TUNI Groups Basic ja Organization

TUNI Groups Basic tai Organization -ryhmän tilaaminen 

Tutustu TUNI Groupsiin ja ryhmän sovelluksiin katsomalla ohjevideot. Tutustu myös Teams-kokousten järjestämiseen katsomalla tallennettu Teams-koulutus.

1. Avaa TUNI Groups -itsepalveluportaali: https://tuni.fi/groups/. Kirjaudu sivulle TUNI-sähköpostiosoitteellasi.

2. Klikkaa +Request workspace -painiketta 

3. Valitse ryhmätyyppi Basic, Organization tai Tuni-Yammer

4. Anna ryhmälle kuvaava nimi maksimissaan 60 merkkiä. Ryhmän nimessä täytyy olla etuliite TG-, mutta se tulee automaattisesti. Nimessä ei saa käyttää ääkkösiä tai erikoismerkkejä, ne poistetaan automaattisesti sekä ryhmän sähköpostiosoitteesta että url-osoitteesta. Ryhmän nimeä pääset luonnin jälkeen muuttamaan, mutta sähköposti- ja url-osoitemuutoksesta pitää tehdä tukipyyntö %20it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdeskiin)

   

5. Muuta tarvittaessa ryhmäsivuston osoitteen loppuosaa Site address -teksikentässä. Huom. Site address -kentän teksti toimii myös osana ryhmän sähköpostiosoitetta 

6. Kirjoita ryhmän kuvauskenttään ryhmälle tiivis kuvaus maksimissaan 255 merkkiä 

7. Valitse ryhmälle avoimuus yksityinen (Private) tai julkinen (Public). Public-ryhmään saavat automaattisesti oikeudet koko korkeakouluyhteisön jäsenet, mutta Private-ryhmään määritetään oikeudet.

   

8. Määritä sallitaanko ulkopuolisia henkilöitä ryhmään

9. Lisää ryhmään omistajat. Lisää vähintään kaksi omistajaa ryhmälle. Voit lisätä omistajia myös ryhmän luonnin jälkeen 

10. Lisää ryhmään jäsenet. Voit lisätä jäseniä myös ryhmän luonnin jälkeen 
     

    

11. Klikkaa lopuksi Submit -painiketta 

Ryhmien tilaukset hyväksytään automaattisesti noin 15 minuutin sisällä tilauksesta. Kun ryhmä on valmis, sinä ja lisäämäsi jäsenet sekä omistajat saatte automaattisen sähköpostin ryhmän valmistumisesta. Ryhmä tulee näkyviin TUNI Groups etusivulle, josta pääsee helposti ryhmän sovelluksiin sekä Teamsiin muiden tiimien joukkoon. 

Jäsenten lisääminen ja poistaminen 

Ryhmän omistajat voivat hallinnoida ryhmän käyttäjiä käytettävien sovellusten asetuksista. Organisaatio TUNI Groups -ryhmien jäsenyydet voidaan muodostaa ja ylläpitää automaattisesti, jos ryhmän jäsenet ovat tietyn tulosyksikön tai tiedekunnan henkilöitä.

Jäsenten hallinnointi Teams-sovelluksessa 

1. Avaa Microsoft Teams ja tiimitilat-sivu. 

2. Klikkaa halutun tiimitilan nimen oikeassa reunassa olevaa asetukset-painiketta (kolme pistettä). 

3. Valitse Manage team. 

4. Lisää ja poista haluamat henkilöt ryhmään. 

5. Voit samalla sivulla muuttaa muiden henkilöiden rooleja. 

Jäsenten lisääminen Teams-tiimitilan koodilla 

Omistajat voivat luoda ryhmälle liittymiskoodin Teams-tiimitilan asetuksissa. Koodin avulla korkeakouluyhteisön henkilöt voivat liittyä ryhmän jäseneksi ilman, että omistajien tarvitsisi hyväksyä jäsenet erikseen ryhmään. 

1. Avaa Microsoft Teams ja Teams-sivu 

2. Klikkaa halutun tiimitilan nimen oikeassa reunassa olevaa asetukset-painiketta (kolme pistettä) 

3. Valitse Manage team 

4. Valitse Settings ja avaa Team code -osio 

5. Klikkaa Generate-painiketta ja kopio koodi leikepöydälle 

6. Anna koodi ja liittymisosoite (https://teams.microsoft.com/_#/discover) niille, joiden pitäisi päästä ryhmään jäseniksi. Liittymissivu löytyy myös Microsoft Teams -ohjelmasta klikkaamalla Join or create a team -linkkiä 

Huom! Liittymiskoodin avulla kuka tahansa korkeakouluyhteisön henkilöistä pääsee ryhmän jäseneksi! Poista koodi käytöstä saman valikon kautta, missä koodin luominen tapahtui, kun tarvittavat henkilöt ovat ryhmässä.

Jäsenten hallinnointi ryhmäsähköpostin Outlook-selainnäkymässä 

1. Avaa Outlook-sähköposti selaimessa 

2. Kirjaudu sisään käyttämällä TUNI-sähköpostiosoitetta ja salasanaa 

3. Avaa Ryhmä-valikko ja valitse oikea ryhmä 

4. Lisää ja poista henkilöitä sekä muuta tarvittaessa henkilöiden rooleja Microsoftin ohjeiden mukaan 

5. Omistaja voi luoda selaimessa jäsenlinkin, jota kautta käyttäjät voivat pyytää pääsyä ryhmän jäseneksi. Linkki ei toimi korkeakouluyhteisön ulkopuolisille henkilöille. Jos ryhmä on yksityinen, omistajan tulee hyväksyä jäsenten liittymispyynnöt ryhmään 

Huom. Jäsenten ja omistajien lisääminen ryhmään sekä jäsenen muuttaminen omistajaksi saattaa viedä useampi tunti ennen kuin muutokset näkyvät käytettävissä sovelluksissa.

Automaattinen jäsenten hallinnointi Organisaatio TUNI Groups -ryhmissä

Organisaatio –tyyppisien ryhmien osalta jäsenyydet voidaan muodostaa ja ylläpitää automaattisesti, mikäli ryhmän jäsenet koostuvat tietyn yksikön, tulosyksikön tai tiedekunnan henkilöistä. Tällöin uudet tai poistuneet henkilöt päivitetään ryhmään automaattisesti. Ryhmään ei voi liittää valitun yksikön, tulosyksikön tai tiedekunnan lisäksi muita yksittäisiä jäseniä tai ulkopuolisia vierailijoita. Näissä tapauksissa ryhmän jäsenyystietoja on ylläpidettävä ryhmän omistajien toimesta.

Jos haluat tilaamaasi TUNI Groups -ryhmään automaattisesti päivittyvät jäsenet, niin olethan yhteydessä IT Helpdeskiin. Mainitse pyynnössä TUNI Groups -ryhmän nimi sekä yksikkö-/tulosyksikkö-/tiedekuntatieto, jonka jäsenet ryhmään on tarkoitus liittää.

IT Helpdesk 
0294 520 500 
it-helpdesk [at] tuni.fi 
helpdesk.tuni.fi