Hyppää pääsisältöön

TUNI Groups -ryhmät

Tampereen yliopisto ja TAMK

TUNI Groups on työskentelyalusta erilaisten korkeakouluyhteisön ryhmien käyttöön. Parhaimmillaan se on yhteisten dokumenttien työstämisessä ja säilyttämisessä. Se ei kuitenkaan ole pelkkä dokumenttikirjasto, vaan se sisältää myös keskustelualustan ryhmäkeskustelujen tarpeisiin. Keskustelualusta sisältää sekä pikaviestimen, että verkkokokousominaisuudet.  

TUNI Groups koostuu tutuista Microsoft 365 -sovelluksista ja niiden erilaisista yhdistelmistä mm. SharePoint, Teams ja Planner. TUNI Groups -ryhmiä on tilattavissa kolmenlaisia: Basic, Organization ja Education. Kaikissa ryhmissä omistajat hallinnoivat ryhmän käyttäjäoikeuksia ja asetuksia. 

Palveluja suositellaan käytettäväksi tietokoneelle asennettavilla sovelluksilta, mutta ne ovat käytettävissä myös selaimella tai mobiililaitteisiin ladattavilla sovelluksilla. Henkilöstö ja opiskelijat voivat ladata Office 365 -ohjelmapaketin Microsoft 365 -portaalista henkilökohtaiselle tietokoneelle ja käyttää Office-ohjelmia ryhmien yhteisten Office-tiedostojen työstämiseen.  

 

Soveltuvuus 

Rajaukset 

Kustannus 

Soveltuu ns. tavanomaisten henkilötietojen käsittelyyn (henkilötietokategoria 3Y + lisäksi myös 2A on mahdollinen, kun tiedot erikseen salattu).  

Suositellaan erityisesti ryhmässä työstettävien työdokumenttien/tiedostojen tallennuspaikaksi. 

Palvelu tuotetaan ja siinä oleva data sijaitsee ETA-alueella. Pääsy tietoihin varmistetaan kaksivaiheisella tunnistautumisella ja käyttö on lokivalvottua.  

Jakaminen: soveltuu parhaiten organisaation dokumenttien jakamiseen ja työstämiseen yhdessä.  

Mahdollistaa myös oman organisaation ulkopuolisten osallistujien lisäämisen työskentelyalueelle (Huom – määriteltävä aluetta tilatessa). 

 

 

Sisältyy TUNI-tunnuksen käyttöoikeuteen. 

Ohjeita

Tutustu TUNI Groupsiin katsomalla ohjevideot

Katso myös Teams-kokouksen järjestämiseen liittyvä koulutuksen tallenne (5.9.2019)

Tutustu interaktiiviseen Microsoft Teams -demoon

TUNI Groupsin tilaaminen 

TUNI Groups -ryhmät tilataan TUNI Groups -itsepalveluportaalin kautta osoitteessa https://tuni.fi/groups/. Kirjaudu sivulle TUNI-sähköpostiosoitteellasi.

Mikä TUNI Groups sopii meidän ryhmälle? 

TUNI Groups -palvelussa on erilaisia ryhmätyyppejä, joista voit valita ryhmän käyttötarvetta parhaiten vastaavan. Ryhmätyypeillä on erilaiset voimassaoloajat (elinkaaret) ja oletussovellukset. Jokaisella ryhmällä tulee olla vähintään kaksi omistajaa, jotka hallinnoivat ryhmän käyttäjäoikeuksia ja asetuksia. Ryhmän tilaaja asetetaan automaattisesti omistajaksi ryhmän tilauslomakkeeseen. Ryhmän tilaaja voi halutessaan antaa omistajaoikeuden myös jollekin ryhmänsä jäsenistä. Ryhmien jäsenet voivat muokata ja poistaa ryhmän sisältöä, mutta he eivät voi hallita ryhmien asetuksia tai jäseniä. 

 

Ryhmätyyppi 

Kenelle 

Mihin 

Elinkaari 

Tilaus 

Basic 

Opiskelijoille,henkilöstölle ja tiimeille 

Perusryhmät on tarkoitettu määräaikaiseen työskentelyyn ja projekteihin. 

1 vuosi, mutta jatkettavissa 1 vuosi kerrallaan. 

 

Ryhmä luodaan automaattisesti 15 minuutin sisällä tilauksesta. 

Organization 

Korkeakouluyhteisön yksiköille ja tiimeille 

Korkeakouluyhteisössä toimivien pysyvien yksiköiden ja toiminteiden käyttöön. Esimerkiksi: AV-palvelut, Y-kampus ja OpiskelijakuntaTamko. 

Ei poisteta automaattisesti 

Harkinnanvaraisen organisaatio-ryhmän voi tilata, jos ryhmän tarve on perusteltu. Palvelun omistaja tarkistaa tilauksen ja hyväksyy tai hylkää tilauksen. 

Education 

Opettajille

Opetuksen tueksi opetusmateriaalin ja tehtävien jakamiseen sekä opiskelijoiden ja opettajien keskustelukanavaksi. 

Teams-tiimitilana käytetään perustiimitilasta poiketen Luokan-tiimitilaa.  

1 vuosi, mutta jatkettavissa 1 vuosi kerrallaan. 

Ryhmä luodaan tilauksesta.  


Ryhmän nimi ja sähköpostiosoite 

Ryhmien nimen eteen tulee aina automaattisesti TG- etuliite, jotta ryhmät ovat tunnistettavissa mm. osoitekirjassa. Nimi voi olla maksimissaan 60 merkkiä. Tuni Groupin nimessä ei saa luontihetkellä käyttää ääkkösiä tai erikoismerkkejä. Jos ryhmän nimessä on ääkkösiä tai erikoismerkkejä, ne poistetaan automaattisesti sekä ryhmän sähköpostiosoitteesta että url-osoitteesta. Ryhmän nimeä pääsee luonnin jälkeen muuttamaan, mutta sähköposti- ja url-osoitteen muutos tehdään it-helpdeskin kautta.

Ryhmälle luodaan sähköpostiosoite, jota voi käyttää korkeakouluyhteisön ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Sähköpostiosoite muodostuu TG- etuliitteestä, ryhmän nimestä ja @groups.tuni.fi -loppuosasta eli sähköpostiosoite on muotoa TG-xxxxxxx [at] groups.tuni.fi. Ryhmän omistajan tulee aktivoida sähköpostin vastaanottaminen ulkopuolelta ryhmän asetuksista Outlook Onlinessa (ks. tarkemmat ohjeet alla). Samasta paikasta omistaja voi määritellä, että kaikki ryhmäkeskustelut ja -tapahtumat lähetetään jäsenten Saapuneet-kansioihin.

Ryhmän roolit 

Ryhmässä on kolme eri käyttäjäroolia: omistaja (Owner), jäsen (Member) ja vieras (Guest). Ryhmien jäsenet voivat muokata ja poistaa ryhmässä luotua sisältöä, mutta jäsenet eivät voi muuttaa ryhmän asetuksia tai hyväksyä muita käyttäjiä ryhmään jäseniksi. Jos annat ryhmän omistajana toiselle henkilölle omistajan roolin, on hänellä täysin samanlaiset oikeudet ryhmään kuin sinullakin. Uusien jäsenten lisääminen ja omistajamuutokset on mahdollista ryhmän luonninkin jälkeen. 

Ryhmiin voi kutsua myös korkeakouluyhteisön ulkopuolisia henkilöitä, jos omistajat ovat sallineet ulkopuolisten lisäämisen ryhmään ryhmää tilattaessa. Ulkopuoliset henkilöt lisätään aina Guest-roolissa ryhmään. Guest-roolissa olevat henkilöillä on aina rajatummat pääsyt ryhmän sovelluksiin ja sisältöihin eikä heille voi antaa omistajan roolia. Ryhmään kutsuttavien ulkopuolisten henkilöiden tulee ottaa kaksivaiheinen tunnistus käyttöön. Voit lukea Guest-roolin rajoituksista ohjesivuilta.

Sekä omistajan että jäsenien oikeudet päivittyvät pienellä viiveellä ryhmän luontivaiheessa, joten kannattaa odottaa muutama tunti ja tilanne yleensä ratkeaa itsekseen. 

Ryhmän avoimuus 

Ryhmä voi olla joko yksityinen (Private) tai julkinen (Public). Kaikki yksityiset ja julkiset ryhmät ovat löydettävissä ja haettavissa käytössä olevien sovellusten kautta.

  • Yksityisen ryhmän materiaalia ja sisältöä pääsee lukemaan ja muokkaamaan ainoastaan ryhmään lisätyt tai ryhmään hyväksytyt henkilöt.
  • Yksityiseen ryhmään voivat hakeutua jäseniksi korkeakouluyhteisöön kuuluvat henkilöt ja ryhmän jäsenet voivat kutsua muita henkilöitä yksityiseen ryhmään, mutta ainoastaan ryhmän omistajat voi hyväksyä henkilöt ryhmään jäseniksi. 
  • Julkiseen ryhmään voi kuka tahansa korkeakouluyhteisössä liittyä jäseneksi ilman ryhmän omistajan hyväksyntää.

Ryhmien elinkaari

Basic-ryhmän elinkaari on yksi vuosi. Elinkaarta on kuitenkin helppo jatkaa klikkaamalla linkkiä ryhmän omistajille lähetetystä sähköpostiviestistä. Viesti lähetetään 3kk, 1kk ja 1vko ennen elinkaaren päättymistä osoitteesta noreply(at)sharepointonline.com. Kun saadusta elinkaariviestistä klikkaa linkkiä, niin elinkaari jatkuu taas vuodella eteenpäin.

TUNI Groups -itsepalveluportaali ja ryhmäkortit 

TUNI Groups (https://tuni.fi/groups/) itsepalveluportaalissa esitetään ryhmät, joissa olet jäsenenä tai omistajana. Pääset ryhmän portaaliin myös Microsoft 365 -portaalin vohvelivalikon kautta. Ryhmät esitetään kortteina, joissa on tietoa itse ryhmästä.  

TG TUNI Groups kuvake
TG TUNI Groups -ryhmän kortti

 

Ryhmät järjestetään etusivulla aakkosten mukaan. Ryhmiä voi lajitella avaamalla Filter-valikon, lisäämällä ryhmätyypin ja/tai ryhmän kohteen. Ryhmiä voi myös etsiä kirjoittamalla hakusanoja hakukenttään. Discover-sivulla voi etsiä ja liittyä julkisiin (Public) ryhmiin. 

Ryhmiä on mahdollista merkitä suosikeiksi klikkaamalla ryhmäkortissa olevaa sydänkuvaketta. Suosikeiksi merkityt ryhmät listataan etusivulla ensimmäiseksi mikä helpottaa tärkeimpiä ryhmien löytämistä. Klikkaamalla sydänkuvaketta uudestaan, otetaan ryhmä pois suosikeista. Jos ryhmäkortin yläreunassa on lukkokuvake, on ryhmä yksityinen (Private). 

Ryhmäkortissa oleva ryhmän kuva ja otsikko toimivat linkkinä ryhmän oletussovellukseen. Basic ja Education -ryhmille määritetään luonnin yhteydessä Teams-tiimitila oletussovellukseksi. Organization-ryhmän oletussovellus on ryhmää luotaessa SharePoint-tiedostokirjasto. Omistaja voi muuttaa oletussovellusta johonkin toiseen, jos ryhmä käyttää enemmän jotain muuta sovellusta mikä on määritetty ryhmälle oletuksena. 

Ryhmäkortin oikean yläreunan valikkopainikkeella (kolme pistettä) saa auki sovellusvalikon, jossa on linkitykset ryhmän muihin sovelluksiin. Ryhmän omistaja voi lisätä valikkoon tarvittaessa lisää sovelluksia. Omistaja voi muuttaa ryhmäkortin asetuksia ja oletussovellusta klikkaamalla ryhmäkortin sovellusvalikkoa ja valitsemalla Group info ja klikkaamalla Modify Group Info

TG TUNI Groups Group Info valikossa
Group Info valikossa

Omistaja voi lisätä sovelluksia ryhmäkortin sovellusvalikkoon valitsemalla halutut sovellukset. Omistaja voi myös linkittää ryhmäkortin sovelluksiin ulkopuolisia palveluita tai linkkejä ryhmälle tärkeisiin sisältöihin. Projektiryhmän omistaja voisi linkittää sovelluksiin esimerkiksi projektin tuntiseurantasivun tai projektin wikialueen. Opettaja voisi linkittää sovellusvalikkoon Moodle-kurssin. Oletussovelluksen voi muuttaa vaihtamalla valitsemalla haluttu sovellus Default app -valinnassa. 

Ryhmän sovellukset 

TUNI Groups -ryhmät saavat käyttöönsä useita sovelluksia, jotka soveltuvat eri tyyppiseen työskentelyyn, opetukseen ja oppimistapahtumiin. Ryhmät saavat käyttöönsä mm. SharePointin yhteisille tiedostoille, Teams-tiimitilan keskusteluille ja videotapaamisille, Plannerin tehtävien hallinnalle ja Streamin yhteisille videoille. Ryhmän sovellukset ovat monessa tapauksessa yhteydessä toisiinsa; esimerkiksi Teams-tiimitilan kanavien tiedostot tallentuvat SharePoint-ryhmäsivuston tiedostokirjastoon ja Teams-tiimitilan videotallenteet tallentuvat Stream-sovellukseen.  

Ryhmän sisäiset keskustelut ja videotapaamiset (Teams-tiimitila)  

Ryhmän jäsenet voivat luoda keskustelukanavia yhteisten aiheiden ympärille Teams-tiimitilassa. Kanavissa voi lähetellä viestejä ryhmän sisäisesti ja pitää videotapaamisia ryhmässä olevien henkilöiden kanssa. Kanavia voi oletuksena luoda ryhmän jäsenet ja omistajat valitsemalla ryhmän asetukset (1) ja valitsemalla Lisää kanava (2) (Add channel). Ryhmän omistajat voivat luoda yksityisiä kanavia (3), josssa vain ryhmän tietyt henkilöt voivat keskustella. Kanava voidaan laittaa automaattisesti kaikille ryhmän jäsenille suosikkeihin, jotta kanava tulisi näkyviin kanavalistaukseen(4). Ryhmän omistaja voi lisätä 10 kanavaa suosikkeihin muiden puolesta.

Teams-kanava

Jokainen voi piilottaa kanavia kanavalistauksessa klikkaamalla kanavan nimeä hiiren oikealla ja valitsemalla Piilota (Hide). Kanavan saa näkyviin valitsemalla Piilotetut kanavat (1) ja klikkaamalla piilotetun kanavan kohdalla Näytä (2) (Show).

Kanavan piilotus

Tiimitilassa voi työstää yhteisiä tiedostoja, jotka tallentuvat ryhmän SharePoint-tiedostokirjastoon. Teams-tiimitilaan voi liittää ryhmän muita sovelluksia omiksi välilehdiksi mm. Planner-tehtävät ja Stream-videot. 

Teams-tiimitilojen käyttöä varten kannattaa ladata ja asentaa tietokoneelle ja puhelimeen Microsoft Teams, jotta saat parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. 

  1. Tutustu Teams-sovellukseen 

  2. Lataa ja asenna Microsoft Teams tietokoneelle ja puhelimeen 

  3. Luo kanavia yhteisille aiheille 

  4. Aloita keskustelu kanavilla 

  5. Lisää ja luo tiedostoja tiimityötilaan 

  6. Lisää kanaville sisältövälilehtiä 

  7. Ajoita videotapaaminen Teams-ohjelmassa 

  8. Liity videotapaamiseen 

  9. Jaa sisältöä videotapaamisessa 

  10. Tallenna videotapaaminen 

  11. Toista ja jaa tallennettu videotapaaminen 

Ryhmän sähköposti ja kalenteri (Ryhmän Outlook)  

Ryhmät voivat viestiä ryhmän ulkopuolisille henkilöille käyttäen Outlook-sähköpostin selainnäkymää. Jokainen ryhmään kuuluva näkee ryhmälle saapuneet viestit ja voi myös tilata ne reitittymään henkilökohtaiseen TUNI-sähköpostiosoitteeseensa muuttamalla ryhmän SharePoint-näkymässä tähdestä asetukseksi Seurataan/Followed. Sähköpostin vastaanottaminen ulkoapäin vaatii omistajan tekemää asetuksen muutosta (ohje alla). 

Kaikki ryhmässä olevat henkilöt voivat lähettää sähköpostia ryhmän Outlook-sähköpostinäkymässä. Lähettäessä sähköpostia ryhmän sähköpostinäkymässä, lähettäjänä näkyy lähettäjän oma henkilökohtainen sähköpostiosoite. Organization-ryhmän nimissä voi kuitenkin lähettää sähköpostia (vaatii erillisen asetuksen ja nimetyt henkilöt). 

Ryhmän yhteisiin tapaamisiin on mahdollista hyödyntää yhteistä kalenteria, jolle voi määritellä tapaamisten kopioinnin henkilökohtaisiin kalentereihin. 

Sähköpostin kirjoittaminen 

  1. Avaa Outlook-sähköposti selaimessa 

  2. Kirjaudu tarvittaessa sisään käyttämällä TUNI-sähköpostiosoitetta ja salasanaa 

  3. Avaa Ryhmä-valikko ja valitse oikea ryhmä 

  4. Kirjoita ja lähetä sähköpostia Microsoftin ohjeiden mukaisesti 
     

Ryhmäsähköpostin vastaanottamisen aktivointi korkeakouluyhteisön ulkopuolisilta henkilöiltä sekä ryhmän käyttäminen sähköpostilistana

  1. Avaa Outlook-sähköposti selaimessa 
  2. Kirjaudu tarvittaessa sisään käyttämällä tuni-sähköpostiosoitetta ja salasanaa 
  3. Avaa Ryhmä-valikko ja valitse oikea ryhmä 
  4. Klikkaa oikeassa yläreunassa olevaa rataspainiketta 
  5. Klikkaa Edit group -painiketta 
  6. Sähköpostien vastaanottamisen aktivointi korkeakoulunyhteisön ulkopuolisilta: valinta Let people outside the organization email this group -valintakenttään 
  7. Ryhmän käyttäminen sähköpostilistana:
    Laita valinta Send all group conversations and events to members’ inboxes. They can stop following this group later if they want to. -valintakenttään 
  8. Lopuksi klikkaa lopuksi Save-painiketta 

Ryhmän tiedostot ja sisällöt (Ryhmän SharePoint-sivusto ja tiedostokirjasto) 

Ryhmän jäsenet voivat jakaa ja työstää yhteisiä tiedostoja ryhmäsivuston tiedostokirjastossa. Ryhmäsivustoon voi luoda myös listoja ja sivustossa voi jakaa ajankohtaista sisältöä käyttämällä sivuston uutisia. Ryhmän omistajat voivat laajentaa ryhmäsivustoa tarjolla olevilla sivuston sovelluksilla. 

  1. Tutustu SharePoint-sivuston käyttöön 

  2. Lataa ja jaa tiedostoja SharePoint-tiedostokirjastossa 

  3. Synkronoi tiedostot ja kansiot tietokoneelle 

Poistetut tiedostot menevät sivuston roskakoriin, josta ne ovat palautettavissa 90 päivän sisällä. Tiedostot voi palauttaa Microsoftin ohjeiden mukaisesti. 

Ryhmän tehtävien organisointi (Ryhmän Planner)  

Planner helpottaa ryhmän jäsenten tehtävien jakamista, seuraamista ja järjestelyä. Plannerissa voi määritellä ryhmän jäsenille tehtäviä ja lajitella niitä omiksi kokonaisuuksiksi. Tehtävät voidaan esittää usealla eri tavalla helpottamaan tehtävien toteutusta ja seuraamista. Tehtävien lisääminen ja muokkaaminen onnistuu joko selaimessa Planner-sovelluksella tai ryhmän Teams-tiimitilassa.

Video: Planner-sovelluksen käyttö Teamsissä

Tehtävien hallinta selaimessa Planner-sovelluksella

  1. Avaa Planner-sovellus
  2. Valitse ryhmän Planner
  3. Aloita tehtävien lisääminen
  4. Määritä tehtäviä jäsenille
  5. Järjestä tehtävät säiliöihin
  6. Seuraa tehtävien edistymistä

Ryhmän yhteiset videot (Ryhmän Stream)

Ryhmien jäsenet voivat jakaa ja katsoa videoita Stream-sovelluksessa. Teams-tiimitilassa tallennetut videotapaamiset tallennetaan myöhempää katselua varten ryhmän Stream-sovellukseen. 

Videoiden lataaminen Stream-sovellukseen ryhmälle

  1. Avaa Stream ja valitse haluttu ryhmä 
  2. Lataa ryhmään videoita 
  3. Luo ryhmään tarvittaessa kanavia, jos haluat ryhmitellä videoita yhteen 
  4. Määrittele videot omiin Stream-kanaviin

Stream-sovelluksen käyttö Teamsissä

Ryhmän asetukset omistajille 

Ryhmän omistajat voivat muuttaa ryhmään liittyviä asetuksia sovellusten asetussivuilla. 

Asetukset ryhmän Outlook-selainnäkymässä 

Ryhmän nimen, kuvan, avoimuuden ja kuvauksen muuttaminen

  1. Avaa Outlook-sähköposti selaimessa 

  2. Kirjaudu tarvittaessa sisään käyttämällä TUNI-sähköpostiosoitetta ja salasanaa 

  3. Avaa Ryhmä-valikko ja valitse oikea ryhmä 

  4. Klikkaa oikeassa yläreunassa olevaa rataspainiketta 

  5. Klikkaa Edit group -painiketta 

  6. Tee tarvittavat muutokset ja lisäykset ja klikkaa lopuksi Save-painiketta 
     

Ryhmän poistaminen ennen elinkaaren päättymistä

HUOM. Ryhmän sovellukset ja kaikki sovellusten sisällöt poistetaan. 

  1. Ryhmän poistaminen tapahtuu samassa valikossa kuin ryhmän nimen, avoimuuden ja kuvauksen muuttaminen 

  2. Klikkaa Delete Group –painiketta 

  3. Laita valinta I understand that all group content will be deleted -valintakenttään ja klikkaa Delete-painiketta 
     

Ryhmästä eroaminen  

Asetukset ryhmän Teams-tiimitilassa 

 

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi
helpdesk.tuni.fi

Julkaistu: 31.1.2019
Päivitetty: 31.5.2022