Työntekijän lähettämästä työsähköpostiviestistä tulee selvästi ilmetä, jos kyseessä on henkilön yksityinen kannanotto tai mielipide.

5.11 Korkeakoulun oikeus hakea ja avata työosoitteeseen tulleita ja sieltä lähetettyjä viestejä

Korkeakoulu voi hakea ja avata työntekijän sähköpostin erillisen ohjeen määrittelemissä tapauksissa ja tavalla.

5.12 Salauksen käyttö

Käytettävien salauskäytäntöjen tulee organisaatio- ja työsähköpostiviestien osalta olla korkeakoulun hyväksymiä ja käyttöönottamia.

Jos lähetetään erikseen salattuja liitetiedostoja, niiden avaamiseen tarvittavat salasanat tai avaimet tulee toimittaa vastaanottajalle muulla viestivälineellä, esimerkiksi tekstiviestinä vastaanottajan henkilökohtaisessa käytössä olevaan puhelinnumeroon.

Salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen lähettämistä sähköpostilla tulee välttää. Jos se kuitenkin on välttämätöntä, ne pitää lähettää salattuina. Tarkempia ohjeita tietojen luonteen tunnistamisesta ja sen mukaisesta käsittelystä annetaan erikseen.

6 Palvelutuotanto ja ylläpito

6.1 Ylläpito voi puuttua sähköpostin kulkuun

Puuttumisen syy voi olla sähköpostijärjestelmän palvelutason tai turvallisuuden takaaminen. Puuttumisesta, käytön valvonnasta sekä lokitietojen keräämisestä ja säilyttämisestä on ohjeistettu palvelun ylläpitäjiä erikseen.

6.2 Korkeakoulun hallinnassa olevaan sähköpostipalveluun saapuvat ja sieltä lähtevät viestit suodatetaan

Kaikki sähköpostiliikenne suodatetaan automaattisesti haittaohjelmien ja roskapostiviestien estämiseksi.

Tarvittaessa on mahdollista poiketa automaattisesta suodatuksesta (ks. kohta 7.3).

6.3 Sähköpostin vastaanottaminen lakkaa, kun käyttövaltuus päättyy

Käyttövaltuuden päätyttyä korkeakoulu ei ota vastaan henkilölle lähetettyjä viestejä, vaan ilmoittaa automaattisesti lähettäjälle osoitteen toimimattomuudesta. Samalla kaikki mahdolliset sähköpostiosoitteeseen liitetyt viestien uudelleenohjaukset lakkaavat toimimasta.

7 Muita määräyksiä

7.1 Voimaantulo

Tämä sähköpostisääntö tulee voimaan 1.1.2019.

7.2 Muutoksenhallinta

Sähköpostisääntö tarkistetaan tarvittaessa, jotta se vastaa voimassaolevia palveluita ja lainsäädäntöä.

Merkittävät henkilöstöä koskevat muutokset käsitellään YT-menettelyssä. Muutostarpeesta päättää tietohallinto.

Muutoksesta tiedotetaan vain tavanomaisten tiedotuskanavien kautta, ei henkilökohtaisesti.

7.3 Sähköpostisäännöstä poikkeaminen

Lupa sähköpostisäännöstä poikkeavaan toimintaan voidaan myöntää vain kirjallisen hakemuksen perusteella ja perustellusta syystä. Luvan poikkeamaan voi myöntää tietohallinto. Luvassa voi olla ehtoja, rajoituksia ja lisävastuita.

7.4 Valvonta

Sähköpostisäännön valvontavastuu määritellään korkeakoulun tietoturva- ja tietosuojapolitiikoissa.

Rikkomuksiin sovelletaan tietotekniikkarikkomusten seuraamuskäytäntöä.